Aufräumen

Chaos-Alarm: Schreibtisch aufräumen als Muss


Sie haben keine Zeit für das Aufräumen des Schreibtisches, weil Sie so viel zu tun haben. Sie haben aber immer mehr zu tun, weil Ihnen im Durcheinander und ohne gutes Ablagesystem die Arbeit immer langsamer und mühsamer von der Hand geht.

Wie kommen Sie bloß aus diesem Teufelskreis des schlechten Aufgabenmanagements heraus? Hier ein paar Ansätze für besonders harte Fälle.

Schreibtisch aufräumen: Denken Sie realistisch

Viele Menschen kriegen die Kurve nicht, weil sie ein übertrieben perfektes Bild vom aufgeräumten Schreibtisch haben. Deswegen überschätzen sie den dafür erforderlichen zeitlichen Aufwand. Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit 2 Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro 1 Tag Arbeit. Mehr ist es nicht! Denn am Ende soll ja nicht ein Neubau stehen, sondern ein Arbeitsplatz mit einem Ablagesystem, das funktioniert. Das Verschönern und Verfeinern können Sie getrost auf später verschieben. Räumen Sie Ihren Schreibtisch doch einfach ein für allemal auf! 

Aufgabenmanagement: Legen Sie einen A-Tag ein

Durchbrechen Sie den Teufelskreis beim Schreibtisch aufräumen! Geben Sie sich das Kommando: "Alle Maschinen stopp!" Starten Sie Ihren Aufräum-Tag am Morgen, so früh wie möglich: kurzes Frühstück, keine lange Zeitungslektüre, keine Telefonate, kein Angucken von Post und E-Mails, keine sonstigen Ablenkungen. Gehen Sie direkt ran - schaffen Sie Ordnung im Büro. Schalten Sie alle Störungen aus und den Anrufbeantworter ein. Heute ist der Tag. Denken Sie nicht daran, was dadurch im Aufgabenmanagement heute alles unerledigt bleibt. Denken Sie nur daran, wie wunderbar Ihr Arbeitsplatz morgen aussehen wird!

Arbeitsplatzorganisation: Nutzen Sie die Ortswechsel-Methode

Wenn Sie Ihren Schreibtisch aufräumen, werden Sie dabei von vielen weiteren Chaos-Quellen angestarrt. ("Das Regal sieht ja noch schlimmer aus als der Tisch!"). Die simplify-Idee für ein besseres Ablagesystem lautet dann: Ortswechsel! Nehmen Sie für mehr Ordnung im Büro eine große Kiste und packen Sie den gesamten Inhalt Ihrer Schreibtischoberfläche dort hinein. Nur Lampe, Telefon und Computer dürfen stehen bleiben. Ziehen Sie sich mit der Kiste in ein anderes Zimmer zurück, etwa auf das leer geräumte Bett im Schlafzimmer oder auf einen Tisch im Konferenzraum. Dort sortieren Sie alles auseinander, sozusagen in neutraler Atmosphäre. Sie werden merken, dass Sie dort besser vorankommen und sich leichter von Dingen trennen können.

Blicken Sie in die Zukunft

Eine der größten mentalen Bremsen beim Schreibtisch aufräumen: Sie stochern in Ihrer eigenen Vergangenheit, wenn Sie Ordnung im Büro schaffen wollen. Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben ohne sinnvolles Ablagesystem. Machen Sie sich klar, dass sich Ihre Umwelt längst weiterentwickelt hat und sich viel weniger um das Vergangene kümmert, als Sie denken. Befolgen Sie daher diese Grundregel für Ihr Aufgabenmanagement: Was älter ist als 6 Monate, wird weggeworfen. Ausnahmen sind steuerlich relevante Unterlagen (Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen).

Seien Sie geizig beim Aufheben

Lesen Sie bei Zeitschriften höchstens das Inhaltsverzeichnis. Ansonsten ist Lesen verboten, wenn Sie Ordnung im Büro schaffen wollen. Heben Sie keine kompletten Zeitschriften auf. Schneiden Sie aus, was unbedingt aufgehoben werden muss, ab damit in ein Ablagesystem, der Rest kommt weg. Ätzend sind auch die vielen Visitenkarten. Werfen Sie so viele wie möglich weg. Behalten Sie nur die allerwichtigsten. Der praktischste Aufbewahrungsort: auf Rolodex-Karten kleben und in die Adressen-Rolldatei einsortieren. Oder Sie besorgen sich für mehr Ordnung im Büro einen kleinen Karteikasten mit einem alphabetischem Register. Entspannen Sie sich: Im Notfall können Sie über die Auskunft, das Internet oder einen Anruf bei Geschäftspartnern so gut wie jede Adresse herausfinden.
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Ordnung im Büro: Erledigen Sie Liegengebliebenes unperfekt

Was beim Schreibtisch aufräumen auf dem "Sofort erledigen!"-Stapel gelandet ist, erledigen Sie innerhalb der nächsten 3 Tage - und zwar mehr schlecht als recht. Trennen Sie sich von der fixen Idee, dass lange aufgeschobene Arbeiten zum Ausgleich im Aufgabenmanagement eine besonders wichtige Behandlung erfahren. Diese Idee war ja der tiefere Grund für Ihre hohen Stapel! Stellen Sie bei der Arbeitsplatzorganisation um auf "zack und weg!".


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