Selbstorganisation

Arbeitsorganisation gegen Papierberge


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Die 4 Es für optimales Papiermanagement

Hat Ihr Sofatisch seine Bestimmung als Papierablage gefunden? Fallen die Magneten an Ihrer Kühlschranktür vor lauter Überlastung herunter? Bringen Sie Bücherkisten in den Keller, um im Regal ungelesene Zeitschriften zu stapeln? Die meisten Menschen sind davon genervt, dass sich unendlich viel Papier bei ihnen ansammelt, sie aber bei Bedarf trotzdem (oder gerade deshalb?) nicht die gewünschten Informationen finden. Mit diesen 4 E's der Arbeitsorganisation machen Sie’s besser:

Entlasten

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Holen Sie sich so manches Gedrucktes gar nicht erst ins Haus. Gegen Werbeblättchen und nicht persönlich an Sie adressierte Werbebriefe hilft ein „Werbung – nein danke!“-Aufkleber auf Ihrem Briefkasten.

Bestellen Sie Versandhandel-Kataloge ab, die Sie nur flüchtig durchblättern: Bei Bedarf können Sie jederzeit wieder einen Katalog anfordern oder sehen sich das Warenangebot im Internet an. Wenn Sie Telefon- und Handyrechnungen nur in Ausnahmefällen schriftlich benötigen, können Sie die auf online umstellen.

Erledigen

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Etliches herum(f)liegendes Papier hat nur 1 Zweck für Ihre Arbeitsorganisation: Sie an eine Aufgabe zu erinnern. Erledigen Sie Kleinigkeiten daher möglichst gleich. Wenn Sie eine Rechnung sofort überweisen, kann das Papier in Ihren Bankordner – und sie liegt nicht mehr herum. Lesen Sie Zeitschriften, die für Sie ein Muss sind, innerhalb von 1 oder 2 Tagen.

Bündeln Sie die Termine Ihrer Familienmitglieder in einem für alle zugänglichen Familienplaner – Schluss mit dem unüberblickbaren Zettelwust an Pinnwand oder Kühlschrank.Notieren Sie Veranstaltungen, für die Sie sich noch nicht fest entschieden haben, ebenfalls im Familienplaner (mit Fragezeichen).

Ein Stapel (statt vieler)

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Lagern Sie Zeitschriften, die Sie „bei Gelegenheit“ lesen und dann wegwerfen möchten, in einem nach oben begrenzten Regalfach. Sobald dort kein Platz mehr ist, müssen Sie handeln: Werfen Sie die unterste Schicht ungelesen weg oder ziehen Sie sich mit dem Packen zum Lesen zurück. Manche Leute tun das gern auf dem stillen Örtchen. Platzieren Sie dort einen Zeitschriftenständer, den Sie wöchentlich neu bestücken.

Gewöhnen Sie sich an, vor S-Bahn-Fahrten, Bahnreisen oder absehbaren Wartezeiten (beim Arzt) etwas aus dem „zu lesen“- Stapel mitzunehmen.

Einordnen

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Geben Sie allem Papier, das Sie aufbewahren müssen, einen dauerhaften Aufenthaltsort.

Für den jederzeitigen Zugriff: Eine Hängeregistratur ist der beste Ersatz für Ihre bisherigen Stapel. Besonders effizient ist ein Hängeordner für Termine. Dort hinein kommt alles, was Sie oder andere Familienmitglieder zu bestimmten Terminen benötigen: Konzertkarten, Ideen für Ausflüge, Tagungsunterlagen usw. Anregungen für weitere Hängeordner: Finanzen, ehrenamtliche Tätigkeiten, unbeantwortete Briefe, Gesundheit, Freizeit, Stammbaum- Recherche, gefundene simplify-Ideen etc. Vermeiden Sie ominöse Allzweckordner à la „Verschiedenes“.

Fürs Archiv: Der Inhalt von Hängeordnern, auf die Sie nur noch selten zugreifen, wandert in beschriftete Stehsammler oder Leitz-Ordner. Ganz wichtig: immer mit Registerblättern klar unterteilen, sonst wird ein Ordner zum Datengrab!

Einscannen

Ihr Material zu Ehrenamt und Hobby per Scanner in ein digitales Archiv umzuwandeln – davon träumt Irene T. aus München bereits seit Längerem. Computerexperte Michael Rupp gibt Tipps zu diesem Vorhaben:

Besonders flott geht’s von der Hand, wenn Sie sich einen Scanner mit Einzelblatteinzug („Feeder“) anschaffen. Je mehr Sie einscannen wollen, umso wichtiger ist das Tempo.

Achtung: Auch in einem digitalen Archiv müssen Sie Ordnung halten und etwas Zeit dafür investieren! Als Belohnung finden Sie aber Ihre Dokumente schnell, können sie auf USB-Stick oder im Notebook bequem mitnehmen und per Mail schnell weitergeben.

Autor: Tiki Küstenmacher


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