Zeitmanagement

Zeitmanagement: Die Kunst der Priorität


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Wie Sie es schaffen, dass Ihre Zeit und Ihre Aktivitäten stets zusammenpassen

Es ist eine Kunst, Dinge so zu erledigen, dass dabei keine Hektik aufkommt. Das macht ein gutes Zeitmanagement aus. Wenn Sie diese Kunst nicht beherrschen, können schon harmloseste Aufgaben Panik auslösen: Sie befassen sich mehr mit Ihrer Zeitnot als mit dem eigentlichen Thema. Das ist nicht nur ungesund, sondern auch höchst uneffizient. Wenn Sie aber die Kunstfertigkeit erlernen, die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit und Ihre Aktivitäten aufeinander abzustimmen, wird Ihre Arbeit Ihnen Energie und Vergnügen zuführen. Mit den folgenden Zeitmanagement Tipps der amerikanischen Beraterin Julie Fuimano sehen Sie, was zu tun ist.

Zeitmanagement Regel Nr.1: Bremsen Sie die Hektik

Es gibt geschäftige, prall mit Verpflichtungen angefüllte Zeiten. Geschäftig heißt aber nicht produktiv. Sie können alle Hände voll zu tun haben, ohne Ihren Zielen einen Schritt näher zu kommen. Gerade wenn Sie Stress spüren und in die so genannte „operative Hektik“ verfallen, sollten Sie gegenüber den Anforderungen von außen besonders skeptisch werden: Ist dieser frisch an Sie herangetragene Termin wirklich notwendig? Lässt er sich verschieben oder am besten ganz streichen?  Bedenken Sie: In überreizter Stimmung ist Ihre Wahrnehmung für Wichtiges und Unwichtiges meist getrübt.

Halten Sie Ihre Prioritäten fest

Schreiben Sie auf, was Sie derzeit belastet und was getan werden muss, damit Sie wieder erleichtert sind. Tun Sie es wirklich. Nehmen Sie sich dafür Zeit. Es ist der beste Verwendungszweck für Ihre Zeit überhaupt. Schreiben Sie Ihre Liste, sobald Sie die Lektüre dieses Artikels beendet haben. Es gibt keine Prioritätenplanung ohne Papier! simplify-Tipp: Notieren Sie jede wichtige Aufgabe auf einen einzelnen Post-it-Zettel, dann können Sie die Reihenfolge leicht ändern.

Setzen Sie sich selbst auf Platz 1

Ihre Gesundheit, regelmäßige Bewegung, richtige Ernährung, ausreichend Schlaf und Zeit für Partnerschaft und Liebe sind wichtiger als alles andere. Wenn Sie nicht rundum gesund sind, verlieren alle anderen Prioritäten schlagartig ihren Wert.

„U“ nach oben!

Stellen Sie alle „netten kleinen Wünsche“ und alle Aktionen, die Sie gerne tun, an das Ende Ihrer Liste. Auf die vorderen Plätze gehören Aufgaben, die wichtig sind und aus verschiedensten Gründen immer wieder verschoben wurden. Meist, weil sie eine kleine Unannehmlichkeit enthalten. Wenn Sie das Unangenehme erledigt haben, machen die „netten kleinen“ Sachen doppelt so viel Freude. Berücksichtigen Sie das bei Ihrem Zeitmanagement.

Selbermachen zählt

Streichen Sie alle Aufgaben von Ihrer Liste, die nicht von Ihnen selbst ausgeführt werden können. Die Probleme anderer gehören auf die Prioritätenliste der betroffenen Person. „Bessere Schulnoten für Sven“ ist eine Aufgabe, für die Sven zuständig ist! Machen Sie ihm klar, dass Sie das Problem ihm überlassen und auf ihn vertrauen.

Lassen Sie sich helfen

 

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Gibt es Punkte auf Ihrer Liste, bei deren Erledigung Sie die Mithilfe anderer in Anspruch nehmen können? Seien Sie bereit, Ihre Last mit anderen zu teilen. Zeigen Sie Ihrem Ehepartner Ihre Aufgabenliste – auch die Pflichten, für die Sie sich vielleicht schämen, dass Sie sie sich haben aufhalsen lassen. Ihre Arbeit fällt Ihnen leichter, wenn Sie wissen, dass Ihr Partner alle Ihre Aufgaben und Schwierigkeiten kennt.

Verankern Sie Ihr Zeitmanagement im Kalender

Versehen Sie jeden Punkt Ihrer Liste mit einem realistischen, aber klar definierten Datum (also nicht „nächstes Jahr“, sondern 30.6.2011). Prüfen Sie, welche Aufgabe vor einer bestimmten anderen erledigt sein muss. So setzen Sie Prioritäten.

Bestimmen Sie Gold, Silber und Bronze

Machen Sie sich 3 kleine Aufsteller, am besten in Goldgelb, Silbergrau und Bronzebraun, und schreiben Sie jeweils das Stichwort Ihrer 3 Top-Prioritäten darauf. Wählen Sie dabei nicht die 3 dringendsten, sondern die 3 wichtigsten Aufgaben (auf dem goldenen Schild steht also „meine Gesundheit“). Platzieren Sie diese 3 Schilder auf Ihrem Schreibtisch oder wo sonst Sie am häufigsten arbeiten.

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Lieben Sie Ihre Priorität

Eliminieren Sie alle Unterbrechungen und Ablenkungen. Kein Telefon, keine E-Mails, keine Spaziergänge zur Kaffeemaschine, keine Schwätzchen auf dem Flur. Solange die Priorität unerledigt ist, stellen Sie sich vor, Sie wären ein einsamer Marathonläufer, ein Bergsteiger auf dem Weg zum Gipfel, ein Einhandsegler bei der Weltumseglung oder was immer Ihnen als Bild sympathisch ist.

Versprechen Sie wenig

Gewöhnen Sie sich an, beim Annehmen einer Aufgabe leicht tief- und beim Erledigen hochzustapeln: Liefern Sie etwas mehr als vereinbart, schneller als erwartet (aber nicht zu früh, sonst gelten Sie als unterbeschäftigt). Machen Sie das Setzen von Prioritäten zu Ihrer Königsdisziplin. Werden Sie ein Meister im Erledigen des Wichtigen und ein Stümper beim Ausführen des Unwichtigen. Niemals umgekehrt. Viel Erfolg auf dem Weg zu einem kunstfertigen Zeitmanagement!


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