Zeitmanagement

Zeitmanagement für mehr Pünktlichkeit


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Wie Sie in Zukunft nicht mehr zu spät kommen

Wenn Herr A. nach Hause kommt, ist seine Familie meist schon halb mit dem Abendessen fertig. 15 Leute sitzen bereits seit einer Viertelstunde im Konferenzzimmer, bevor Abteilungsleiterin B. endlich eintrifft. Der Kirchenchor ist jedes Mal mitten im Einsingen, wenn Herr C. sich schuldbewusst in die 2. Reihe schleicht. Die Folgen: Verärgerung bei den Wartenden, Verschwendung von kostbarer (Arbeits-)Zeit. Hier unsere simplify-Tipps, wie Sie in Ihrem Zeitmanagement gegen diese schlechte Gewohnheit angehen.

Machen Sie einen Pünktlichkeitscheck

„Niemand kann immer pünktlich sein.“ Wer so denkt, neigt oft zu Unpünktlichkeit, ohne sich dessen bewusst zu sein. Überprüfen Sie Ihre Selbsteinschätzung, indem Sie andere Menschen – Ihre Familie, Freunde, Kollegen – fragen, am besten konkret nach einer häufigen Situation wie Mahlzeiten oder Meetings.

Das A und O für mehr Pünktlichkeit ...

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... ist mehr Realismus in Sachen Zeitbedarf. So trainieren Sie ihn: Schätzen Sie mehrmals am Tag, bevor Sie eine Tätigkeit beginnen, wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Anschließend registrieren Sie per Stopp- oder Armbanduhr, wie lange Sie tatsächlich dafür gebraucht haben. Notieren Sie sich Soll- und Ist- Zeiten. Nach einer Woche werden Sie bereits merken: Ihre Einschätzungen sind akkurater geworden.

Bei Terminen und Feiern trifft oft der am spätesten ein, der den kürzesten Weg hat. Kalkulieren Sie auch für die paar Meter in die Nachbarstraße Vorbereitungs- und Wegzeit ein. Werden Sie dort um 20 Uhr erwartet, sollten Sie nicht erst um 20 Uhr die Schuhe anziehen.

Vergessen Sie exaktes Timing

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Viele Menschen kommen zu spät, weil sie versuchen, auf die Minute genau zu kommen – in ihrer Zeitkalkulation fehlt jeglicher Puffer. Abhilfe: Denken Sie in Ihrem Zeitmanagement in Zeiträumen statt in Zeitpunkten. Sagen Sie nicht „Ich muss Punkt 18 Uhr die Kinder abholen“ sondern „Ich kann die Kinder zwischen 17:45 und 18:00 Uhr abholen.“

Fangen Sie kurz vor dem Weggehen keine größere Arbeit mehr an, sondern allenfalls eine Tätigkeit, die sich jederzeit unterbrechen lässt (z. B. Blumen gießen). Wenn Sie im Büro am PC sitzen, lassen Sie sich von Outlook 15 Minuten vor dem Weggehen an Ihren Termin erinnern (Erinnerungsfunktion).

Zeitgeschenk statt sinnloser Wartezeit

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Ist Ihnen Ihre Zeit zu kostbar zum Warten? Das Problem: Wer selbst ungern wartet, lässt andere gerne warten – und macht sich unbeliebt. Die Alternative: Überlegen Sie, wie Sie eine durch Verfrühung verursachte Wartezeit gewinnbringend verbringen könnten. Tragen Sie immer etwas bei sich, mit dem Sie sich ein paar Minuten beschäftigen können (Buch, Zeitung, Arbeitslektüre, Terminplaner, Notizblock). Oder nehmen Sie sich vor, sich in der Wartezeit zu entspannen, indem Sie eine Runde Frischluft tanken, den Himmel oder die Blumenbeete vor dem Gebäude betrachten etc.

Lassen Sie es klingeln!

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Pünktlichkeitshindernis Nr. 1 bei vielen Menschen: das Telefon. Auch wenn sie eigentlich schon aus der Tür sind, gehen sie noch dran.Wenn Sie es erfahrungsgemäß schaffen, Anrufer binnen einer halben Minute zu vertrösten, ist das in Ordnung. Ansonsten sollten Sie Ihren Anrufbeantworter rangehen lassen. Wer Sie am Telefon nicht erreicht, ist nur vielleicht verärgert; wer warten muss, weil Sie wieder einmal zu spät kommen, mit hoher Wahrscheinlichkeit!

Vorsicht, Handyfalle!

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Auch das Handy verführt zur Unpünktlichkeit, denn viele unpünktliche Menschen glauben, ein „Ich komme etwas später“-Anruf von unterwegs mache sie wieder pünktlich. Doch meist ersparen Sie damit dem anderen nur die Ungewissheit über Ihr Erscheinen, er muss aber genau so warten und wird zusätzlich noch durch Ihren Anruf genervt.

Üben Sie sich in der Verfrühung

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Wer oft auf den letzten Drücker kommt, macht auch sonst vieles in allerletzter Minute. Dahinter steckt nur manchmal Arbeitsüberlastung, meist jedoch ein Mangel an Prioritätensetzung oder das Bedürfnis nach dem Adrenalinstoß, der sich in solchen Stresssituationen einstellt.

Eine gute Übung, die Sie auf Dauer in andere Bahnen lenkt: Erledigen Sie jede Woche mindestens 2–3 Dinge, bevor es höchste Zeit dafür ist. Kaufen Sie z. B. Geburtstagsgeschenke in der Woche davor statt am Vorabend; fahren Sie tanken, wenn noch genug Benzin im Tank ist; liefern Sie eine Arbeit 1 Tag vor der offiziellen deadline ab.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl


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