Weitere Beziehungstipps

Veranstaltungsorganisation: Werden Sie ein perfekter Gastgeber


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Profi-Tipps für Veranstaltungen aller Art

Ein häufiger Vorgang in Firmen, Kirchengemeinden, Behörden und Einrichtungen: Sie laden einen Gast "von außen" ein. Lesen Sie hier, wie Sie bei der Veranstaltungsorganisation Peinlichkeiten vermeiden und den Tag zu einem Erfolg machen (der dabei verwendete Begriff "Gastredner" schließt selbstverständlich alle Frauen ein).

Wie Sie einen Gastredner einladen

Klären Sie alle Details telefonisch und persönlich ab: Wer steht hinter der Veranstaltung? Wer sind die Zuhörer? Was erwarten sie? Wie ist der zeitliche Ablauf? Was braucht der Gast für Materialien (Tageslichtprojektor, Beamer, PC, Papier, CD-Player)?

Sprechen Sie von sich aus die Frage des Honorars an. Muten Sie Ihrem Wunschreferenten dabei keine "Jammereien" zu ("Eigentlich haben wir gar kein Geld"). Wenn Ihr Etat klein ist, nennen Sie klipp und klar eine für Sie vertretbare Summe, und lassen Sie dabei etwas Luft nach oben.

Erklären Sie, welche Belege Sie hinterher für die Abrechnung brauchen (Fahrt- und Nebenkosten). Haben Sie dafür ein Formular, senden Sie es vorab zu.

Schicken Sie umgehend eine schriftliche Bestätigung dieser Absprachen an Ihren Gast, mit der vollständigen Adresse des Veranstalters, der exakten Angabe des Veranstaltungsortes und einer Telefonnummer (Handy), unter der Sie am Tag des Termins erreichbar sind. Ein netter persönlicher Gruß motiviert den Gast zusätzlich.

Wenn Sie Ihren Gast vom Flughafen oder Bahnhof abholen wollen, vereinbaren Sie einen genauen Treffpunkt, ein Erkennungszeichen und eine Telefonnummer, bei der der Gast anrufen kann, falls Sie sich verpassen.

Was Sie von Ihrem Gast wissen müssen

Bitten Sie ihn um die wichtigsten Informationen zu seiner Biografie und seinem aktuellen Arbeitsgebiet. Bei Autoren: Informieren Sie sich über den Buchhandel oder das Internet.

Wie soll der Raum bestuhlt oder vorbereitet werden?

Wenn es einen Büchertisch geben soll: Bitten Sie um eine Liste mit empfehlenswerten Titeln.

Wann genau kommt Ihr Gast? Wann muss er wieder weg? Schicken Sie für Autofahrer eine gut verständliche Lageskizze mit genauer Wegbeschreibung mit. Bahn- bzw. Busreisende brauchen außerdem ausgedruckte Fahrpläne mit Zugalternativen und den Buszeiten. Achten Sie auf die unterschiedlichen Zeiten an Werktagen und Wochenenden.

Fragen Sie nach besonderen Wünschen, falls auch Mahlzeiten zur Veranstaltung gehören (Vegetarier, Diabetiker).

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Was Sie am Tag der Veranstaltung tun sollten

So können Sie bei Vorträgen leichter die vereinbarte Dauer einhalten: Vereinbaren Sie mit dem Referenten, dass Sie ihm 10 Minuten und 2 Minuten vor Ende die Zeit angeben (Fingerzeichen). Oder stellen Sie eine Uhr oder einen Wecker auf, der vom Rednerpult aus sichtbar ist.

Muten Sie Ihrem Gastredner nie zu, dass er sich selbst vorstellen muss. In Ihren Händen liegt die Veranstaltungsorganisation und Sie sind Gastgeber. Dazu gehört, dass Sie Ihren Gast würdigen und ihm vor dem Publikum "Vorschusslorbeeren" zukommen lassen. Bauen Sie ein paar biografische Informationen über Ihren Gast ein, die den Teilnehmern wichtig sein dürften. Je deutlicher Sie Ihr Vertrauen in seine Kompetenz zeigen, desto mehr stärken Sie damit das Vertrauen und die positive Hinwendung der Teilnehmer.

Vermeiden Sie Negativbotschaften, die den Referenten unter Druck setzen: "Schade, dass heute viel weniger Leute da sind als sonst" – "Die letzte Referentin war fantastisch und hat gleich alle mitgerissen" – "Eigentlich wollten wir ja lieber eine Frau für dieses Thema" usw.

Sagen Sie in Ihrer kurzen Begrüßung, wie sehr Sie sich über den Gast und die Teilnehmer freuen. Unterstreichen Sie die Wichtigkeit des Themas, und drücken Sie Ihre Neugierde auf den Vortrag, das Seminar oder die Ansprache aus.

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Achten Sie darauf, dass aus Ihrer Begrüßung nicht selbst ein Vortrag oder eine Predigt wird. Fassen Sie sich kurz. Anhaltspunkt: Sie wärmen den Gastredner und die Zuhörer so lange auf, bis diese lächeln oder einmal gelacht haben. Dann geben Sie das Wort weiter.

Nach dem Vortrag oder dem Ende eines Seminars: Stehen Sie auf, und gehen Sie auf den Referenten zu. Danken Sie ihm im Namen der Teilnehmer für das, was er weitergegeben hat.

Begleiten Sie Ihren Referenten zum Auto, Taxi oder Bahnhof. Falls das jemand anderer übernimmt, verabschieden Sie sich vorher persönlich.

Überweisen Sie das vereinbarte Honorar innerhalb der nächsten 2 Wochen.

 

Checkliste für die Veranstaltungsorganisation

Teilen Sie Ihrem Gast beim 1. Kontakt mit:

  •     Termin, Ort
  •     Veranstalter
  •     Zuhörerzahl
  •     Zuhörererwartung
  •     Ablauf
  •     Honorar
  •     Abrechnungsmodus

Erfragen Sie dabei von Ihrem Gast:

  •     benötigte Hilfsmittel
  •     evtl. Bücherliste für Büchertisch
  •     Ankunfts- und Abfahrtszeit
  •     seine größten Erfolge
  •     evtl. Essenswünsche

Übermitteln Sie Ihrem Gast schriftlich:

  •    Anfahrtsskizze
  •     evtl. Bahnverbindungen
  •     evtl. Treffpunkt
  •     Adresse des Veranstalters
  •     Telefonnummer am Veranstaltungstag
  •     freundlichen Gruß und Dank

Musterrede für die Begrüßung eines Gastredners

Herzlich willkommen zu unserer Veranstaltung mit dem Titel _______________________.

Ich freue mich, dass wir Frau/Herrn ________ dafür gewinnen konnten. Sie/Er ist berühmt für _______________________. (hat das Buch ____________ geschrieben, ist bei ____________ aufgetreten ...).

Ganz besonders gespannt bin ich auf das Thema __________ _____________. Und deswegen gebe ich Ihnen, Frau/Herr ____________, jetzt ohne lange weitere Vorrede von mir das Wort.

Schön, dass Sie bei uns sind! (Schauen Sie bei größeren Gruppen aufmunternd ins Publikum, und es wird klatschen).

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Danke! Tipps unserer Leserinnen

Fußboden-Punkte

Bei uns im Gemeindezentrum müssen für die unterschiedlichsten Veranstaltungen oft Tische und Bestuhlung umgestellt werden. Damit hinterher unsere "Standardmöblierung" schnell wieder hergestellt ist, haben wir dezente Punkte auf den Boden geklebt, die den richtigen Standort der Tische markieren. Das spart eine Menge Zeit und macht es auch Gastveranstaltern leicht, den Raum für die nächste Gruppe wieder herzurichten.

Pfarrerin Carmen Rossol, Evang.-Freikirchl. Gemeinde Gummersbach-Windhagen

So kommen gute Gastredner gerne wieder

War die Veranstaltung ein Erfolg und wünschen Sie sich eine weitere Zusammenarbeit mit dem Referenten, dann drücken Sie innerhalb der nächsten Woche per Fax oder Brief noch einmal Ihre Begeisterung und Ihren Dank aus. Am besten mit ein paar konkreten Rückmeldungen aus dem Teilnehmerkreis, die Sie aus Bewertungsbögen erfassen konnten. Erfahrungsgemäß bekommt man dann auch bei vielgefragten Referenten leichter eine Zusage für eine neue Veranstaltung.

Lisa Buck, Katholisches Bildungswerk Alb-Donau-Kreis und Stadt Ulm e.V.

Toiletten-Trick

Unsere Seminare besuchen überwiegend Frauen. Damit in den Pausen die Warterei vor den Damentoiletten nicht zu lange dauert, öffnen wir auch die Herrentoilette für Frauen: Die Türbeschilderung wird überklebt und vor die beiden Pissoirs stellen wir einen Paravent. Ein dezentes Schild bittet die Männer freundlichst darum, die Toilette nur im Sitzen zu benutzen. Damit haben wir nur beste Erfahrungen gemacht.

Susanne Altmüller, München


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