Selbstorganisation

Arbeitsorganisation mit schnellen Briefen und Emails


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So beantworten Sie Ihre Post schneller und lustvoller

Sicher gibt es bestimmte Arten von Briefen oder E-Mails, die Sie besonders ungern schreiben. (Bei manchen Menschen sind das sogar alle Arten.) Vielleicht haben Sie schon einmal davon geträumt, ein Reservoir von Formulierungsbausteinen zu haben, mit dem Sie computergestützt passende Schreiben zusammenstellen können. Aber immer fehlte die Zeit, ein solches System zu entwickeln. Schluss mit übertriebenen Träumen! Hier kommt die simplify-Lösung:

Die Schätze liegen bereits auf Ihrer Festplatte

Richten Sie in Ihrem PC einen leicht erreichbaren Ordner namens „Dosenbriefe" ein. Danach sehen Sie sich Ihre gespeicherten Briefe an. Am schnellsten geht das bei Word in dem Fenster, das beim Befehl Datei öffnen erscheint. In der Menüleiste klicken Sie auf den Pfeil neben dem 2. Symbol von rechts (Ansichten) und wählen Vorschau. Dann wird rechts in einem Fenster der Inhalt jeder Datei schnell angezeigt, die Sie links einfach anklicken. Ist ein Brief dabei, den Sie für gelungen halten, öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick.

Aus einer Briefkopie wird eine Ideenvorlage

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Löschen Sie die Anschrift und die Anrede des Briefs und speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen (Datei speichern unter …) in Ihrem neuen Ordner „Dosenbriefe" ab. Geben Sie dem Brief dabei einen aussagekräftigen Namen: Veranstaltungsabsage, Geburtstagsgruß usw. Damit gibt es die Datei 2-mal: unter dem alten Namen in dem bisherigen Ordner und mit dem aussagestarken Namen als Dosenbrief.

Gratulation - Sie sind gerade kreativ geworden!

Als Sie sich einen neuen Namen für die alte Datei ausdachten, haben Sie bereits den entscheidenden organisatorischen Schritt vollzogen: Sie haben herausgefunden, was an Ihrem alten Brief von allgemein gültiger Bedeutung für Ihre zukünftige Korrespondenz sein kann. Indem Sie Ihre alten Schreiben auf diese Weise durchsehen und umbenennen, entsteht im Ordner „Dosenbriefe" ganz von selbst eine Sammlung von Briefvorlagen für Ihre typischsten Situationen.


Neue Gewohnheiten erleichtern Ihr Leben

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Nun sollten Sie sich nur noch angewöhnen, den Dosenbrief-Ordner zu öffnen, wenn Sie ratlos vor dem leeren Bildschirm sitzen. Angenommen, Sie müssen einer Versicherung einen Schaden melden - vielleicht findet sich ja bereits ein Dosenbrief namens „Schadensmeldung" in Ihrer Wundertüte. Öffnen Sie diese Datei, ergänzen Sie, was fehlt, und löschen Sie, was nicht zu gebrauchen ist. Das geht schneller, als das Ganze neu zu erfinden. Selbst wenn Sie am Ende doch kaum etwas von Ihrer Vorlage verwendet haben - mit einem Dosenbrief als „geistiges Geländer" geht es einfach leichter von der Hand. Die „Angst vorm leeren Bildschirm" ist besiegt.

Ihre Speisekammer füllt sich

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Speichern Sie den neu entstandenen Brief dort ab, wo Sie das üblicherweise tun (im Ordner „Versicherungen" beispielsweise). Gefällt Ihnen Ihre neue Version besser als die alte Vorlage, speichern Sie Ihr Schreiben zusätzlich im Ordner „Dosenbriefe" unter dem Namen der alten Vorlage ab. Damit wird die alte Version ersetzt. Sind Sie sich nicht ganz sicher, wählen Sie als Dateinamen „Schadensmeldung2". So bleibt die alte erhalten, und Sie sehen später schon am Namen, welche die neueste Version ist.

Dosenbriefe für Fortgeschrittene

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Wenn sich einige Ihrer Briefvorlagen besonders bewährt haben, können Sie sie zu echten Word-Vorlagen befördern. Dazu öffnen Sie den Dosenbrief, wählen Speichern unter … und klicken im Dialogfenster ganz unten auf den Pfeil neben dem Feld Dateityp. Wählen Sie den Typ Dokumentvorlage (*.dot) und behalten Sie den aussagekräftigen Namen bei. An Ihre Dokumentvorlagen kommen Sie bequem heran, indem Sie in der Menüleiste Datei Neu wählen. Es öffnet sich dann ein großes Fenster mit allen Briefvorlagen (das Neu-Symbol ganz links in der Symbolleiste funktioniert dafür nicht, denn dort wird nur ein leeres neues Blatt geöffnet).

Diese Beschreibung gilt für Microsoft Word, das meistverwendete Textprogramm. Bei anderen Textverarbeitungen können sich Änderungen der Menübezeichnungen ergeben, im Wesentlichen haben aber alle vergleichbare Funktionen.

Autor: Tiki Küstenmacher


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