Selbstorganisation

Selbstorganisation: Ordnung im Papierkram


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Die simplify-Logistik, mit der Sie jedes private Papier sofort wiederfinden

Sie räumen nicht auf, weil Sie so viel zu tun haben. Sie haben aber immer mehr zu tun, weil Sie die Suche nach einem Papier im Durcheinander immer mehr Zeit kostet. Wie kommen Sie aus diesem Teufelskreis heraus? Hier ein paar Anregungen aus der Praxis, wie Sie ein effizientes persönliches Ordnungssystem einrichten.

Ein Ort, den Sie haben sollten:

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Sammeln Sie sämtliche über mehrere Räume verstreuten Unterlagen an einem Platz. Sortieren Sie dort alle Unterlagen zunächst in Häufchen, dann heften Sie alles in Ordnern oder Mappen ab. Wir geben Ihnen Tipps für sinnvolle Sachgruppen und die günstigsten Aufbewahrungsmethoden.

Ordner, die Sie haben sollten:

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Allerwichtigste Dokumente: Stammbuch, Testament, wichtige Zeugnisse, Gesellen- oder Meisterbrief, Sozialversicherungsunterlagen, Kaufvertrag (falls Sie z.B. ein Haus haben) und Fahrzeugbrief gehören zu Ihren wichtigsten Unterlagen. Hier ist auch der beste Platz für eine Liste mit den wichtigsten To-dos für den Fall, dass Ihnen etwas zustößt.

Ein Banksafe ist der ideale Ort, um diese Papiere vor Feuer oder Einbrechern zu schützen. Oder wählen Sie einen sicheren Platz im Haus – irgendwo im Bücherregal sind Ihre Dokumente vor Einbrechern übrigens sicherer als an einem hervorgehobenen Ort. Kopieren Sie diese wichtigsten Unterlagen, und bewahren Sie die Kopien getrennt von den Originalen auf.

Steuer: Lohnsteuerkarte (sofern sie nicht beim Arbeitgeber ist), sämtliche Belege, die Sie für die Anfertigung einer Steuererklärung benötigen (Bescheinigungen von Versicherungen, Aktiendepots), eine Kopie der Steuererklärung – nachdem Sie sie beim Finanzamt abgegeben haben – sowie der Steuerbescheid (wenn Sie ihn vom Finanzamt erhalten). Und ab ins Archiv. Denken Sie an die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Selbstständige und Unternehmer. Legen Sie für jedes Jahr einen neuen Steuerordner an.

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Finanzen: Hierher kommen alle Unterlagen rund um Ihr Girokonto (wenn Sie einen Steuerberater haben, legen Sie die mit einem Sternchen versehenen Unterlagen direkt in den Steuerordner): Kontoauszüge*, Kreditkartenabrechnungen*, Korrespondenz mit der Bank. Außerdem alle Papiere, die im Zusammenhang mit Ihrem Depot*, Fonds*, Bausparvertrag* und Sparbuch* stehen. Richten Sie für die einzelnen Bereiche jeweils einen Ordner ein, wenn Sie viele Unterlagen haben.

Versicherungen: Kopien der Policen und Korrespondenz. Eröffnen Sie für jede Versicherungsart eine eigene Abteilung: Haftpflicht, Hausrat, Kfz etc.

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Wohnen: Mietvertrag, Kautionsbescheinigung bzw. Kopie des Kaufvertrags, Verträge mit Wasserwerk, Stromversorger, Gaszulieferer, Telekom; Korrespondenz mit dem Vermieter bzw. der Gemeinde, Grundbuchamt.

Auto: Unterlagen über Reparaturen, Käufe und Verkäufe bzw. Leasing-Vertrag, Prospekte des Neuen.

Geräte: Garantiescheine, Rechnungen und Kundendienstleistungen für all Ihre Haushaltsgeräte und Einrichtungsgegenstände (siehe auch Seite 5).

Beruf: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Korrespondenz mit dem Arbeitgeber, Reisekostenabrechnungen.

Zusätzliche Ordner, die sich bewährt haben:

Verträge: alle Unterlagen zu Verpflichtungen, die Sie abgeschlossen haben: Abonnements (Zeitung und Zeitschriften mit Kündigungsfristen), Unterlagen über Organisationen, Parteien, Vereine und Clubs mit den entsprechenden Kündigungsfristen, Papiere zu BahnCard, Miles and More sowie anderen Punktesammel-Systemen, Graburkunde, Grabpflegevereinbarungen.

Kinder: Richten Sie für jedes Kind einen Ordner ein. Für Zeugnisse, Urkunden, Aufzeichnungen, Erinnerungsfotos, Texte und sonstige eigene Arbeiten.

Gesundheit: Unterlagen über ärztliche Untersuchungen, Aufzeichnungen über Ihre persönliche Krankheitsgeschichte (sehr hilfreich für die so genannte Anamnese beim Arzt), Korrespondenz mit Ärzten, Rechnungen. Haben Sie viel Material, legen Sie für jedes Familienmitglied einen eigenen Ordner an.

Haustiere: Züchterpapiere, Untersuchungsheft, Impfpass, Adresse und Telefonnummer des Tierarztes, Korrespondenz mit dem Tierarzt. Legen Sie den Ordner unter dem Namen Ihres Tieres an.

Hängeregister, die sich bewährt haben:

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Papiere für den täglichen Gebrauch, die schnell überholt sind, brauchen Sie nicht umständlich zu lochen und abzuheften. Hier ist eine Hängeregistratur am einfachsten, in deren Mappen Sie die Dinge hineinwerfen.

Kinder: Richten Sie für jedes Kind eine Hängemappe für aktuelle Angelegenheiten ein. Darin sammeln Sie Termine – Elternabend, Schulfest, Wettkämpfe, Klassenlisten, Zeitschriftenartikel zum Thema Schule/Kindergarten.

Kirche: Gottesdienstplan, Gemeindebrief, Spendenbescheinigungen*.

Freizeitgestaltung: Für jedes Hobby eine Mappe – Theater,  Museen, Vorträge, Musik, Sport, Fitness, Garten.

Internet: Gutscheine für die Benutzung von Wissensportalen usw., Notizen zu einer tollen Website.

Autor: Tiki Küstenmacher


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