Zeitmanagement

Zeitmanagement: So bleiben Ihre Prioritäten auch wirklich auf Platz 1


zeitmanagement_elefant

Die besten Tipps gegen alltäglichen Schlendrian und Chaos auf dem Schreibtisch

Der Schlüssel zu erfolgreichem Zeitmanagement liegt in der Planung, der Konzentration auf das wirklich Wichtige. Eigentlich führt der Begriff „Zeitmanagement" in die Irre - denn die Zeit können Sie nicht managen. Sie verrinnt immer im gleichen Sekundentakt. Managen können Sie nur sich selbst. Jedes „Zeitproblem" ist in Wirklichkeit ein Prioritätenproblem.

Der Kleinkram drängelt sich vor

Im Lauf der Zeit verblassen die großen Ziele und Träume. Stattdessen wird der Alltag zunehmend von dringenden Dingen regiert, die alle laut „Erledige mich!" schreien, aber für Ihr Lebensziel unwichtig sind. Es geht zu wie in einem überfüllten Restaurant: Nur wer schreit, wird noch bedient.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität und ein unzufriedenes Grundgefühl ist das Diktat der Dringlichkeit. Jeder will etwas von Ihnen, und zwar sofort. Folge: Sie schieben die großen Prioritäten Ihres Lebens beiseite. Der Kleinkram wandert auf Platz 1. Das Geheimnis eines gelungenen Lebens: Geben Sie dem Vorrang, was wirklich zählt. Hier ein paar bewährte Hilfen für ein besseres Zeitmanagement:

 

zeitmanagement_mmm

Lassen Sie die wichtigen Dinge schreien

Geben Sie Ihren persönlichen Prioritäten den gleichen Raum wie dringenden Terminen: Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand und tragen Sie in jeder Woche (bis zum Jahresende) einen mindestens 1-stündigen Termin ein. Nennen Sie ihn einfach MMM. Das steht für „Meeting mit mir" und bedeutet, dass Sie in dieser Zeit keine anderen Termine annehmen. Im wöchentlichen MM-Meeting kümmern Sie sich ausschließlich um Ihre langfristigen Prioritäten und lassen alle dringenden Sachen liegen. Das ist am Anfang hart, aber schon bald werden Sie die enorme Energie spüren, die davon ausgeht.

Bauen Sie um: vom Pizza-Express zum Restaurant

Bei dringenden Aufgaben re-agieren Sie, ähnlich wie ein Lieferservice für Pizzas, der 30 Minuten nach dem Anruf das Gericht beim Kunden abliefern muss. Wenn zu viele Bestellungen gleichzeitig hereinkommen, bricht das ganze System zusammen.

Ein Restaurant der gehobenen Kategorie lässt sich auf diese Arbeitsweise nicht ein. Es agiert: Hier muss der Gast reservieren, kann sich dann aber auf guten Service verlassen. Betrachten Sie sich in Ihrem Beruf nicht als Schnell-Bäcker, sondern als Gourmet-Koch, und machen Sie den Unterschied auch Ihren Kunden und Mitarbeitern klar. Sagen Sie vorher genau, wie viel Zeit Sie benötigen. Machen Sie dabei keine unrealistischen Versprechungen.

Haben Sie die Woche im Blick

zeitmanagement_woche

Stellen Sie um von Tages- auf Wochenplanung. Jede Woche hat einen Sonntag, an dem Sie verschnaufen können und nicht arbeiten müssen. Dadurch sind die 6 Tage davor der natürliche Rhythmus für die Erledigung von Aufgaben. Die Wochenplanung ist die Brücke zwischen den kurzfristigen dringenden Tagesaktionen und den langfristigen wichtigen Visionen Ihres Lebens. Prüfen Sie jeden Sonntag: Bin ich in der vergangenen Woche meiner Vision ein Stück näher gekommen?

Geben Sie sich einen „zweiten Sonntag"

Eine alte Regel für ein gutes Zeitmanagement ist das Einplanen von Pufferzeiten. In der Praxis funktioniert das selten - stets drängeln sich neue dringende Aufgaben in die von Ihnen freigehaltenen Lücken. Probieren Sie es mit einer radikaleren Lösung: Betrachten Sie einen halben Wochentag als „zweiten Sonntag", etwa den Mittwochnachmittag oder den Donnerstagvormittag. An diesem halben Tag nehmen Sie keine Termine an. Widmen Sie sich Ihrer Vision. An Ihrem persönlichen Zweitsonntag kommen Sie viel eher auf die entscheidenden Ideen als während der hektischen Normal-Tage.

zeitmanagement_kompass

Kümmern Sie sich um Ihre 4 Lebenssäulen

Verwenden Sie diesen Wochenkompass als Planungshilfe für Ihre persönlichen Prioritäten, denen Sie sich an Ihrem „zweiten Sonntag" und während Ihrer MMM-Termine widmen.

Diesen Artikel verfasste Prof. Dr. Lothar J. Seiwert, laut Focus Deutschlands tonangebender Zeitmanagement-Experte. 

simplify-Sofort-Tipp: 

Nehmen Sie Ihren Terminplaner zur Hand und tragen Sie in die To-Do-Listen und Terminspalten der nächsten 14 Tage relativ wahllos das Wort "Lebenstraum" ein. 

Dann werden Sie sich mitten im Diktat der Pflichten daran erinnern, dass Ihr Lebenstraum nicht nur aus Kurzfristigkeiten besteht.


zum nächsten Artikel
zum vorherigen Artikel
simplify organisiert: Selbstorganisation