22.03.2012

Zeitmanagement - Woche 4: Das war's schon mit den fünf Minuten!?


Erinnert ihr euch noch an meine Ankündigung aus der vergangenen Woche? „Chefredakteurin Susanne Roth empfiehlt mir im Einfach organisiert!-Magazin, eine 5-Minuten-Tagesplanung zu machen. Ich soll meinen Tag am Vorabend planen. Ich soll ihn schriftlich planen und ich soll in Zeitblöcken planen, mit Pufferzeiten. Das will ich nun für eine Woche tun.“ Ganz konkret habe ich einen Tag geplant. Am zweiten habe ich es vergessen. Dann kam das Wochenende. So viel zu meinem Vorhaben ...

Schon gleich am ersten Tag machte ich die ersten Fehler: Statt am Vorabend für den nächsten Tag zu planen (damit mein Unterbewusstsein über Nacht damit arbeiten kann), habe ich kurz vor Mittag meine Planung gemacht. Auch habe ich keine Pufferzeiten für kommunikative Aufgaben vorgesehen. Stattdessen habe ich die Zeit für eine bestimmte Aufgabe großzügiger bemessen.

Und so erging es mir dann am nächsten Tag mit meiner 5-Minuten-Planung:

  • Aufgabe 1 habe ich in der Hälfte der Zeit erledigt.

  • Dann kommt ein Anruf von einer Bekannten. Von ihr habe ich lange nichts gehört und es ist mir wichtig, mit ihr zu telefonieren. Nach 45 Minuten bitte ich sie, das Telefonat zu beenden, weil ich noch arbeiten muss. Nun fehlen mir für die Aufgabe 2 schon 15 Minuten.

  • Während des Telefonats kommt wieder ein Eilauftrag rein. Ich schaue auf meine Terminplanung und bitte meine Auftraggeberin, sich noch bis um 12 Uhr zu gedulden. Die Aufgabe, die ich für 12 Uhr eingeplant habe, besitzt die geringste Priorität, weshalb ich sie auf den nächsten Tag schubse.

  • Am Ende meines Arbeitstages habe ich alle Aufgaben erledigt und bin zufrieden.

  • Ich mache mir meine Notizen für diesen Blog-Eintrag und vergesse darüber total, dass ich für den nächsten Tag noch planen muss ...

Und das war dann auch das Ende für meine 5-Minuten-Planung. Obwohl ich sie eigentlich ganz gut fand. Doch der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Mir fehlt noch die Disziplin, mich am Abend (!) fünf Minuten für meine Planung hinzusetzen. Wie schrieb Tiki Küstenmacher einmal? 21 Tage braucht es, um neue Gewohnheiten zu verinnerlichen. Ich kann ja ab heute wieder anfangen.

Denn das waren meine positiven Erfahrungen damit: Ich wusste, was ich vorhatte am nächsten Tag. Das half, mich zu disziplinieren. Das Telefonat mit der Bekannten hätte ich sicher noch eine halbe Stunde führen können. Doch nein, ich habe bewusst ein bestimmtes Limit einhalten wollen. Ebenfalls half mir die Planung, an einer Aufgabe dranzubleiben, anstatt von einer zur anderen zu hüpfen und wieder zurück. Ich konnte mir sicher sein, dass mir nichts durch die Lappen geht. Das war sehr angenehm!


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Hier bloggt simplify-Redakteurin Dunja Herrmann über ihren Alltag, der oft alles andere als einfach ist. Und sie fragt sich und Ihre Leser stets: Geht’s einfacher? Mal findet sie eine Antwort, ein anderes Mal nicht. Der Blog „Ganz einfach Dunja“ kommt mit einem Augenzwinkern daher, nimmt die Leser mit auf Dunjas Weg zur Einfachheit. Übrigens: Hin und wieder genießt die Autorin die Komplexität: „Sie fordert mich einfach“...

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