Zeitmanagement

Zeitplanung: Schluss mit unerwartet


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So kommen Sie zu einer realistischen Zeitplanung

Jeder kennt Zeiten, in denen es rundgeht. Problematisch wird’s jedoch, wenn Ihnen häufig oder permanent alles zu viel ist. Viele gestresste Zeitgenossen schieben die Schuld an diesem Zustand auf „Unerwartetes“ und „Ungeplantes“, das quasi schicksalhaft immer wieder über sie hereinbricht. Doch oft haben sie sich selbst hoffungslos überbucht. Wir sagen Ihnen, wo die Fallen liegen und wie Sie sie mit realistischer Zeitplanung am besten umgehen.

„Der Tag hat 24 Stunden ...

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... und notfalls nehmen wir noch die Nacht dazu.“ Klar: eine Milchmädchenrechnung. Einer der wichtigsten Grundsätze guter Zeitplanung: Planen Sie Zeitpuffer für Unerwartetes ein. Das kann ein Papierstau am Kopierer sein, ein Autostau auf dem Heimweg, ein unangekündigter Besuch, der plötzliche Defekt Ihrer Waschmaschine ... simplify- Tipp: Nehmen Sie jetzt Ihren Kalender in die Hand: Wo sind Ihre Zeitpuffer für morgen, für die kommende Woche und für den kommenden Monat? Finden Sie nicht genug davon, sollten Sie gleich mit dem Streichen beginnen.

1. Falle: Rosa Erinnerungen

Das Problem: Obwohl Sie es aus Ihrer Erfahrung heraus eigentlich besser wissen müssten, unterschätzen Sie den terminlichen oder zeitlichen Aufwand einer Sache völlig. simplify-Tipp: Helfen Sie Ihrem Gedächtnis anhand alter Terminkalender (oder eines Tagebuchs) auf die Sprünge. Blättern Sie nach: Wie oft sind Sie mit Ihrem Ältesten zum Kieferorthopäden gegangen? Wie viele zusätzliche Kundentermine hatten Sie letztes Jahr in Vertretung für den Kollegen Maier? Holen Sie sich die nackten Fakten ins Gedächtnis zurück – und auch, wie es Ihnen dabei ging.

2. Falle: Rosa Prognosen

Das Problem: Sie sind so begeistert von einer Idee, dass Sie nicht daran denken, wie viel Zeit Sie dafür brauchen: Den Vortrag bereiten Sie „locker in einer Stunde“ vor, und die Vorbereitungen für Ihren Geburtstagsbrunch schaffen Sie „fast nebenbei“. simplify-Tipp: Nutzen Sie Ihre Begeisterung, um sich nicht nur Ihr Ziel auszumalen, sondern auch den Weg dorthin. Stellen Sie sich vor, in welchen Läden Sie für Ihren Brunch einkaufen und was Sie alles in der Küche zu tun haben werden. Je mehr Details Ihnen dabei in den Sinn kommen, desto realistischer wird Ihre Zeitprognose ausfallen.

3. Falle: Termine als Bestätigung

Das Problem: Nur ein übervoller Terminkalender schenkt Ihnen die Gewissheit, dass Sie – beruflich und privat – gefragt sind. Damit dies auch so bleibt, sagen Sie bei allem zu, was sich Ihnen bietet. simplify-Tipp: Üben Sie, abzusagen und mit leeren Flecken im Kalender zu leben. Probieren Sie es erst im privaten Bereich aus (z. B. mit einem unverplanten Wochenende) und dann im Beruf (etwa indem Sie auf die Teilnahme an einer Tagung, einem Meeting verzichten). Sagen Sie sich selbst: „Ich bin wichtig und brauche keine Bestätigung durch viele Termine.“

4. Falle: Zu viele Zeitplanungsinstrumente

Das Problem: Neben Ihrem beruflich genutzten Zeitplaner führen Sie daheim noch einen Familien- und einen Geburtstagskalender. Ihre beruflichen Aufgaben verwalten Sie mithilfe mehrerer Ordnungsmappen, Ihre vielen privaten Erledigungen notieren Sie auf einer Vielzahl kleiner und großer Schmierzettel. simplify-Tipp: Verschaffen Sie sich eine bessere Übersicht, indem Sie Ihre Zeitplanung in eine Hand legen: in die Ihres Hauptzeitplaners, der alles wissen muss und den Sie immer griffbereit haben. Notieren Sie darin auch Ihre To-dos.

5. Falle: Vage Zusagen

Das Problem: Sie halten sich gern alle Möglichkeiten offen und sagen Termine oder die Übernahme von Aufgaben oft nur vage zu: „Wenn Not am Mann ist, kann ich schon mal mit anpacken.“ Rechnet Ihre Umgebung jedoch trotzdem fest mit Ihnen, fühlen Sie sich gezwungen, zu Ihrer Zusage zu stehen. simplify-Tipp: Treffen Sie für sich eine Entscheidung, und kommunizieren Sie diese (insbesondere ein „Nein“!) unmissverständlich. Müssen Sie erst andere Termine klären, vereinbaren Sie, bis zu welchem Zeitpunkt Sie Bescheid geben werden. Fragen Sie Ihrerseits nach, wenn andere sich Ihnen gegenüber unverbindlich geben: „Klappt der Termin definitiv?“, und machen Sie die Konsequenzen klar: „Wenn wir kurzfristig umplanen müssen, wird die Reise teuer.“

6. Falle: Zeit als Meer

Das Problem: Sie leben nach dem Motto „Als Gott die Zeit machte, hat er genug davon gemacht“ (Heinrich Böll, Irisches Tagebuch). Zeit ist für Sie wie ein großes Meer. simplify-Tipp: Denken Sie um. Sehen Sie Ihre Zeit als einen großen Bücherschrank. Ist das Regal voll, müssen Sie Bücher ausmisten, um neue einzustellen.Wenn Sie dagegen versuchen, Bücher mit Gewalt hineinzustopfen, werden manche beschädigt, und andere fallen hinten runter – möglicherweise die besonders wichtigen. Übrigens: Gerade wenn Sie gern spontan Bücher kaufen, sollten Sie etliche Regalbretter für „Neuzugänge“ reservieren.

 

Doch nicht nur Unerwartetes kann Ihre gesamte Planung zunichte machen: Wenn die Zeitdiebe an die Tür klopfen, fällt es oft schwer, ihrer Ablenkung zu entgehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auch die Zeitdiebe endlich besiegen!


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