Zeitmanagement

Zeitmanagement: So wehren Sie sich gegen Zeitdiebe – und stehlen selbst anderen keine Zeit


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„Höflichkeit der Könige“ hat man die Pünktlichkeit genannt. Die meisten Menschen verstehen darunter vor allem: zur vereinbarten Zeit da sein. Doch mindestens genauso wichtig ist es, einen Zeitrahmen für Meetings, Gespräche, gesellige Zusammenkünfte zu vereinbaren und diesen Zeitrahmen auch einzuhalten. So gelingt Ihnen das richtige Zeitmanagement.

Früher stoppen als erwartet

Typisch: Ein Redner beginnt seinen Vortrag zum vereinbarten Zeitpunkt, spricht aber 10 Minuten länger, als ausgemacht. Er selbst hält das für eine Lappalie, vielleicht sogar für einen Beweis seiner Kompetenz, denn er hätte „ja noch stundenlang weiterreden können zu diesem wichtigen Thema“. Tatsache: Bei 300 Zuhörern summieren sich seine paar Minuten Überziehung auf 1 Woche Arbeitszeit! Wer einen Vortrag, eine Präsentation oder ein Meeting nicht rechtzeitig beendet, bringt den Tagesablauf und das Zeitmanagement aller Teilnehmer durcheinander.

simplify-Tipp: Tragen Sie in Ihren Kalender immer Anfangs- und Schlusszeit ein. Vereinbaren Sie vorab mit Gesprächspartnern, wie lange das Gespräch dauern wird. Je mehr Teilnehmer ein Treffen hat, umso wichtiger ist das! Gewöhnen Sie sich an, den vereinbarten Endpunkt nicht nur einzuhalten, sondern möglichst schon ein paar Minuten früher fertig zu werden. Schenken Sie Ihren Mitmenschen etwas Wertvolles: Zeit, die sie zur freien Verfügung haben!

Die Pyramide auf den Kopf stellen

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Typisch: Beim wöchentlichen Meeting der Abteilung müssen alle dabei sein. Am Anfang ist es für alle interessant, aber dann zieht sich’s und verliert sich in Spezialdiskussionen, die nur noch wenige betreffen. Tatsache: Wenn nur 8 Mitarbeiter 1 Stunde lang unnötigerweise am Konferenztisch sitzen, verliert Ihr Unternehmen einen ganzen Arbeitstag!

simplify-Tipp: Organisieren Sie Meetings in Form einer umgedrehten Pyramide. Zu Beginn wird besprochen, was für alle wichtig ist. Vor dem nächsten Tagesordnungspunkt dürfen alle gehen, die vom Rest der Themen nicht mehr betroffen sind. Vor TOP 3 werden wieder einige entlassen, usw. So etwas zu organisieren ist zunächst mühsam, aber es lohnt sich. Sie müssen für das neue Tagesordnungsprinzip erst Überzeugungsarbeit leisten? Protokollieren Sie beim nächsten Meeting minutengenau, welche Teilnehmer bei welchem Thema nicht gefragt gewesen wären. Über das Ergebnis werden alle staunen!

Lernen Sie von Thomas Gottschalks Gästen

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Typisch: Ihr Chef kann sich mit der pyramidenförmig aufgebauten Konferenz überhaupt nicht anfreunden. Tatsache: Sie haben trotz der Marathon-Meetings Ihre Arbeitspflichten zu erfüllen. Meist beurteilt Ihr Chef Sie anhand Ihrer Leistungen und nicht anhand der Stunden, in denen er Ihr Gesicht im Konferenzraum gesehen hat.

simplify-Tipp: Machen Sie’s wie früher die Promis bei „Wetten dass ...“. Sagen Sie vor dem Beginn einer Besprechung, die erfahrungsgemäß ausufert, dass Sie zu einer bestimmten Uhrzeit gehen müssen. Wenn Sie Ihren Wunsch überzeugend vortragen, haben Sie gute Chancen, dass die betreffenden Themen an den Anfang gesetzt werden und Sie Ihr Zeitmanagement einhalten können.

Lunchen mit klarer Kante

Typisch: Ein gemeinsames Mittagessen mit Kollegen oder Geschäftspartnern ist eigentlich eine schöne Idee, aber Ihre lieben Mitmenschen haben solch ein Sitzfleisch, dass Ihr halber Arbeitsnachmittag dabei draufgeht. Tatsache: 60 bis 90 Minuten genügen für ein gemütliches „slow food“.

simplify-Tipp: Wählen Sie ein Restaurant, bei dem die Speisen erfahrungsgemäß rasch serviert werden. Reservieren Sie rechtzeitig einen Tisch. Sagen Sie dem Ober (am besten nicht vor den Ohren Ihrer Gäste), bis wann das Essen unbedingt beendet sein muss. Gegenüber Ihren Gästen formulieren Sie das positiv, z. B.: „Bis 14:00 Uhr bin ich ganz für Sie da. Genießen wir die nächsten anderthalb Stunden!“ Wichtig: Zahlen Sie 15 Minuten vor dem Ende, damit am Schluss keine Hektik aufkommt.

Quasselstrippen gleich zu Beginn ausbremsen

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Typisch: Der Anrufer (oder die Anruferin) hat sooo viel zu erzählen. Es ist sooo schön, sich mal wieder richtig zu unterhalten! Tatsache: Am Schluss ist eine Dreiviertelstunde und Ihr Zeitmanagement futsch. Sie werden wieder nicht mit dem fertig, was Sie sich vorgenommen hatten.

simplify-Tipp: Wenn Sie während der Arbeitszeit einen Anruf erhalten, der mit dem berüchtigten „Na, wie geht’s?“ beginnt, kontern Sie mit: „Danke, gut, um was geht es?“ Tauschen Sie gleich zu Beginn die wichtigsten Informationen aus. Der darauffolgende Smalltalk dient zwar der Beziehungspflege, Sie dürfen ihn jedoch ohne schlechtes Gewissen abbrechen, wenn dringende andere Arbeiten auf Sie warten.


Tiki Küstenmacher


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