Kommunikation

E-Mail-Kommunikation


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Große und kleine Kniffe, um die elektronische Postflut zu meistern

Innerhalb weniger Jahre hat sich die Korrespondenz total verändert, in den Firmen ebenso wie in den meisten Privathaushalten: Elektronik statt Papier, sofort statt morgen. Manches ist einfacher, vieles aber auch nerviger geworden. Auf der Liste der Gute-Laune- Killer am Arbeitsplatz steht E-Mail inzwischen sehr weit oben. Hier einige Tipps zur Stimmungsverbesserung und für eine effiziente E-Mail-Kommunikation.

Werbe-Mails abstellen

Als Erstes müssen Sie unerwünschte Werbung, so genannten Spam, zuverlässig loswerden. Vielleicht bietet Ihr Internet-Service bereits einen so genannten Spam-Filter an. Auch in die neueste Version von Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) ist einer integriert. Damit werden alle Massen-E-Mails vorab aussortiert, die bestimmte typische Stichwörter enthalten („cheap viagra“, „sexually- explicit“). Allerdings lassen sich die Versender ständig neue Tricks einfallen, um solche Filter zu umgehen.

Zuverlässiger ist die Listen-Methode: Spam-Absender werden zentral erfasst. Das größte und zuverlässigste Programm dieser Art mit den besten Testnoten ist SpamNet, leider derzeit nur in Englisch erhältlich. Es kostet pro Jahr knapp 20 $. Eine Basis-Version ist kostenlos (Download bei www.spamnet.com). Jede eingehende Mail wird mit einer zentralen „schwarzen Liste“ verglichen. Rutscht doch noch etwas durch, markieren Sie es und klicken auf den Knopf „Block“, den SpamNet in Ihrem Outlook eingerichtet hat. Damit wird auch diese Mail in den Spam-Ordner verschoben und der Absender zur Aufnahme in die zentrale schwarze Liste vorgemerkt. Mit einem Klick auf „Unblock“ können Sie bestimmte Werbe-Mails für sich freischalten.

Lassen Sie Roboter arbeiten

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Outlook und Outlook Express können eingehende Mails automatisch in passende Ordner sortieren, weiterleiten, löschen oder sogar mit einem von Ihnen bestimmten Text beantworten. Ein Service, den Sie unbedingt einrichten sollten: Unter Extras / Nachrichtenregeln/ E-Mail finden Sie einen gut verständlichen Assistenten, der Ihnen beim Komponieren der Regeln hilft. Beispiel: Sie klicken Enthält den Absender „Absender“ in der „von-Zeile“. Dieser Satz erscheint im untersten Fenster, das Wort „Absender“ in Blau. Das klicken Sie an und geben einen klar erkennbaren Bestandteil des Absenders ein, z. B. „ebay“. Danach klicken Sie im 2. Fenster die gewünschte Aktion an: In den Ordner „...“ kopieren. Danach wieder im untersten Fenster das „...“ klicken und den Ordnernamen eingeben. Falls er noch nicht existiert, können Sie einen neuen einrichten.

Erziehen Sie Ihre Absender

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Solche Automatismen lassen sich in der E-Mail-Kommunikation besonders elegant nutzen, wenn Sie Ihre Mail-Schreiber bitten, die Betreffzeile ihrer Elektropost mit Codewörtern zu versehen. Bitten Sie Ihre Freunde und Verwandte, bei allen Mails an Sie das Wort „privat“ in die Betreffzeile zu schreiben. Eine entsprechende Nachrichtenregel legt diese Mails dann in einen Privat-Ordner. Setzen alle Mitarbeiter am „Projekt Solarenergie“ diesen Begriff in die Betreffzeile, sammeln sich die wichtigen Mails dazu in Ihrem Projektordner.

Begrenzen Sie Ihre Impulsivität

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Wenn Sie jede eingehende Mail sofort lesen und beantworten, wird Ihr Tagesablauf zerhackt und fremdbestimmt. Machen Sie es wie früher mit der Briefpost: Richten Sie sich einen Termin am Vormittag und einen am Nachmittag ein, an dem Sie in Ihren E-Mail-Briefkasten gucken. Gewöhnen Sie Ihren Adressaten ab, Antworten innerhalb einer halben Stunde zu erwarten. Stellen Sie daher unbedingt die „Post ist da“- Melodie ab. Entfernen Sie dazu den Haken im Menüfeld Extras / Optionen / Allgemein / Sound beim Nachrichteneingang abspielen. (Achtung: Danach nicht gleich OK, sondern zuerst Übernehmen klicken, dann bleibt diese Einstellung für immer erhalten.)

E-Mails um 11 und 2

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Beginnen Sie Ihren Arbeitstag möglichst nicht mit der E-Mail, sondern mit einer aufgeschobenen, meist unangenehmen größeren Aufgabe. Wenn Sie die geschafft und damit agiert haben, sind Sie viel zufriedener als nach dem typischen Re-Agieren auf eine Menge Mails. Erledigen Sie Ihre E-Post am besten zu Tageszeiten, an denen Ihre Leistungskurve flach verläuft.

Autor: Tiki Küstenmacher


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