Ablagesystem

Ablagesystem: Entstapeln am Arbeitsplatz


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Das goldene Simplify-Prinzip für Ihren Arbeitsplatz

Der Mensch kann ungeheure Schwierigkeiten meistern, er kann enorme Kräfte entwickeln und hat Techniken ersonnen, um auch große Feinde zu besiegen. Aber: immer nur einen nach dem anderen. Wer nicht weiß, wo er zuerst hinschlagen soll, wird mutlos.

Der größte Streßfaktor für unsere Seele ist die Mehrfachbelastung. Der Körper zieht dann oft selber die Not bremse und reagiert mit einer anfallsartigen Krankheit (z.B. einem Infarkt, Asthma oder Hexenschuß).

Solche außergewöhnlichen körperlichen Belastungen führen - und das ist ihr Sinn - zu einer extremen Vereinfachung. Alles andere wird unwichtig. Beim Infarkt zählt nur noch das nackte Überleben, bei Asthma nur noch die Luft zum Atmen, bei krampfartigen Rückenproblemen nur noch die Hoffnung auf das Ende der Schmerzen. Unser Körper ist klüger: Er will, dass wir vereinfachen.

Einfach statt mehrfach!

Wie können Sie diese Erkenntnis nutzen, bevor es zu solchen Alarmreaktionen kommt? Was können Sie dazu beitragen, daß Ihr Leben einfacher wird? Das Grundprinzip lautet: Einfach statt mehrfach. Vermeiden Sie alles, was "mehrfach" ist.

Ein typisches Zeichen falscher Mehrfachbelastung im Beruf ist ein Papierstapel der Sorte "to do": Jedes Schriftstück steht für eine Aufgabe, die noch erledigt werden muß. So ein Haufen von Papieren schafft Depression. Er drückt Sie nieder. Denn er ist undurchsichtig. Sie wissen nicht mehr genau, was er alles enthält. Damit ist der Stapel stärker als Sie. Er sagt wortlos: "Mich schaffst du nicht!"

Teufelszeug Stapel

Das gilt nicht nur für to-do-Stapel, sondern für alle derartigen Gebilde. Ein Stoß ungelesener Zeitschriften (die Sie später einmal durcharbeiten wollen), ein Haufen mit interessanten Zeitschriftenartikeln (die Sie irgendwann übersichtlich sortieren möchten), ein Stapel mit Urlaubsfotos (die eines Tages säuberlich eingeklebt werden sollen), ein Stapel mit ungebügelter Wäsche... Es gibt eine gräßliche Menge möglicher Stapel in Ihrer Umgebung.

Die klassische Methode gegen Stapel ist, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. "Jedes Stück Papier nur einmal in die Hand nehmen und gleich erledigen" ist ein tolles Prinzip, das im wirklichen Leben aber wohl nur für sehr hohe Chefs durchführbar ist, bei denen ein Team hervorragender Mitarbeiter nur darauf wartet, etwas delegiert zu bekommen. Im wirklichen Leben werden Sie immer wieder eingehende Schriftstücke zwischenlagern müssen: Unweigerlich entstehen Stapel. Doch mit dem richtigen Ablagesystem verlieren sie bald an Schrecken.

Der Trick mit dem Dreh

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Bauen Sie solche Stapel ab, indem Sie sie praktisch um 90 Grad drehen und die einzelnen Arbeitsgebiete in eine Hängeregistratur (mit nach oben offenen Mappen) einsortieren. Aus dem undurchsichtigen Stapel wird so ein transparentes Gebilde. Nun hat jede Aufgabe „ein Fach"! Beim Umräumen eines Stapels in die Hängemappen vollbringen Sie einen wichtigen Schritt: Sie ordnen, fassen Gleichartiges zusammen und können sogar eine Hierarchie erstellen. Die Mappen mit den wichtigsten Aufgaben kommen ganz nach vorne.

Eine Hängeregistratur ist eigentlich nur ein waagerecht aufgehängter Stapel. Aber Sie werden staunen, was dieser Dreh zum professionellen Ablagesystem bewirkt!

Die Stimmung steigt

Was ist damit gewonnen? Ihre Aufgaben müssen Sie natürlich nach wie vor abarbeiten. Aber neu eintreffende Papiere können an der richtigen Stelle einsortiert werden, Sie gewinnen Übersicht, und nach einiger Zeit werden Sie feststellen, daß Sie jetzt das dumpfe Stapel-Gefühl nicht mehr empfinden. Versprochen!

Knotenpunkt statt Sorgenstoß

Ihre Hängeregistratur wird so zum zentralen Werkzeug an Ihrem Arbeitsplatz, zur Kommandozentrale, in der alle Fäden zusammenlaufen. Sie ist aber nur eine Zwischenablage. Wenn eine normale 70 cm tiefe Hängeregistratur nicht mehr ausreicht, sollten Sie prüfen, ob Ihr wichtigstes Werkzeug nicht inzwischen zum Friedhof geworden ist.

Mit ein paar Tipps und etwas Gewöhnung können Sie Ihre Kommandozentrale aber zu einem treuen und motivierenden Mitarbeiter machen.

9 bewährte Entstapelungs-Regeln

1. Wenn etwas erledigt ist, fliegt es raus! Dazu ist der Platz hier zu wertvoll. Entweder in einen Aktenordner oder (immer am besten) in den Papierkorb.

2. Dinge, die nicht in eine Hängemappe passen, sollten Sie anderweitig ablegen. Bei mir landen dicke Manuskripte in einem Stehsammler mit dem jeweiligen Verlagsnamen. In der Hängemappe dieses Verlages aber steckt – als Erinnerung – der Begleitbrief zu dem Manuskript.

3. Damit Sie sich an die to-do-Aufgabe erinnern, wird sie im Zeitplaner eingetragen, und zwar an einem realistischen Termin.

4. Beschriften Sie die Hängemappen mit aussagekräftigen Namen ("Messestand", "Forschungsabteilung", "Dienstreisen") Vermeiden Sie Aufschriften á la "Dringend!" oder "zu erledigen". Mappen mit solch allgemeinen, nicht motivierenden Bezeichnungen werden in der Regel als erste zu frustrierenden Grabstätten, in denen wichtige Unterlagen verlorengehen.

5. Scheuen Sie sich nicht, die Namen der Mappen häufig zu wechseln. Ihre Hängeregistratur soll ein lebendiges Wesen bleiben. Ein TV-Journalist hat für jeden Filmbericht eine Mappe. Ist der Bericht gesendet, wird Regel 1 angewendet und die Mappe bekommt den Namen einen neuen Filmprojekts.

6. Gut ist es, wenn die vorderste Mappe vorbereitete Briefbogen für Schnellantworten enthält. So können Sie in einem Aufwasch Dinge schnell beantworten.

7. Checken Sie, welche Art von Schriftstücken chronisch auf Ihrem Schreibtisch liegenbleibt, weil sie in keine Kategorie paßt. Und eröffnen Sie entsprechende Mappen. Bei mir ist dadurch die Abteilung "Kinder" entstanden (Einladungen zum Elternsprechtag, Klassenlisten...).

8. "Fundsachen" (Zeitungsausschnitte, Broschüren) kommen in die jeweilige thematische Mappe. Gibt es keine, eröffnen Sie eine (z.B. "persönliche Gesundheitstips").

9. Durchforsten Sie Ihre Hängeregistratur, wenn sie zu voll aussieht. In jeder Mappe gibt es Dinge, die sich längst erledigt haben. Nach 10 Minuten Wegschmeißen ist Ihr Ablagesystem wieder schlank!

Simplify-Checkliste

  • Hängeregistratur mit mindestens 40 Taschen anschaffen (bzw. eine vorhandene ausräumen).
  • To-do-Stapel in einzelne sinnvolle Häufchen aufteilen.
  • Hängetaschen entsprechend beschriften und Häufchen in die Taschen verteilen.
  • Sich freuen, daß der alte Stapel besiegt ist!

Autor: Tiki Küstenmacher


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