Selbstorganisation

Arbeitsorganisation mit persönlicher Assistentin


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So kann eine persönliche Assistentin im Ausland Ihr Leben und Ihre Arbeitsorganisation leichter machen

Delegieren – einer der ältesten simplify-Tipps. Und einer der am wenigsten befolgten. Dabei können Sie es von erfolgreichen Menschen lernen: „Tue nie etwas selbst, was ein anderer für dich erledigen kann“ war eine Lebensweisheit von John Rockefeller, dem zu seiner Zeit reichsten Amerikaner. Zugleich ein ziemlich geiziger Zeitgenosse, so erzählt man sich – zu sparsam, um seinen Tag mit Routineaufgaben zu vergeuden. Aber wie das Delegieren in der Arbeitsorganisation der heutigen Zeit aussehen kann, hätte er sich wohl niemals träumen lassen!

Ihre Mitarbeiterin – in Indien …

Bisher war das Verlegen von Diensten ins Ausland („offshoring“) nur Großunternehmen vergönnt, nun gibt es Vermittler, die solchen Service auch für Einzelpersonen anbieten. Pionier ist der Inder Sunder Prakasham, der in seiner Arbeitsvermittlung getfriday.com 200 „virtuelle persönliche Assistentinnen“ (VPA) beschäftigt. Seit ein paar Monaten sind auch deutschsprachige Helferinnen darunter. Dabei haben Sie es nicht mit einem anonymen Callcenter zu tun, sondern für Sie wird immer dieselbe Mitarbeiterin tätig. Im Lauf der Zeit kennt sie Ihre speziellen Bedürfnisse und Ihren Arbeitsstil.

… oder in Polen

Das von Bastian Kröhnert und Simon Barth in Berlin gegründete strand schicht.de bietet die Arbeitskraft polnischer VPA an – ohne Zeitunterschied. Was bei den indischen VPA allerdings auch ein Vorteil sein kann: Während Sie schlafen, kann Ihre indische VPA schon Ihre Aufträge vom Vorabend erledigen.

Wie es funktioniert

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Sie melden sich über die jeweilige Website an, bekommen Namen, Telefonnummer (inklusive Tipps für die billigste Verbindung) sowie Mailadresse Ihrer VPA – und können sofort loslegen. Falls Sie Ihren 1. Auftrag per Mail erteilen, wird Ihre VPA Sie zurückrufen, um sich Ihnen vorzustellen. Typische Arbeiten: Reiseplanung: Aussuchen und Buchen von Bahnfahrten, Flügen, Mietwagen, Hotels, Tagungsräumen etc.

Recherchen im Internet und per Telefon, unter anderem Marktanalysen und Preisvergleiche.

Präsentationen: Sie schicken die Fakten, Ihre VPA sucht Bilder, erstellt Statistiken und einen Powerpoint-Vortrag. (Geheime Firmendaten sollten Sie einer VPA nicht anvertrauen!)

Korrespondenz: Sie diktieren in ein Digitalgerät und schicken die Sprachdateien nach Indien oder Polen. Oder Sie liefern nur Stichwörter – und Ihre VPA verfasst selbstständig Mails an Ihre Geschäftspartner.

Internetseiten: Sie liefern die Inhalte oder die Links, Ihre VPA aktualisiert Ihre Website oder Ihren Blog.

 

Wie es wirklich hilft

Ein Münchner Unternehmensberater nutzt getfriday.com schon länger und ist begeistert. Sneha, seine VPA aus Bangalore, kennt sein Fachgebiet inzwischen fast so gut wie er selbst. Wenn seine Geschäftspartner ihn anrufen, landen sie oft direkt bei Sneha, die selbstständig Termine vereinbart und mithilfe von Google Maps auch schon mal Fremden den Weg in München erklärt hat.

Die Wirtschaftswoche hat beide Dienste mittlerweile getestet. Dabei arbeiteten beide VPA hervorragend. Beide sprachen hervorragend deutsch, arbeiteten sich intelligent auch in knifflige Themen ein und gingen mit Daten absolut diskret um.

Was es kostet

Die Stunde kostet bei getfriday.com 15 €, ab 20 Stunden 10 €, ab 40 Stunden 9 €. strandschicht.de startet bei 10 € und sinkt entsprechend auf 8 und 7 €. Abgerechnet wird in 15-Minuten-Intervallen. Es gibt keine Mindestnutzung und keine Grundgebühren.

Natürlich profitieren Sie damit vom internationalen Lohngefälle. Das tun Sie aber auch, wenn Sie einen Anzug oder einen Computer kaufen. Und: VPA machen in der Regel keine deutsche Sekretärin arbeitslos, sondern erleichtern Menschen die Arbeit, für die sich eine Sekretärin vor Ort nicht lohnen würde. 

Digitale Helferlein

Neben richtigen Menschen bietet das Internet viele „unbemannte“ Arbeitserleichterungen. Alle sind – zumindest für Privatanwender – gratis, manche verlangen allerdings eine Registrierung, um Missbrauch vorzubeugen:

Immer eine große Ersparnis: Statt durch die Gegend zu reisen, um sich zu treffen, organisieren Sie ein Online-Meeting. Sehr komfortabel geht das mit netviewer.com/de. Sie sehen und hören einander, können sich gegenseitig Dateien zeigen und sehr bequem austauschen.

Wenn Sie (zwischen den Online-Konferenzen) mit mehreren Beteiligten einen gemeinsamen Termin für ein Treffen vereinbaren möchten, ist das oft ein großes Hin und Her per Mail und Telefon. Leichter geht es mit doodle.com/de: Sie schreiben Ihre möglichen Termine auf eine doodle-Seite und schicken allen den Link. Jeder klickt an, wann er kann, und sieht schnell das Ergebnis.

Sie wollen mit jemandem essen gehen und sich vorher versichern, dass Küche und Service etwas taugen? Auf qype.com/de finden Sie Restaurantkritiken in so großer Zahl, dass man sich ziemlich drauf verlassen kann.

Grafisch schön gestaltete Mindmaps erstellen mindomo.com und mapul.com. Mithilfe von mindmeister.com oder wisemapping.com machen Sie aus Ihren Ideenlisten sogar bewegte Flash-Animationen.

Wenn Sie fürchten, Unbefugte könnten in Ihre Daten sehen – verschlüsseln Sie die! truecrypt.org erledigt das, auch auf CDs oder USBSticks.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl


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