Zeitmanagement

Zeitmanagement mit Unterbrechungen


So werden Sie wieder Herr Ihrer Zeit

Schon wieder steht der hilflose Kollege vor Ihnen: „Können Sie mir noch mal helfen?“ Sie seufzen. Er braucht Sie, aber eigentlich müssten Sie dringend weiterarbeiten. Sie ärgern sich, weil Sie gerade so schön im Fluss gewesen waren und ihr Zeitmanagement für diesen Tag bisher perfekt funktioniert hat. Eines der wichtigsten Themen für Ihr persönliches Zeitmanagement: Wie können Sie sich und Ihrer Arbeit treu bleiben, ohne Ihre Mitmenschen vor den Kopf zu stoßen?

Tagesplan

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Schreiben Sie für ein strukturiertes Zeitmanagement bereits am Morgen auf, was Sie an diesem Tag erreichen möchten. Am Schluss streichen Sie mindestens 1 Punkt, denn nur dann ist Ihre Liste realistisch. Notieren Sie für jedes Projekt ein grobes Zeitfenster: Rechnungen schreiben am Vormittag, Waschmaschine reparieren am frühen Nachmittag. Mit einem solchen Tageskonzept sind Sie weniger ablenkbar.

simplify-Tipp: Sie dürfen mit diesen Tageszielen gegenüber Ihren Unterbrechern auch argumentieren: „Ich möchte heute unbedingt diesen Stoß erledigen. Das hat jetzt Vorrang!“

Schotten dicht

Es gibt verschiedene Pforten, durch die Sie zu erreichen sind – und alle bergen potenzielle Ablenkung von Ihrem eigentlichen Zeitmanagement.

simplify-Tipp: Schließen Sie Ihre Tür und heften Sie einen freundlichen Zettel daran: „Bitte nicht stören – ab 14 Uhr wieder.“ Lehnen Sie die Tür nur an, dann bedeutet das, dass man Sie in dringenden Fällen doch besuchen darf. Probieren Sie die automatische E-Mail-Beantwortung Ihres Mail-Programms und erklären Sie, dass Sie morgen gerne wieder alle Mails beantworten werden. Leiten Sie Ihre Anrufe auf Kollegen um oder sagen Sie per Anrufbeantworter: „Bin ab 14 Uhr zu erreichen.“

Kooperative Kommunikation

Sprechen Sie mit allen potenziellen Störern über Ihre Vorgehensweise. Stellen Sie klar, dass sie nicht persönlich gemeint sind, sondern dass Sie Ihre Arbeit gut erledigen möchten und Ihre effektivste Phase (z. B. der Vormittag) Ihnen sehr wertvoll ist.

simplify-Tipp: Vereinbaren Sie mit Kollegen (beim Arbeiten zu Hause mit den Familienmitgliedern), dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht erreichbar sind, z. B. von 9 bis 12 Uhr. Als Schüler oder Student kann man sich vor entscheidenden Prüfungen auch einmal für 2 Wochen von seinen Freunden abmelden. Besuchen Sie in selbst gewählten Pausen von sich aus Ihre Freunde oder Kollegen für kurze Treffen. Damit kommen Sie dem Grund für viele „Störungen“ entgegen: dem instinktiven Wunsch, sich des Zusammenhalts zu vergewissern.

Schnell-Check

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Allen Vorbeugungsmaßnahmen zum Trotz steckt natürlich doch irgendwann mal ein Kollege den Kopf zur Tür herein ...

simplify-Tipp: Fragen Sie direkt und 3fach:Muss es wirklich sofort, muss es wirklich von mir und muss es überhaupt erledigt werden? Falls es ein wichtiges Anliegen bleibt, bieten Sie von sich aus einen Termin an und wenden sich wieder Ihrer Arbeit zu. So kehren Sie schnell zu Ihrem eigentlichen Zeitmanagement zurück.

Der blaue Würfel

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Selbst wenn kein Kollege Sie unterbricht – dann machen Sie es manchmal selbst, indem Sie sich von allem Möglichen ablenken lassen.

simplify-Tipp: Wechseln Sie die Umgebung. Gehen Sie in ein anderes Zimmer oder mit dem Laptop in den Park. Ist das nicht möglich, überlisten Sie sich mental: Stellen Sie sich vor, Sie wären von einem durchsichtigen, blau schimmernden Würfel umgeben, der alle Störungen von außen abhält. Im klaren blauen Licht können Sie Ihre Aufmerksamkeit in zauberhafter Weise auf Ihre Aufgabe im Würfelinneren fokussieren.

 

Manchmal kann es auch helfen, in größeren Einheiten zu planen: Fokussieren Sie sich beim Zeitmanagement doch mal nicht nur auf einen guten Tag, sondern auf eine perfekte Woche!

 


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