Ablagesystem

Ablagesysteme Büro


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Welche Kaufbelege Sie unbedingt aufheben sollten

Meist raten wir Ihnen vom Sammeln, Anhäufen und Aufheben ab. Ausnahmsweise lesen Sie jetzt das Gegenteil. Seit 2002 gilt für gekaufte Gegenstände eine gesetzliche Mindestgarantie von 2 Jahren. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie alle Kaufbelege konsequent sammeln – sonst ergeht es Ihnen womöglich wie mir: Drucker gekauft im April 1999, defekt Januar 2002. Der Kostenvoranschlag ergab: Reparatur lohnt nicht. Also Neukauf. 4 Monate später, Juni 2002: Zufällig finde ich die längst vergessene Verpackung des Druckers. Aufschrift: 3 Jahre Garantie. Geeignete Ablagesysteme im Büro helfen dabei, sich vor solchen ärgerlichen Missgeschicken zu schützen.

Tipp 1: Hängemappe „Kaufbelege“

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Sammeln Sie grundsätzlich alle Kaufbelege (Technik, Mobiliar, Kleidung) chronologisch. Am besten werfen Sie die Zettel einfach in eine Hängemappe, das macht am wenigsten Arbeit. Sehen Sie einmal jährlich von hinten durch, welche Garantien abgelaufen sind. Diese Belege können Sie dann entsorgen.

Tipp 2: Berufliche Belege kopieren

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In den meisten Fällen gelten heute Kassenbons und Rechnungen als Garantieschein. Bei beruflich angeschafften Gegenständen wandern diese Belege in die Steuerunterlagen. Kopieren Sie deshalb solche Quittungen für Ihre Kaufbelege-Mappe. Anhand des Kaufdatums finden Sie oder Ihr Steuerberater den Originalbeleg dann schnell in den Akten.

Tipp 3: Extralange Garantiezeiten dokumentieren

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Gewährleistungen, die den gesetzlichen Standard von 2 Jahren übersteigen, sollten auf Rechnung und Kassenquittung eingetragen sein. Oft geht eine erweiterte Herstellergarantie nur aus der Geräteverpackung hervor (Beispiel oben: Drucker 3 Jahre). Schneiden Sie dann den entsprechenden Verpackungsteil aus und heften Sie ihn an die Rechnung.

Autor: Hans-Ulrich Meißner


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