Ablagesystem

Das 5 Methoden-Ablagesystem für eine schlanke Ablage


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Das 5 Methoden-Ablagesystem für ein dauerhaft aufgeräumtes Büro

Unaufhaltsam anschwellende und unübersichtliche Ordner, Mappen, Körbe und Schubladen sind ein Dauerproblem an Arbeitsplätzen im Büro oder zu Hause. Lange Suchzeiten, veraltete Informationen, Platzmangel - das muss nicht sein. Mit Ihrer persönlichen Auswahl von einer oder mehreren der folgenden 5 simplify-Methoden bekommen Sie die Papierflut ganz bestimmt in den Griff.

1. Die Dreierregel

Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas suchen, entfernen Sie 3 veraltete Informationen.

2. Der Tauschhandel

Für jede neue Information, die in die Ablage hineinkommt, werfen Sie sofort eine ältere hinaus.

3. Die Zwischendurch-Strategie

Legen Sie am Vorabend jedes Tages 1 oder 2 zu verschlankende Mappen, Ordner oder Ablagekörbe auf Ihren Schreibtisch. Am nächsten Tag schauen Sie diese „nebenbei" durch, zum Beispiel beim Pausenkaffee, Wartezeiten zwischen 2 Terminen oder wenn Sie Ihr persönliches Tagestief spüren. Falls das nicht klappt, markieren Sie diese Mappen oder Körbe mit einem auffälligen Symbol, etwa mit einem Werbegeschenk-Kuscheltier. So vergessen Sie auch nicht, dass Sie sich noch Ihrem Ablagsystem widmen müssen.

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4. Die Wartetaktik

Wenn nichts mehr ins volle Ablagebehältnis hineingeht, schreiten Sie zur Tat. Dann aber sofort, oder Sie legen einen konkreten Termin dafür fest - notfalls am nächsten arbeitsfreien Samstag. Damit sich Ihr Engagement dann auch lohnt, vereinbaren Sie mit sich selbst ein deutliches Ziel: „Ich werde für 50% Papierentlastung sorgen." Oder: „Ich werde 3 Ordner komplett leer machen."

5. Das Verfallsdatum

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Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Nutzen verlieren, mit einem auffälligen „Verfallsdatum". Zum Beispiel zeitraumbezogene Planungen und Kalkulationen: „Ins Altpapier am 31.12.2011" oder „Ins Archiv am 30.6.2011". Zusätzlich können Sie eine Wegwerf-Erinnerung in Ihre Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender schreiben.



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