Zwei Maßnahmen für effektivere Besprechungen

Es gibt jede Menge Umfragen zum Thema "Besprechungen", und sie haben - mit geringfügigen Prozentpunkt-Abweichungen - immer die gleichen Ergebnisse: Erfolgreiche Besprechungen sind generell zu lang, zu häufig und zu ergebnisarm sind.

Nachfolgend zwei (nur zwei!) einfache Tipps, deren konsequente Umsetzung die Umfrage-Ergebnisse zu Besprechungen kräftig durchschütteln könnte. Probieren Sie's aus, wenn Sie (erfolgreiche) Besprechungen leiten müssen.

Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen: Es gibt eine Tagesordnung - und sie wird ernst genommen

Bei der zeitlichen Organisation von Besprechungen ist Berechenbarkeit ein klarer Gewinn (wenn Sie Besprechungen moderieren: pünktlich beginnen und enden), und sie ist ein Muss bei der inhaltlichen Organisation von erfolgreichen Besprechungen. Die Teilnehmer müssen ganz genau wissen, welche Ziele mithilfe einer Besprechung erreicht werden sollen - und das am besten schon im Vorfeld.

Das heißt: Es gibt für jede Art von Besprechung eine Tagesordnung. In dieser Tagesordnung sind als TOPs keine Diskussionsthemen, sondern Ziele der Besprechung aufgeführt. Also nicht "Kundenbindung", sondern "Welche Kundenbindungsmaßnahmen werden wir im 1. Halbjahr 2007 umsetzen?" Jedem TOP in der Besprechung ist ein Zeitrahmen zugeordnet. Das können bei einem einfachen TOP auch mal fünf Minuten sein. Diese Zeitangabe hilft im Vorfeld bei der Festlegung der Gesamtdauer einer Besprechung und signalisiert außerdem die Bedeutung des jeweiligen TOPs - so dass nicht kleine Abstimmungspunkte als große Diskussionsthemen aufgefasst werden.

Wichtig für Sie, wenn Sie Besprechungen leiten

Die Tagesordnung geht den Teilnehmern einer Besprechung rechtzeitig vor dem Meeting zu. Das kann bei der wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung der Vortag sein, in anderen Fällen eine Woche oder mehr. Zusammen mit der Tagesordnung erhalten die Teilnehmer - falls sinnvoll - auch Informationsmaterial, mit dem sie sich auf die Besprechung vorbereiten können. Die Besprechung orientiert sich an der Tagesordnung. Wird davon abgewichen, so wird das ausdrücklich vermerkt: "Da der Kollege Meier heute nicht kommen konnte, verschieben wir TOP 4 auf nächste Woche." Solche Spielregeln helfen Besprechungen zu strukturieren!

Das Geheimnis guter Besprechungen: Die Ergebnisse konsequent 1:1 umsetzen

Besprechungen sind nur so gut wie ihre Ergebnisse. Demotivierend wirkt es deshalb, wenn mit viel Engagement erzielte Ergebnisse aus Besprechungen im Rückblick plötzlich nicht mehr so wichtig sind - wenn z. B. Aufgaben, die in einer Besprechung verteilt wurden, nicht erledigt werden, frühere Beschlüsse aus einer Besprechung nicht zur Basis weiterer Diskussionen werden (sodass bestimmte Themen immer wieder diskutiert werden) oder Teilnehmer einer Besprechung (noch schlimmer: der Besprechungsleiter) einen gemeinsam erarbeiteten Beschluss ohne Erklärung einfach umwerfen. Auch hier sind Spielregeln erforderlich, damit Besprechungen unter dem Strich erfolgreich werden.

Einfache Gegenmaßnahme für erfolgreiche Besprechungen

Zu Beginn jedes Treffens wird kurz das Protokoll der vergangenen Besprechung gesichtet. Wenn Sie die Besprechungen leiten, gehen Sie folgende Fragen durch: Welche Ergebnisse gab es, was wurde aus der letzen Besprechung umgesetzt, was nicht und warum nicht? Damit werden Beschlüsse aus Besprechungen besser im Gedächtnis verankert; außerdem hat diese "öffentliche" Kontrolle einen positiven Einfluss auf die Umsetzungsmoral.