Zeitmanagement

Zeitmanagement: Raus aus der Zeitfalle


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Die 4 größten Zeitprobleme - und die Gegenmittel

Alec Mackenzies Buch „Die Zeitfalle" ist ein Klassiker der Zeitmanagement-Literatur. Aus seiner langjährigen Tätigkeit als Organisationsberater trug er die 20 größten Probleme seiner Kunden mit dem Thema Zeit zusammen. Bei einem simplify-Vortrag fragten wir, welche Themen die Menschen heute am meisten drücken. Hier die 4 meistgenannten:

1. Mangelnde Selbstdisziplin

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Problem: Sie bleiben nicht an einer Aufgabe dran, auch wenn die äußeren Störungen (unangemeldete Besucher und Telefonate) wegbleiben. Nun stören Sie sich selbst, Ihre Gedanken schweifen ab, Sie beschäftigen sich mit Unwichtigem.

Lösung: Selbstbestrafungen wären der falsche Weg zum gelungenen Zeitmanagement. Führen Sie Selbstgespräche, in denen Sie sich Mut machen. Geben Sie sich eine positive Selbstbezeichnung, also: „Ich bin ein Top-Produktmanager und arbeite methodisch und effizient" anstelle von: „Ich lasse mich so leicht ablenken, ich bin nun mal so." Schaffen Sie sich Verstärkungen: Halten Sie Ihre Ziele sichtbar vor Augen. Setzen Sie sich Fristen (Sie selbst, nicht andere!). Nehmen Sie sich eine erfolgreiche Persönlichkeit zum Vorbild.

2. Zu wenig Planung

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Problem: Sie fahren zur Arbeit, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. Und fragen sich auf dem Heimweg, warum Sie den ganzen Tag nicht dazu gekommen sind.

Lösung: Sie hatten keinen wirklichen Plan, sondern eine Art vage Hoffnung. Wer keinen eigenen klaren Plan hat, wird von anderen „verplant". Wenn Sie etwas schaffen wollen, brauchen Sie einen klaren, schriftlichen Plan, möglichst im Stundenrhythmus. Das gilt ganz besonders für große Projekte. Also nicht: „9_12.30 Uhr: Bericht schreiben", sondern: „9 Uhr: Material sammeln; 10 Uhr: Pause; 10.15 Uhr: Bericht verfassen; 11 Uhr: Frau Link zur Korrektur geben, währenddessen Telefonate erledigen; 11.30: Korrekturen einfügen und ausdrucken; 12 bis 12.30 Uhr: Pufferzeit."

Extra-Trick: Wenn Sie 1 Stunde für eine Tätigkeit einplanen, stellen Sie einen Kurzzeitwecker auf die Hälfte der Zeit ein, also 30 Minuten. Beim Klingeln sehen Sie, ob Sie „gut in der Zeit" liegen oder „Gas geben" müssen.

3. Ablenkung durch „Krisenmanagement"

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Problem: Die schönsten Zeitplanungen werden über den Haufen geworfen, weil irgend ein Notfall gemanagt werden muss.

Lösung: Über die Hälfte aller „Krisen" sind gar keine. Es sind Probleme, die die Betroffenen wunderbar selbst lösen könnten, wenn Sie z. B. außer Haus wären. Machen Sie's wie Winston Churchill, der seine Mitarbeiter anwies: „Unterbrechen Sie meinen Mittagsschlaf ausschließlich im Fall einer Krise. Wobei ich Krise definiere als bewaffnete Invasion der britischen Inseln."

Zu viel auf einmal

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Problem: Gerade „gute Leute" tendieren dazu, sich voller Vertrauen auf die eigene Leistungsfähigkeit zu viel vorzunehmen. Vor allem Frauen leiden unter dem „Superfrau-Syndrom": perfekte Hausfrau, Mutter, Kollegin und Partnerin.

Lösung: Arbeiten Sie nicht härter, sondern geschickter. Geben sie unwichtige Aufgaben ab (auch wenn sie vielleicht reizvoll wären). Erinnern Sie sich an Murphys 2. Gesetz: „Alles dauert länger, als man denkt." Planen Sie Pufferzeiten ein. Hören Sie auf, sich einzureden, unter Druck am besten zu arbeiten. Niemand arbeitet unter Druck wirklich gut.

Wenn Sie alle 20 Fallen fürs Zeitmanagement wissen möchten: Alec Mackenzie, Die Zeitfalle. Sauer-Verlag, Heidelberg 1995. ISBN 3-7938-7136-3, gebraucht erhältlich.

Autor: Tiki Küstenmacher


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