Ordnung

Die neue Schreibtisch-Ordnung - für mehr Effektivität!


Kennen Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeitsorganisation leidet, weil die Schreibtisch-Ordnung nicht stimmt? Dass die Büroorganisation besser sein könnte? Dass Ihr Ablagesystem nicht so ist, wie es sein sollte?

Wahrscheinlich gibt es bei Ihnen - wie bei den meisten Menschen - Stapel auf dem Schreibtisch oder daneben, im Regal, in Kästen oder auf dem Besucherstuhl. Die gute Nachricht: Diese Stapel erfüllen in Ihrer Schreibtisch-Ordnung einen Sinn. Es geht hierbei also nicht um die Unlust zum Aufräumen, sondern: Diese Stapel sind eine Art inoffizielle Wiedervorlage, ein Ablagesystem im Sinne von "Was ich nicht wegpacke, steht sichtbar noch zur Erledigung an und wird also nicht vergessen".

Die schlechte Nachricht für Ihr Büromanagement

Die inoffizielle Wiedervorlage funktioniert nicht, die Schreibtisch-Ordnung geht verloren. Und zwar deshalb, weil bei einem Stapel per definitionem mehrere Blätter übereinanderliegen und immer nur das oberste sichtbar ist. Also heißt es entweder regelmäßig die Stapel durchsehen (was ungeheuer zeitaufwändig ist) - oder die Unterlagen eben doch dem Vergessen überantworten.

Die Lösung für Ihr Ablagesystem

Die Lösung ist die, aus der inoffiziellen Wiedervorlage eine offizielle zu machen. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis, wo und wie Ihnen eine Wiedervorlage eine optimale Schreibtisch-Ordnung beschert:

  • Sie können eine Aufgabe noch nicht abschließen, weil Sie noch auf Informationen warten, die Sie frühestens nächste Woche bekommen werden.
  • Sie haben ein Angebot versandt und möchten in fünf Tagen nachfassen.
  • Sie möchten die termingerechte Lieferung einer Bestellung überwachen.
  • Ihre Mitarbeiterin hat ein Jubiläum. Anhand der Personaldaten wollen Sie ein Glückwunschschreiben verfassen.
  • Eine Statistik ist immer am 27. des Monats fällig, und Sie sammeln Unterlagen dazu.
  • Sie erhalten eine Einladung zur Geschäftseröffnung.
  • Sie haben eine Besprechung und benötigen zu diesem Termin alle dafür relevanten Unterlagen.

Das perfekte Ablagesystem

Zugegeben: Eine Wiedervorlage muss gepflegt werden, wenn sie als Ablagesystem funktionieren soll. Diese Pflege ist aber nicht mehr als ein bisschen Systematik bei der Nutzung - und sie ist lächerlich im Vergleich zu Aufwand und Ärgernissen, die bei der inoffiziellen Stapel-Wiedervorlage im Büromanagement anfallen.
Ihre Vorteile für die Büroorganisation: Eine Wiedervorlage ...

  1. bringt Ihnen Unterlagen zu einem bestimmten Termin wieder auf den Schreibtisch und erinnert Sie damit automatisch an die Bearbeitung von Vorgängen, die im Büromanagement wichtig sind,
  2. erlaubt es Ihnen, an einem Ort Informationen und Unterlagen für Vorgänge zu sammeln,
  3. sorgt dafür, dass sich auf Ihrem Schreibtisch die Organisation stimmt und sich darauf nur die für den jeweiligen Tag terminierten Arbeiten befinden - alles andere ist weggeräumt, ohne jedoch vergessen zu sein,
  4. wirkt wie eine Art "Gedächtnis" für die Büroorganisation der gesamten Abteilung oder Firma: Auch wenn Sie nicht im Büro sind, wissen Ihre Mitarbeiter, was Sie erledigen wollten.

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