Ablagesystem

Ablagesystem: Die 5-Kisten-Methode


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Eine liebenswert einfache simplify-Methode aus Schweden

Hängeregistratur, Wiedervorlage, Ablage - viele Menschen überkommt bei diesen Fachbegriffen der Schreibtischorganisation ein mulmiges Gefühl. „Das ist mir immer noch zu kompliziert!" - so seufzen vor allem die, die ihren beruflichen Schwerpunkt im Umgang mit Menschen sehen und nicht im Umgang mit Papier.

Von einem schwedischen Pfarrer soll die hier beschriebene extra einfache Methode stammen, mit der sich (so die übereinstimmende Aussage aller, die sie bisher nachgemacht haben) auch Verwaltungsmuffel anfreunden können. Das Schöne an diesem Ablagesystem: Es funktioniert auch in absolut chaotischem Ambiente.

5 große Kisten

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... sind alles, was Sie an „Hardware" benötigen. Die Kisten sollten einen 30 cm hohen Papierstapel bequem aufnehmen können. Wählen Sie sie aber nicht zu riesig, sonst können Sie nicht mehr hineingreifen. Nicht mitgezählt ist dabei der Korb fürs Altpapier _ der kann gar nicht groß genug sein. Die 5 Kisten werden wie folgt bezeichnet:

1. Eingang (in)

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Hier (und nur hier!) kommt alles an Papier hinein, was den Weg zu Ihnen findet: die neue Post, Zeitschriften, Papiere von Kollegen, Familienmitgliedern usw. Mit dieser Kiste ist sichergestellt, dass nichts verloren geht. Das ist in unordentlichen Umgebungen besonders wichtig.

2. Zu erledigen (do)

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Für alles, was einen weiteren Arbeitsschritt erfordert: einen Anruf, etwas ausfüllen, etwas verfassen.

3. Zu lesen (read)

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Für Schriftstücke, Zeitungen, Werbung usw., die Sie sich „bei Gelegenheit" noch etwas näher ansehen wollen, ohne dass dazu aber ein weiterer Arbeitsschritt zu tun wäre.

4. Abzulegen (file)

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Alles was in einem Ordner abgeheftet, in einem Stehsammler aufgehoben oder in einem mehr oder weniger geordneten „Archiv" endgelagert werden soll.

5. Ausgang (out)

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Klar: Was wirklich erledigt ist, landet hier, damit es per Post oder Fax versandt oder an jemanden weitergegeben werden kann.

So arbeiten Sie mit den 5 Kisten

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Sie beginnen mit dem Ausräumen der Eingangskiste, und wie immer gilt: so viel wegwerfen wie möglich. Umschläge, für Sie uninteressante Werbung etc. _ alles in den schön großen Altpapierbehälter. Die einzelnen Arbeitsschritte ergeben sich von selbst: Was zu erledigen ist, kommt in Kiste 2. Was Sie sich später noch genauer ansehen möchten, in Kiste 3. Was bereits abgeheftet werden kann, in Kiste 4. Wenn Sie bereits im 1. Arbeitsgang etwas für die Kiste 5 fertig machen können, ist das ein besonderer Pluspunkt.

Ihr Fieberthermometer: Kiste 2

An der Füllhöhe der Zu-erledigen-Kiste können Sie Ihren Arbeitsfortschritt ablesen. Lassen Sie es nie soweit kommen, dass diese Kiste überläuft. Wenn das der Fall ist oder Sie womöglich weitere To-do-Kisten eröffnen, zeigt das klar und deutlich an: Sie sind überarbeitet. Die Kiste Nr. 2 ist Ihr persönliches Fieberthermometer. Mehr als eine etwa handbreit hoch gefüllte To-do-Kiste ist nicht zu schaffen. Dann müssen Sie in Ihrem Beruf oder Ihrem Arbeitsablauf etwas grundlegend ändern!

Der schnelle Griff in Nummer 3

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Wenn Sie eine längere Bahnfahrt, eine langweilige Sitzung oder eine kleine Ruhepause vor sich haben, greifen Sie in die Zu-lesen-Kiste und versorgen Sie sich mit Lesestoff. Legen Sie dorthin möglichst niemals etwas wieder zurück, sondern lesen Sie „mit dem Messer" (schneiden Sie aus und legen Sie in die Ablage-Kiste, was sich aufzuheben lohnt) und werfen Sie vor allem viel weg. Fragen Sie sich nicht: „Könnte ich es eventuell irgendwann noch einmal benötigen?", sondern: „Wenn ich es wegwerfe, komme ich dann später eventuell auf andere Weise wieder dran (Internet, Kollegen usw.)?"

Müde Zeiten, Kiste-4-Zeiten

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Widmen Sie sich dem Inhalt der Ablage-Kiste in Ihren persönlichen Leistungstiefs, etwa nach dem Mittagessen oder vor dem Ende Ihres Arbeitstages. Vergeuden Sie die Momente, in denen Sie voll leistungsfähig sind, nicht mit Lochen und Ordneröffnen.

Autor: Tiki Küstenmacher


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