Selbstorganisation

Arbeitsorganisation: Wie Sie mit der 80%-Regel wertvolle Zeit gewinnen


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Durchforsten Sie überflüssig gewordene Gewohnheiten: Unperfektion als Arbeitsprinzip

Es gab einmal eine Bewegung, die durch die Business-Szene rollte und die bekannte 80/20-Regel variierte: Erledigen Sie nur die wichtigsten 20% Ihrer Aufgaben - aber selbst die nicht perfekt, sondern zu 80%. Eine simplify-Idee zum Thema Arbeitsorganisation, die Sie überall gewinnbringend umsetzen können, auch im Privatleben.

Kommunikation

 

Das können Sie sich sparen: Einen ausführlichen Antwortbrief schreiben. Denn er kostet doppelt Zeit: Ihre eigene und die des Empfängers. Lange Briefe ermuntern den anderen, auch wieder ausführlich zu antworten. Er spürt, dass Sie sich für ihn Zeit genommen haben - und geht davon aus, dass Sie ihm ab jetzt immer viel Zeit zur Verfügung stellen.

Wenn Sie diesen Effekt nicht wollen, antworten Sie schnell, aber spartanisch kurz: Faxen Sie eine handschriftliche Antwort auf dem Originalbrief. Oder erstellen Sie sich kopierte Musterantworten für die häufigsten Arten von Anfragen, die Sie mit einem freundlichen handschriftlichen Satz ergänzen.

 

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Das können Sie sich sparen: Telefonieren ohne Uhr. Früher, als das Telefonieren noch teuer war, kam man nach einer kurzen Begrüßung gleich zur Sache und legte anschließend schnellstmöglich wieder auf. Das sollten Sie auch heutzutage tun. Man kann freundlich sein, ohne ewig zu plaudern.

Das können Sie sich sparen: E-Mails Korrektur lesen. Bei diesem äußerst flüchtigen Medium sind die letzten Formalitäten gefallen. Hier gibt es keine Briefbögen, keine Begrüßungsfloskeln, keine Schlussformeln. Niemand ist Ihnen böse, wenn Sie sofort zur Sache kommen und in Ihrem Text noch „kliene Buchstabnedreher" drin sind.

Meetings

Das können Sie sich sparen: Regelmäßige Treffen von Arbeitsausschüssen, Vereinsvorständen usw. Nur wenn es etwas zu besprechen gibt, was nicht telefonisch oder per Fax geklärt werden kann, ist ein Treffen sinnvoll. Sonst nicht. Probieren Sie es aus, indem Sie vorschlagen, das nächste vereinbarte Treffen durch eine Telefon-Rundrufaktion des (bzw. der) Vorsitzenden zu ersetzen.

Das können Sie sich sparen: Sitzungen ohne Endtermin. So soll eine Einladung aussehen: „Der Kirchenvorstand tagt von 20.00 bis 21.30 Uhr." Das schützt

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vor endlosen Debatten und schont die Zeit der Beteiligten, vor allem wenn es sich um Ehrenamtliche handelt.

Wenn Sie nicht selbst die Sitzungsdauer festlegen können, machen Sie es individuell: „Ich habe nur bis 21.30 Uhr Zeit." Dann wissen alle, dass die Dinge, bei denen Sie gebraucht werden, bis dahin zur Sprache gekommen sein müssen.

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Das können Sie sich sparen: Sitzungen mit „allgemeinem" Teil. Die Versuchung bei jedem Treffen ist groß, „erst mal so zu erzählen", vor allem wenn Kaffee und Kuchen auf dem Tisch stehen. Nichts gegen gemütliches Beisammensein, aber so etwas gehört an den Schluss eines Termins, nicht an den Anfang. Am klarsten wird die Trennung, wenn Sie für den zwanglosen Teil den Ort wechseln.

Das können Sie sich sparen: Protokolle schreiben. Stattdessen schreibt einer während des Treffens die Beschlüsse in knapper Form mit („Wer macht was bis wann?"), und am Ende der Sitzung bekommt jeder eine Kopie. Dieser Tipp zur Arbeitsorganisation ist nicht neu, aber wir erhielten so viele positive Rückmeldungen dazu, dass wir ihn gerne noch einmal wiederholen.


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