Zeitmanagement

Zeitmanagement: Wie Sie nie wieder zu spät beliefert werden


zeitmanagement_reiterin

So motivieren Sie unpünktliche Menschen zur Pünktlichkeit

Ständig sind Sie auf andere angewiesen, im Berufsleben wie zu Hause: dass der Installateur die Heizung in Ordnung bringt; dass der Kollege den vereinbarten Bericht schreibt; dass die Frau vom Vertrieb das neue Produkt gut verkauft; dass der Sohn den Dankesbrief an Tante Margot schreibt. Dabei gibt es häufig zeitliche Probleme: Der Beauftragte fängt seinen Job zu spät an und wird nicht rechtzeitig fertig. Das ist zwar dessen Schuld, aber Sie können als Auftraggeber ganz wesentlich zum Erfolg Ihres Auftragnehmers beitragen. Hier die wichtigsten Erkenntnisse:

Planen Sie Pufferzeit ein

Wer termingerechte Ausführung verlangt, muss auch termingerecht beauftragen. Beispiel: Sie erwarten am 17. März wichtige Gäste, und Ihr Schreiner soll bis zu diesem Zeitpunkt Ihr Gästebett renoviert haben. Erzählen Sie Ihrem Auftragnehmer lieber, die wichtigen Gäste kämen am 1. März - und nehmen Sie rechtzeitig genug Kontakt mit dem Schreiner auf.

zeitmanagement_pufferzeiten

Haken Sie nach

Sprechen Sie von Anfang an über das Thema Zeitmanagement - sachlich, ohne vorauseilende Vorwürfe. Je genauer Sie die Arbeitsabläufe Ihres Auftragnehmers kennen, umso besser. Beispiel: Wie lange braucht der Schreiner für das Bett? Er antwortet: 14 Tage (1 Woche fürs Abbeizen, Schleifen und Verleimen, 1 Woche fürs Lackieren inklusive aller Trockenzeiten). Dann rufen Sie ihn am 13. Februar an und fragen nach. Ganz egal, was er Ihnen von der Überlastung seiner Werkstatt erzählt - jetzt ist Ihr Auftrag dran! Zusätzlichen Nachdruck verleihen Sie Ihrer Forderung, indem Sie den Liefertermin exakt benennen und sagen, dass Sie sich dafür extra ½ Tag Urlaub nehmen werden.

Setzen Sie Zwischenziele

Lassen Sie sich nachprüfbare Zwischenergebnisse vorlegen. Vereinbaren Sie bei langfristigen Arbeiten immer einen Zeitplan mit mehreren Stationen. Bei einer 14 Tage dauernden Arbeit dürfen Sie sich nicht erst 1 Tag vor dem vereinbarten Liefertermin melden. Beispiel: Das Bett muss nach 1 Woche fertig sein zum Lackieren. Wirksamen Druck können Sie ausüben, indem Sie ankündigen, Sie kämen nach 1 Woche in die Werkstatt, um sich das unlackierte Bett anzusehen.

Ermuntern Sie 

Ist der Auftrag erst einmal erteilt, sind Auftraggeber und Auftragnehmer gegenseitig voneinander abhängig. Drohungen helfen dann nicht mehr, wohl aber lobende Ermunterungen. Ihr Auftragnehmer wird Sie gut behandeln, wenn Sie 1. ein freundlicher Kunde sind und 2. genau wissen, was Sie wollen. Beispiel: Sie sind außer sich, dass das Bett am 1. März immer noch nicht fertig ist, und schimpfen: „Das war der letzte Auftrag an Sie!" Tun Sie's lieber nicht. Denn wenn der Schreiner weiß, dass Sie nie wieder etwas bei ihm bestellen werden, erledigt er Ihren Auftrag mehr schlecht als recht. Sagen Sie stattdessen: „Ich weiß, dass Sie hervorragende Leistungen bringen können. Deshalb habe ich Sie gewählt."

Wagen Sie Gefühle

Schildern Sie Ihrem Auftragnehmer, was seine Verzögerung bei Ihnen für Schwierigkeiten auslöst - nicht nur organisatorischer Art, sondern auch bei Ihnen persönlich. Chronisch zu spät liefernde Menschen können schlecht Nein sagen (daher kommen ja ihre Zeitmanagementprobleme) und sind emotional sehr empfindsam (auch wenn das möglicherweise unter einer rauen Schale verborgen ist). Bauen Sie daher eine gute gefühlsmäßige Verbindung auf. Sie müssen ja nicht gleich dicke Freunde werden - aber vermeiden Sie Feindseligkeiten, auch wenn Sie noch so wütend sind! Gut sind Formulierungen wie: „Auf Ihr fertiges Werk freue ich mich schon!"

Sorgen Sie für lügenfreie Atmosphäre

Auftragnehmer unter Druck beginnen zu lügen. Das Problem dabei: Wenn Sie das merken und den anderen darauf ansprechen, wird aus einem einfachen Arbeitsauftrag ein moralisches Verhör. Das tötet beim Auftragnehmer den letzten Rest von Arbeitsfreude, macht ihn (je nach Typ) aggressiv oder deprimiert - und bringt keinen der Beteiligten weiter. Lassen Sie es deshalb nie so weit kommen. Sorgen Sie dafür, dass der Kontakt nie abbricht. Geben Sie Ihrem Gegenüber Gelegenheit, Terminschwierigkeiten rechtzeitig zu äußern, ohne dass er darüber das Gesicht verlieren muss.

Trösten Sie sich

Mittelmäßige Handwerker, Mitarbeiter, Kreative usw. haben immer sofort Zeit für Sie. Gute aber sind fast immer voll ausgelastet. Dafür bekommen Sie als Kunde aber gute Qualität.


zum nächsten Artikel
zum vorherigen Artikel
simplify organisiert: Selbstorganisation