Ablagesystem

Das richtige Ablagesystem für Ihre Steuerbelege


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Nach diesem Ablagesystem sammeln Sie am einfachsten und sichersten die Unterlagen für Ihre Steuererklärung

Immer mehr Menschen verdienen etwas hinzu, arbeiten freiberuflich oder selbstständig. Das bedeutet: Das Finanzamt verlangt eine aufwändige Einkommensteuererklärung, und dazu ist eine Unmenge an Belegen nötig. Hier ein einfaches und bewährtes Ablagesystem zum sicheren Sammeln.

Alles an einem Platz!

Wählen Sie dicke (Leitz-)Ordner. Je nach Geschäftsumfang werden Sie alle 2 bis 6 Monate einen neuen benötigen. Versehen Sie jeden Ordner mit folgenden Registerblättern:

Korrespondenz. Hier kommen alle Briefe vom und ans Finanzamt hinein, also auch Mahnungen, Erinnerungen und auch Steuertipps, die Sie in der Zeitung gefunden haben.

Formulare. Wenn Sie Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen, erhalten Sie Formulare. Die leeren heben Sie hier auf.

Spenden. Alle Spendenquittungen, ob bar oder überwiesen, sammeln Sie hier.

Kapitalanlagen. Sparbücher (die ja meist nur aus Kontoauszügen bestehen), Aktiendepot-Aufstellungen und andere Geldanlagen legen Sie hier ab.

Jahresabschlüsse. Am Anfang eines Jahres senden Ihnen Banken, Bausparkassen und Lebensversicherungen wichtige Aufstellungen über die im vergangenen Jahr gezahlten Zinsen und Steuern. Wenn Sie diese erhalten, am besten gar nicht erst aus der Hand legen, sondern gleich hier sichern!

Privatkonto. Sie sparen sich Geld und Mühe, wenn Sie Ihre beruflichen Ausgaben von den privaten trennen. Die Kosten für das zusätzliche Konto rechnen sich schnell. Die Auszüge aus dieser Abteilung brauchen Sie dem Finanzamt nicht vorzulegen. Es ist aber praktisch, wenn sie sich im selben Ordner wie die steuerlich relevanten Konten befinden.

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Der Streifen-Trick

Bankkonten. Richten Sie für jedes Bankkonto ein eigenes Registerblatt im Ordner ein. Der geniale simplify-Kniff besteht aus einem Kartonstreifen in jedem Bankkonto-Abteil, der 10 bis 15 cm hoch, 23 cm breit und mit "Letzter Kontoauszug" beschriftet ist. Vor diesen Streifen kommen alle unbezahlten Rechnungen, dahinter alle Kontoauszüge. Und hinter jedem Kontoauszug die dazugehörigen Rechnungen. Nachteil: Sie haben die Rechnungen nicht zusammen, sondern für jedes Konto getrennt. Vorteil: So ist es einfacher!

Eingangsrechnungen (also Rechnungen, die Sie bezahlen müssen) heften Sie vor dem Kartonstreifen ab, zusammen mit dem Duplikat Ihrer Überweisung. Wird der Betrag von Ihrem Konto abgebucht, ebenfalls. Sobald der Kontoauszug eintrifft, werden die entsprechenden Rechnungsformulare hinter dem Kontoauszug abgeheftet. So sehen Sie, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind: alle vor dem Kartonstreifen.

Ausgangsrechnungen (also Rechnungen, die Sie selbst an Kunden geschrieben haben) kopieren Sie und legen die Kopie bei dem Bankkonto ab, auf das der Kunde zahlen soll, und zwar vor dem Kartonstreifen. Wenn der Kunde zahlt, legen Sie Ihre Rechnungskopie hinter dem Kartonstreifen ab, hinter dem entsprechenden Kontoauszug. Dadurch haben Sie das einfachste optische Mahnsystem der Welt: Alle Ausgangsrechnungen, die vor der Pappe "Letzter Kontoauszug" liegen, sind noch nicht bezahlt.

Kreditkartenabrechnungen werden bei dem Bankkonto abgeheftet, von dem die entsprechende Kreditkarte abbucht.

Flugtickets kommen zu dem Bankkonto oder zu der Kreditkartenabrechnung, worüber sie bezahlt wurden. Haben Sie das Ticket bar bezahlt, landet es in der nächsten Abteilung:

Kasse. Hier sammeln Sie alle steuerlich relevanten Belege von Barausgaben: Tankquittungen, Parkgebühren, Büromaterialrechnungen, Fahrkarten. Der Beleg einer steuerlich relevanten Anschaffung, die Sie mit einer Scheckkarte vom Privatkonto bezahlt haben, wandert ebenfalls dorthin. Auch Bareinnahmen werden hier vermerkt – mit Quittung oder formlosem "Eigenbeleg".

Eigentlich müssten Sie fürs Finanzamt ein richtiges Kassenbuch führen, in dem sämtliche Ein- und Ausgaben aufgelistet sind. In der Praxis erkennt das Finanzamt aber auch nachträglich erfolgte Zusammenstellungen an. Dazu erstellen Sie (oder Ihr Steuerberater) eine Liste, in der die Beträge aller gesammelten Belege aufgeführt werden. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie regelmäßig Einzahlungen einbuchen, damit die Kasse niemals ins Minus gerät. Falls einmal zuviel in der (virtuellen) Kasse ist, nehmen Sie eine "Privatentnahme" vor – das dürfen Sie als Selbstständiger jederzeit.

Die Eichel-Methode

Weil wir hier kein Steuerberatungs-Service sind, empfehlen wir für die Steuererklärung die Methode des ehemaligen Finanzministers. Der gestand, in seinem Leben noch nie eine Steuererklärung selbst ausgefüllt zu haben: "Dafür gibt es doch Steuerberater." Die hier beschriebene Ordner-Methode ist keine klassische Buchhaltung mit Einnahmen, Ausgaben und Konten. Die erstellt Ihr Steuerberater auf Grund Ihrer Ordner. Sie müssen also am Ende eines Quartals oder eines Jahres lediglich Ihre Steuerordner beim Steuerberater abliefern – und der Fiskus hat für Sie seinen Schrecken verloren.

Der Tipp für den ersten Schritt

Werfen Sie die Kontoauszugs-Abhefter Ihrer Bank weg! Manche Bank meint es gut und schenkt Ihnen einen länglichen, aber unpraktischen Hefter zum Ablegen Ihrer Kontoauszüge.


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