Ablagesystem

Ablagesystem: So schaffen Sie dauerhaft Ordnung


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Wie Ihr Schreibtisch dauerhauft aufgeräumt bleibt

Er ist das absolute Gegenteil von simplify: der Stapel. Wo immer er entsteht, sinken Motivation, Lebensfreude und Effizienz. Wo ein Stapel ist, wachsen bald neue. Das Motto kann deshalb nur immer wieder lauten: entstapeln! Hier ein paar bewährte Profi-Tipps über fürs frühzeitige Bazillen-Killen.

Schaffen Sie sich ein Ablagesystem mit schnellerreichbaren Fächern

Ein Stapel entsteht durch viele kleine Ich-weiß-nicht-wohin-damit-Momente. Jedes Stück Papier, das Sie in die Hand nehmen und nicht sofort endgültig ablegen oder anderweitig erledigen, ist mit dem Stapelbazillus verwanzt! Auch der kleinste Stapel auf Ihrem Tisch ist ein Hinweis auf fehlende Ablagemöglichkeiten. Die entscheidende Alternative zum Einfach-mal-hierhin-legen ist die gute alte Hängeregistratur. Ohne diesen Einrichtungsgegenstand sind Sie dem Stapelbazillus schutzlos ausgeliefert.Wenn Sie noch keine haben, besorgen Sie sich eine. Verschiedene Ablagesysteme finden Sie auf  www.viking.de. Wahre Schmuckstücke für Ihr Büro gibt es bei Zwingo oder Smead. 

Der kleine Bruder der Hängeregistratur

Wenn Sie nur ein sehr kleines Heimbüro haben, reicht vielleicht eine Fächermappe oder ein Pultordner als Ablagesystem. Diese bieten zwischen 13 und 31 Fächern für je bis zu 50 Blatt Papier und sind ab knapp 10 € zu haben.

Mappen entmüllen

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Wenn Sie bereits eine Hängeregistratur haben, diese aber ihren Zweck nicht so recht erfüllt, ist sie vermutlich zum Papierfriedhof verkommen und verstopft. Misten Sie alle Mappen aus – Sie werden staunen, wie viel sich bereits von selbst erledigt hat! Was aufgehoben werden muss, landet in richtigen Ordnern. Ihre Hängeregistratur bzw. Ihre Fächermappe ist kein Endlager, sondern ein schneller Umschlagplatz!

Mappen-Knigge

Gewöhnen Sie sich an, alle Papiere mit der Vorderseite nach vorne und mit dem Heftrand nach unten einzulegen, damit sie leichter durchsucht werden können. Das jüngste Schriftstück liegt immer vorn.

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Der magische Moment

So nett das Ablegen in einer Hängemappe ist – während Sie das Blatt Papier in der Hand halten, sollte Ihnen der Gedanke durch den Kopf schießen: Kann ich’s nicht sofort ein für alle Mal erledigen? Durch einen Anruf, ein Fax, einen Brief? Die beste Alternative zum schönsten Ablagesystem ist und bleibt der Papierkorb.

Bewährte Mappen

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In Reisen und Termine landet alles, was Sie für eine Dienstreise, eine Sitzung oder auch einen Konzertbesuch etc. brauchen. Nehmen Sie pro Termin eine Klarsichthülle (am besten in einer bestimmten Farbe: grün = Terminunterlagen), alle chronologisch geordnet (die aktuellste vorn). Ist der Termin da, haben Sie alles mit einem Griff zur Hand. simplify-Tipp: Ein von innen auf die Vorderseite geklebtes Post-It mit dem Datum erleichtert das schnelle Wiederfinden.
Anschaffungen für Prospekte, Testberichte und Tipps von Freunden für die neue Digitalkamera, für die Fensterrenovierung usw. Internet-Tipps für alle Website-Empfehlungen, die Sie in Zeitschriften, im Radio oder sonst wo finden. Geht sonst schnell verloren!

Sofort-Ablagesystem

Häufig ergeben sich in der Praxis kleine Projekte (z. B. der Bücherflohmarkt, bei dem Sie sich engagieren), für die kurzzeitig allerlei abzulegendes Papier eintrudelt. Da lohnt es oft nicht, eine eigene Hängemappe einzurichten. Lösung: Sie haben 5 Hängemappen für aktuelle Projekte, beschriftet mit den Zahlen 1 bis 5, und alles rund um die Flohmarkt- Aktion landet eben in Ordner 4. Ist die Aktion abgeschlossen, wird die Nummer 4 sofort geleert.

Stapel ohne Bazillus

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Ein paar stapelförmige Ablagen haben sich allerdings bewährt – für alles, was Sie nur im Notfall durchsuchen müssen. Eine Schachtel für alle Ihre privaten Kassenbons (Supermarkt, Kaufhaus, Baumarkt) ist clever, wenn Sie für einen Umtausch den Originalbeleg brauchen. Das kommt so selten vor, dass sich eine penible Ablage nicht lohnt. Eine grobe chronologische Sortierung entsteht durch das Hineinwerfen von selbst. Das Gleiche gilt für eine Schachtel mit allen Adressen und Visitenkarten, die Sie erhalten.

Der Stuhl-Trick

„Aber ich habe es Ihnen doch auf den Schreibtisch gelegt!“ Schriftstücke, die Ihnen jemand während Ihrer Abwesenheit auf den Tisch legt, werden oft übersehen. Vereinbaren Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, dass Ihr Tisch für eingehende Papiere tabu ist. Lassen Sie sich Eingangspost auf Ihren Stuhl legen!


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