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Networking: Adresspflege


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Clevere simplify-Tipps für Ihre private Adressverwaltung

Die E-Mail-Adressen sind im Adressbuch der Mail-Software gespeichert, manche Telefonnummern im Telefon, manche im Handy, Visitenkarten stecken in einer Rollkartei. Daneben existieren noch ein klassisches Adressbüchlein und Computer-Dateien mit mehr oder minder aktuellen Adressen. Und in einer Schreibtischschublade lagern veraltete sowie aktuelle Mitgliederlisten. Sie erkennen Ihre private Adressverwaltung wieder? Wir sagen Ihnen, wie Sie sich ohne großen Aufwand eine bessere Übersicht verschaffen und Ihr Networking dadurch reibungsloser gestalten.

Konzentrieren Sie Ihre Daten

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Definieren Sie eines Ihrer vielen Instrumente als „Adresszentrum“, in das Sie alle Ihre woanders gesammelten Adressen und Telefonnummern übertragen. Ausnahme: Mitgliederlisten, bei denen im Normalfall nur ein kleiner Teil der Namen für Sie relevant ist. Sammeln Sie solche Listen in einem Schnellhefter, und bewahren Sie den in der Nähe Ihres Telefons auf.

M wie Mannschaft statt M wie Meier

Das klassische Adressbuch: Herr Anton unter A, Herr Meier unter M, Frau Zeisel unter Z. Klingt logisch, muss aber nicht so sein. Gerade wenn Sie einen sehr großen Bekanntenkreis haben, der sich aus unterschiedlichen Lebensbereichen speist, bietet sich eine thematische Ordnung an: Verzeichnen Sie beispielsweise ab sofort unter „M“ die Mannschaftsmitglieder Ihrer Fußballerriege, unter „P“ Ihre Parteifreunde und unter „H“ Ihre Hamburger Freunde aus grauen Vorzeiten. Die Vorteile: Sie finden leichter jemanden, dessen Name Ihnen gerade entfallen ist („Wie heißt bloß der Schatzmeister des anderen Ortsverbands?“). Und Sie vergessen nicht so schnell jemanden, wenn Sie mehrere Leute auf einmal kontaktieren müssen (z. B. weil die Vorstandssitzung ins Wasser fällt).

Sammeln oder wegwerfen?

Auch in puncto Adressen gibt es „Sammler“ und „Wegwerfer“: Während bei den einen das Adressbuch immer voller wird, entfernen die anderen regelmäßig die Einträge all derer, zu denen sie nicht mehr in Kontakt stehen. Mein (Ruth Drost-Hüttl) persönlicher Tipp: Machen Sie Ihr Adressbuch zum Spiegel Ihres Lebens, sprich: Streichen Sie die Daten derjenigen, zu denen Sie keinen Kontakt mehr haben (wollen), statt Unmengen an „Karteileichen“ zu behalten. Ich selbst habe 2 Adressdateien – „Wichtige Adressen“ und „Sonstige Adressen“ – und schiebe bei Bedarf Einträge von der einen in die andere.

Adressen am PC verwalten

Wenn Sie Ihre Adressen am Computer verwalten wollen, haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten. 1. Sie legen eine schlichte Excel- oder Word-Datei an. 2. Sie verwenden eine Adressbuch-Software wie die Freeware Addressido 2.1 (Download unter freewaregarden.de/). Vorteil gegenüber der einfachen Datei: Sie können Ihre Kontakte Kategorien zuweisen („privat“, „beruflich“, „Verein“ etc.) und danach ordnen. 3. Sie nutzen die Adressbuchfunktion der Mail-Software Ihres Internet-Anbieters (z. B. Web.de). Bei den meisten Anbietern lässt sich das Adressbuch so speichern, dass Sie es von jedem Computer aus abrufen können. 4. Sie verwenden die Adressverwaltung von Microsoft Outlook. Neuere Handys wie das iPhone unterstützen einen Datenabgleich mit Outlook, sodass Sie Ihre am Handy gespeicherten Adressen mit denen am PC synchronisieren können. Auf diese Weise können Sie auch mit Ihrem Partner die Daten abgleichen.

Listen, Listen, Listen!

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Wenn Sie Kinder haben und/oder ehrenamtlich tätig sind, haben Sie in der Regel Unmengen an Adresslisten. Und in regelmäßigen Abständen (z. B. zu Beginn eines neuen Schuljahrs) bzw. immer dann, wenn es eine Veränderung gegeben hat, bekommen Sie wieder neue. Das A und O: Überprüfen Sie bei jeder neuen Liste, ob sie datiert ist, und holen Sie das gegebenenfalls nach. So wissen Sie immer sicher, welches die neueste Version ist.

Alte Listen: Warum nicht gleich wegwerfen?

Enthält die alte Liste Angaben von Personen, die in der neuen nicht mehr verzeichnet sind, sollten Sie auch die alte aufheben. Wenn Sie dann beispielsweise in einigen Jahren aus beruflichen Gründen den Vater eines früheren Schulkameraden suchen, hilft Ihnen die alte Klassenliste in der Regel zuverlässiger weiter als Telefonbuch oder Internet. Sammeln Sie solche alten Networking-Listen getrennt von den neuen in einem Schnellhefter oder Computer-Ordner „Alte Listen“. Wenn sich allerdings lediglich Adressen oder Telefonnummern geändert haben, können Sie die alte Liste ruhig wegwerfen.

Wenn Sie selbst eine solche Adressliste verwalten, sollten Sie sie von vornherein mit einem Datum versehen. Günstig, wenn Sie die Liste in Dateiform per Mail weitergeben: Integrieren Sie das aktuelle Datum in den Dateinamen, z. B.: „2010_05_01_ Turnerinnen“. Sobald Sie das nächste Mal eine aktualisierte Datei verschicken, ändern Sie den Dateinamen entsprechend. Speichern die Empfänger das Attachment, bleibt die Vorgängerdatei automatisch erhalten – und dennoch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche die aktuelle ist.

Sammeln Sie wichtige Familien-Adressen

Nehmen Sie in Ihr Adresszentrum auch wichtige Telefonnummern Ihres Partners auf. Dazu gehören: die Nummer, unter der sich Ihr Partner am Arbeitsplatz krankmelden muss; die Nummern seiner wichtigsten Ärzte; die Nummer seines Bankbetreuers; Kontaktdaten für die Ärzte und engsten Freunde der Kinder – und auch Ihrer Eltern und Schwiegereltern. Erbitten Sie diese Nummern, und nutzen Sie die Gelegenheit, um mit Ihrem Partner, Ihren Eltern über „Was wäre, wenn ...?“ (Ihr Partner morgen einen Autounfall hätte, Ihre Mutter in der Nacht einen Herzinfarkt hätte etc.) zu sprechen.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl


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