Moderne Arbeitsorganisation: Schluss mit dem Zettel-Terror!

Zählen Sie zu den Chefs, die in der Büroorganisation auf jede Menge Zettel, Memos, Ideenskizzen und Zeitungsausschnitte setzen? Das ist für die Arbeitsorganisation natürlich eine gute Möglichkeit, Ideen festzuhalten.

Doch falls Sie das tun, schaffen Sie regelmäßig Ordnung in Ihrem Sammelsurium und lassen Sie kein Schreibtisch-Chaos durch die Zettel aufkommen: Archivieren Sie das Material thematisch und chronologisch in einer Hängeregistratur, in Stehsammlern oder in Ordnern. Mit den folgenden simplify-Tricks wird auch Ihr "Management by Zettel" zu einem effektiven Führungsinstrument in der Personalentwicklung und Arbeitsorganisation. Das reduziert die Anzahl von Besprechungen, spart Zeit und strafft Ihr Zeitmanagement.

1. Zettelwirtschaft aufräumen: Klasse statt Masse

Entwerten Sie Ihre Tipps nicht, indem Sie Ihre Mitarbeiter täglich mit jeder Menge Material "beglücken". Sie stehlen den Mitarbeitern Zeit und bringen das Zeitmanagement durcheinander, wenn sie die (unnötigen?) Informationen lesen müssen. Überlegen Sie genau: Kann der betreffende Mitarbeiter die Informationen, die der Artikel enthält, sofort verwenden? Sind sie für seine Arbeitsorganisation relevant? Für welches unserer aktuellen Projekte ist dieser Zeitungsausschnitt relevant? Falls die Information nicht sofort, aber wahrscheinlich in der Zukunft verwendet werden kann: Archivieren Sie sie unter dem entsprechenden Thema.

2. Moderne Arbeitsorganisation: Informationen mit Anweisungen verbinden

Nehmen wir an, Sie hätten in einer Fachzeitschrift von einer neuen Entwicklung in Ihrer Branche gelesen. Diese Information interessiert sicherlich auch Ihre Mitarbeiter. Also werden Sie den entsprechenden Zeitungsausschnitt kopieren lassen und an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Die kleinstmögliche Begleitnotiz ist "zur Kenntnisnahme" mit Ihrem Namen oder ein lapidares "Wer weiß etwas darüber?" Besser ist es, den Nutzen der Information für die Arbeitsorganisation zu optimieren. Verbinden Sie den Artikel mit einer konkreten Anweisung, einem Vorschlag, einer Bitte o. Ä. zu verbinden.

Beispiel: Der Artikel berichtet über die neuesten Konjunkturdaten, die voraussagen, dass Ihre Branche mit sinkenden Umsatzzahlen rechnen muss. So könnte Ihre Begleitnotiz dazu aussehen: "Die neuen Zahlen des ifo-Instituts sagen unserer Branche schwere Zeiten voraus. Ich würde gerne am kommenden Freitag, dem 28.01.2005, um 14 Uhr mit Ihnen über geeignete Gegenmaßnahmen sprechen. Bitte überlegen Sie bis zu unserer Besprechung, welche unserer Konkurrenten am besten für die Konjunkturflaute gerüstet sein könnten und wie unsere Firma sich besser am Markt behaupten kann."

3. Eindeutig erkennbar dank Form und Farbe

Gewöhnen Sie sich als Chef an, mit einer Farbe zu schreiben, die nur Sie verwenden. Dann können alle sofort erkennen, dass das Memo von Ihnen stammt. In Ministerien z. B. schreibt der Minister grün, der Staatssekretär rot. Alle anderen Mitarbeiter dürfen nur Schwarz oder Blau verwenden. Schreiben Sie Ihre Begleitnotiz zu dem Artikel etc. immer auf ein bestimmtes Papier; die immergleiche Farbe und Form erhöhen den Wiedererkennungswert für Ihre "Chefsache".

4. Büroorganisation: Nehmen Sie Memos von Mitarbeitern ernst

Auch als Chef sind Sie nicht immer über alles informiert, was Ihr Unternehmen betrifft. Sie stecken nicht in der Arbeit, der Arbeitsorganisation, der Büroorganisation der Mitarbeiter drin. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zu sammlen und diese an Kollegen und Sie weiterzugeben. Geben Sie eine feste Memo-Struktur vor, damit jeder Empfänger sofort weiß, worum es geht:

- Dieser Artikel ist interessant, weil...
- Außerdem habe ich zu dem Thema noch Folgendes herausgefunden ...
- Wir sollten Folgendes tun ...

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Informationen in Ihrer Firma keine Einbahnstraße sind. Loben Sie die Weitergabe von Informationen in Besprechungen und vor allem: Nutzen Sie diese!