Aufräumen

NaPAZ, das Organisationsgeheimnis - simplify!-Prinzipien für Ihre Arbeitsabläufe 


Kaizen Projektgruppe

Nichts vereinfacht Ihr Leben so sehr wie ein cleveres Management der unzähligen Gegenstände, mit denen Sie zu Hause und im Beruf zu tun haben. Statistiker der Universität Paderborn haben errechnet, dass jeder erwachsene Deutsche im Durchschnitt 10.000 Dinge besitzt.

Ordnung ist keine Frage von Pflicht, Moral oder einer besonderen Begabung. Es kommt lediglich darauf an, dass Sie die entscheidenden Techniken kennen.

Massimo Manazza ist Spezialist für Kaizen, eine aus Japan stammende Methode zur Steuerung von Arbeitsabläufen. Er berät Unternehmen bei der Fertigung von Produkten, bei denen an verschiedenen Plätzen in einzelnen Teilschritten gearbeitet wird.

Gemeinsam planen!

Einige der von ihm verwendeten Prinzipien lassen sich auch auf andere Gebiete übertragen, etwa auf den Alltag zu Hause oder im Büro. Als Beispiel stellen wir die Organisation des Postversands in einem Büro (oder zu Hause) vor.

Wenn Sie etwas aufräumen oder umorganisieren, beziehen Sie alle Beteiligten mit ein. Dann wissen alle, wo die Sachen zukünftig sind, waren an dem Entscheidungsprozess beteiligt und tragen die neue Ordnung mit. Wenn nur der Chef oder das Familienoberhaupt im Alleingang umorganisiert, sind das Gemaule der Betroffenen und deren Opferhaltung vorprogrammiert.

Denken Sie in Systemen

Räumen Sie Gegenstände nicht einfach irgendwohin, nur weil dort gerade Platz ist. Überlegen Sie: Wozu wird dieses Ding benutzt? Was brauche ich in diesem Zusammenhang noch? Versammeln Sie Zusammengehöriges an einem Ort. Der simple Vorgang "Briefe eintüten und frankieren" ist in vielen Betrieben auf verschiedenste Plätze verteilt: Die Briefmarken sind in einer Schreibtischschublade, die Briefwaage steht auf dem Regal gegenüber, die kleinen Umschläge sind im Rollcontainer, die großen liegen oben auf dem Aktenschrank.

System mit Namen

Das "Na" in "NaPAZ" steht für "Name". Wenn das neue System eine eindeutige Bezeichnung hat, kann man besser darüber reden, und die dort verwendeten Gegenstände lassen sich leichter zuordnen. Wählen Sie ruhig einen originellen Begriff, er setzt sich dann besser durch. Nennen wir unser Postsystem "Mini-Postamt". Es gibt Betriebe, in denen die Beschäftigten stolz die Namen ihrer Systeme über den Arbeitsplatz geschrieben haben.

Am richtigen Platz

Kaizen Postamt

Unser Mini-Postamt wird dort errichtet, wo genügend Platz ist, und wo es für alle Betroffenen gut zu erreichen ist. Auf und in einem halbhohen Regal sind alle Utensilien versammelt: Briefumschläge in allen Größen, eine funktionstüchtige Briefwaage, eine Schachtel mit Briefmarken, das Heft mit den Postgebühren, ein langes Lineal (zum Ausmessen, ob es sich um einen Maxi-Brief oder ein Päckchen handelt), Klebeband zum Verpacken und was Sie typischerweise für Ihre Art von Post benötigen. Sparen Sie nicht bei den Hilfsmitteln für die Aufbewahrung. Eine stabile Schale für Schere, Kleber und andere Kleinteile hilft Ihnen, die Sachen zusammenzuhalten.

Viele Büros haben eine eigene Poststelle, zu der die kuvertierten Briefe zusammen mit einem Formular für die Portoabrechnung gebracht werden müssen. Im Zeitalter von Fax und E-Mail werden solche Zentraleinrichtungen zunehmend überflüssig. Die wenigen Briefe würden die Mitarbeiter auf dem Heimweg lieber selbst in den Briefkasten werfen, wenn sie sich dafür die Umstände und die zeitlichen Einschränkungen durch die Poststelle ersparen könnten.

Im Zweifel dezentral

Kaizen

So lautet eines der japanischen Kaizen-Prinzipien. Wenn die Mitarbeiter in Zimmer 2 sagen, sie würden zum Briefefrankieren nicht in Zimmer 1 gehen, dann bekommen sie eben ihr eigenes Mini-Postamt und sind bestimmt motiviert, es zu benutzen und in Schuß zu halten. Kluge Unternehmen bauen zentrale Einrichtungen ab, wenn sich herausgestellt hat, daß sie zu umständlich zu benutzen sind.

2 Goldene Regeln

Für die einzelnen Utensilien Ihres Systems gilt:

  1. Alles hat seinen Platz.
  2. Alles hat einen Platz.

Sobald ein Gegenstand fehlt, ist Ihr System in Gefahr! Wenn das Klebeband gern woanders verwendet wird, sollten Sie an diesem Platz ein zweites installieren. Profis schreiben dann sogar auf den ersten Kleberoller "Mini-Postamt", damit sofort klar ist, wo das Ding hingehört, falls es irgendwo herumliegt.

Kaizen Kundensystem

Von jedem bedienbar

"A" steht für "Aktion": Wer wird aktiv? Ein System ist erst dann gut, wenn es nicht nur ein Spezialist, sondern möglichst jeder benutzen kann. Deshalb: keine Hierarchien ("Ein Abteilungsleiter faßt keine Briefmarke an, dazu haben wir Frau Krüger") und keine Stars ("Das macht niemand so gut wie Frau Bauer, da müssen wir warten, bis sie wieder da ist"). Wenn das System eine bestimmte Reihenfolge der Schritte verlangt, sollte die (in freundlicher Form!) in einer Art "Betriebsanleitung" erläutert werden. In unserem Mini-Postamt z. B.: "Prospekte und Umschlag vor dem Zukleben wiegen! Riesenumschläge nur über 1 kg verwenden".

Zeit im Auge behalten

"Z" schließlich steht für "Zeit". Wann soll das System genutzt werden? Beim Mini-Postamt muss z.B. alles bis 17.15 Uhr fertig sein, weil dann Frau Hermann oder Herr Keller losgehen und die Sendungen bei der Postfiliale abgeben. Andere Systeme wie die Bilder-für-unseren-neuen-Prospekt-Sammlung verlangen ein besonders diszipliniertes Zeitmanagement, damit die Fotos wieder rechtzeitig an die Bildagenturen zurückgeschickt werden. Hier hilft ein großer Kalender, in dem 3 Tage vor dem Ende der Frist ein riesiger roter Punkt Aufmerksamkeit erregt.

Kaizen Geschenksystem

Unser Alltag besteht aus einer Vielzahl von Systemen. Sie sind etwas sehr Individuelles, deshalb hier nur ein paar:

  • kleine Geschenke für Kundenbeschwerden bereithalten
  • Geschirrspülmaschine ein- und ausräumen
  • Bücher aus der Bücherei zurückgeben
  • Wäsche waschen
  • Einkäufe erledigen

Sobald Sie merken, dass Sie etwas zum wiederholten Male tun, sollten Sie ein System daraus machen. Behalten Sie dabei aber das Prinzip simplify! im Auge. Ein System soll helfen, dass die Arbeit einfacher wird. Keinesfalls soll das System selbst mehr Aufmerksamkeit erregen als der Job, den es erleichtern soll.


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