29.03.2012

Zeitmanagement - Woche 5: Die rot-blaue Woche


Was habe ich in der vergangenen Woche für mein Zeitmanagement getan? Nichts. Sicher, ich habe viel über die 5-Minuten-Tagesplanung geredet und geschrieben. Ich wollte sie ja nach dem letzten Donnerstag selbst wieder einführen. Das habe ich bis heute nicht getan. Ich habe sie nur weiterempfohlen.

Dabei bin ich Verfechterin der Theorie, dass ich erst dann etwas weitergeben sollte, wenn ich mir damit selbst helfen konnte. Andererseits muss das, was mir hilft, nicht zwangsläufig auch für andere gut sein – und umgekehrt. Doch die 5-Minuten-Tagesplanung tat mir gut! Ich müsste sie nur täglich anwenden lernen! Für heute habe ich es annähernd versucht. Immerhin.

Vor meinem geistigen Auge schwebt das Idealbild: Es gibt feste Tagesblöcke für Tipi-Sitzungen und feste Tage für andere Aufgaben. Die Tage sind in sich dank der „5 Minuten“ mit ausreichend Pufferzeit strukturiert. Sieht doch wunderbar aus, im Kopf ...

Jetzt warte ich nur noch darauf, dass der Startschuss kommt und ich loslegen und mein Bild im Kopf auch anwenden kann. Doch wie ich mich kenne, kommt der Start nicht per Schuss, sondern fließend. Was bedeutet: Ich arbeite erst einmal sechs Monate planlos vor mich hin, bis ich merke, dass es so nicht funktioniert. Mein Chef sagte einmal zu mir: „Dunja, ich glaube dir ja, dass du alles im Kopf hast. Da nützt es dir aber nichts. Schreib es auf!“

Das tue ich jetzt einfach mal. Ich nehme mir einen DIN A4-Block zur Hand, teile eine Seite in Tage ein, inklusive Samstag und Sonntag. Dann verteile ich zuerst meine Wunsch-Blöcke für Tipi-Sitzungen. Als Farbe wähle ich rot, wie das Tipi-Logo. Ich versuche die Blöcke so anzuordnen, dass für jeden ein potenzieller Termin dabei ist: vormittags, nachmittags, abends, zur Not auch am Wochenende. Das stimmt mich schon mal zufrieden. Die restlichen mir zur Verfügung stehenden Arbeitszeiten teile ich in blaue Blöcke ein. Was ich nun auf meinem Block sehe, entspricht ungefähr dem Bild, das ich vorher im Kopf hatte. Prima!

Ich frage mich nun,

  • welche Aufgaben ich wöchentlich zu erledigen habe,
  • wann ich das für gewöhnlich tue und
  • was mir sonst noch so dazwischen kommt.

Mithilfe dünner Post-it-Streifen verteile ich meine fixen Aufgaben auf die blauen Blöcke. Und siehe da: Mehr als sechs Streifen klebe ich nicht! Alle anderen Tätigkeiten, wie Blog schreiben oder Newsletter erstellen, sind fortlaufend und nicht an feste Zeiten gebunden. Für nicht vorhersehbare, kurzfristige Aufgaben gilt dasselbe. Beides werde ich also in den blau oder rot eingerahmten Zeitblöcken erledigen, sofern dort nichts anderes anliegt.

Ich merke, dass meine 5-Minuten-Planung z. B. mittwochs gar nicht notwendig ist, weil jeder Mittwoch in etwa gleich abläuft. Das Visualisieren meiner Zeiten hilft mir. Ich werde die rot/blau-Struktur gleich in meinen Zeitplaner für die nächsten 4 Wochen übertragen. So weiß ich bei Terminanfragen auf einen Blick Bescheid, wann sie in meinen Rahmen passen.

Gesagt, getan. Leider sieht die rot/blau-Struktur in meinem Zeitplaner nicht annähernd so charmant aus wie auf meinem DIN A4-Blatt. Sie verwirrt mich eher. Die Osterfeiertage verkomplizieren das Ganze ebenfalls. Nachdem ich nun zwei verschiedene Maltechniken ausprobiert habe, schlage ich mein Zeitplanbuch zu. Das schreit nach einer anderen Lösung. Doch für heute ist’s genug. 


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