Aufräumen

Ermutigung zum echten Entrümpeln


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Wegwerfen ist einfacher, als Sie denken!

„Ich vermisse Tipps zum Entrümpeln von alten Aktenordnern,“ schrieb uns unser Leser Henning Droege. Er hat seine persönliche Ablage zwar weitgehend auf Computer umgestellt, aber wie viele Menschen besitzt er noch eine gehörige Menge „Altlasten“ zwischen Aktendeckeln. Hier ein paar bewährte simplify-Tipps fürs Entrümpeln Ihrer abgelegten Akten.

Vor dem Entrümpeln: Machen Sie den Google-Test

Eine verblüffende Methode für den Abschied von papiernen „Archiven“ (die Anführungszeichen sollen darauf hindeuten, dass die meisten Sammlungen alter Artikel und Schriftstücke keineswegs so schön geordnet sind wie ein richtiges Archiv): Prüfen Sie stichprobenartig, was Sie zum Thema eines papiernen Artikels im Internet finden. Geben Sie in einer Suchmaschine (z. B. www.google.de) die entsprechenden Begriffe ein. Mit etwas Übung und Geduld – selten werden Sie  beim ersten Mal das treffsicherste Suchwort erwischen – stellen Sie in der Regel fest, dass zu der gesuchten Materie zahlreiche Informationen online verfügbar sind. Meist sind sie sogar aktueller und haben den unschätzbaren Vorteil, dass sie in digitaler Form vorliegen. Die Ergebnisse einer Online-Recherche können Sie direkt (mit „Kopieren“ und „Einfügen“) in Ihre Vorträge oder sonstigen Arbeiten einbauen (bitte dabei die Quellenangabe nicht vergessen!).

Schalten Sie um auf online

Meist lautet das Ergebnis: Sparen Sie sich den Platz und die Mühe, Ihr eigenes papiernes Archiv aufzubauen. Die Artikel vieler Zeitungen und Zeitschriften finden Sie auf den Internetseiten der betreffenden Redaktionen, manchmal gegen eine geringe Gebühr. Ebenfalls kostenpflichtig sind riesige Datenbanken wie www.genios.de. Bedenken Sie, dass der Aufwand für ein eigenes Archiv immer teurer ist als die gelegentlichen kleinen Zahlungen an solche Datenlieferanten – wenn Sie die Kosten für Aufbewahrungsmöbel und Ihre Arbeitszeit mit spitzem Stift mitrechnen.

Methode Anfang und Ende

Gerade in Versicherungs- und Behördenordnern sammeln sich zu einem einzigen Vorgang oft umfangreiche Papierstapel an. Faustregel: Heben Sie das erste und das letzte Schriftstück auf. Bei Versicherungen also die Anfangs-Police und die letzte Aktualisierung mitsamt dem letzten Anschreiben, auf dem Sie die aktuelle Adresse und Ihren Ansprechpartner finden. Auch die meisten anderen Ordner können Sie mit diesem Grundsatz substanziell verschlanken.

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Highlights statt Historie

Ordner, in denen Sie Erinnerungen an Ausbildung oder Studium aufheben, sollten Sie besonders kritisch prüfen: Welche Seiten werden Sie jemals wieder ansehen? simplify-Tipp: Heben Sie Material von ein paar herausragenden Ereignissen auf und werfen Sie alles „dazwischen“ weg. Das gilt auch für Zeugnisse und Arbeitsproben. Bei einer Bewerbung sollten Sie nie mehr als 16 Seiten Dokumentation Ihrer bisherigen Laufbahn vorlegen. Wie so oft also auch hier: Klasse statt Masse.

Keine Angst vor leerem Raum

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Ordner gelten als sehr dauerhaft. Viele Menschen bringen es kaum übers Herz, leergeräumte Ordner wegzuwerfen. Daher denken sie sich nach einer geglückten Ausmist-Aktion meist schnell neue Verwendungszwecke für die leeren Metallbügel aus. Widerstehen Sie der Versuchung. Schichten Sie nicht nur um, sondern schaffen Sie durch Entrümpeln echten Freiraum in Ihren Regalen.

Das Finanzamts-Syndrom

Laut Gesetz müssen Sie als Selbstständiger alle steuerlich relevanten Belege 10 Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet aber nicht, dass die 50 betroffenen Ordner ständig griffbereit in Ihrem Büro stehen müssen. Der Fall, dass Sie vom Finanzamt zur Herausgabe einzelner Belege gebeten werden, ist so extrem selten, dass Sie die alten Sachen auch in einer Kellerkiste aufbewahren können. Nehmen Sie für jedes Jahr eine, und werfen Sie Anfang 2012 dann genüsslich die Kiste von 2002 fort. Angestellte können nach dem Erhalt des endgültigen Steuerbescheids ohnehin alle Unterlagen entsorgen. Tun Sie’s!


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