Arbeitsorganisation und Büroorganisation: Die "Top 5"-Faktoren für optimale Ergebnisse

Was tun wir, wenn wir unsere Arbeitsorganisation verbessern, unsere Büroorganisation optimieren und unser Zeitmanagement straffen wollen? Einen Zahn zulegen? Einen Gang höher schalten? Sich solche Ziele zu setzen, ist die typische Reaktion. Aber sie ist falsch, so der amerikanische Berater Dr. Donald E. Wetmore.

Erfolg entsteht nie aus einem "mehr" oder "schneller". Doppelt so viel oder doppelt so schnell zu arbeiten garantiert keine bessere Büroorganisation, keine effektivere Arbeitsorganisation und vor allem keine besseren Ergebnisse. Erfolg entsteht aus der Fähigkeit, sich bei der Arbeitsorganisation und dem Zeitmanagement auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren - und die Unwichtigen zu ignorieren. Auf 5 Voraussetzungen weist der renommierte Experte hin, die grundlegend sind für ein gutes Arbeitsgefühl und langfristigen Erfolg bei der Arbeitsorganisation und der Büroorganisation:

1. Arbeitsorganisation: Wer plant, arbeitet selbstbestimmt

Als wichtigstes Erfolgselement nennt Wetmore die Planung, Ihre Arbeitsorganisation und Ihre Büroorganisation - und wenn's nur eine einfache To-do-Liste mit den Hauptaufgaben für den jeweiligen Tag ist. Denn: Zeit, die Sie nicht selbst verplanen, wird garantiert von anderen in Beschlag genommen - zum Beispiel durch Besprechungen. Dann arbeiten Sie vielleicht viel und schnell und lange, aber an den falschen Dingen. Und damit entfernen Sie sich durch eine fremdbestimmtes Zeitmanagement von Ihren Zielen, statt ihnen näher zu kommen. Das heißt: Bestimmen Sie selbst ganz klar, was in Ihrer Arbeitsorganisation und Ihrer Büroorganisation wichtig und richtig für Sie ist, sonst tun das diejenigen, die am lautesten nach Ihnen rufen. Machen Sie sich frei, arbeiten Sie wann immer möglich selbstbestimmt - bewusst und geplant - an Ihren wirklich wichtigen Aufgaben!

2. Sie wollen berufliche Ziele erreichen? Dann schlafen Sie gut, tief und ausreichend!

Kennen Sie das Phänomen, dass Sie in Zeiten von Durcheinander, Stress und Hektik schlechter schlafen? Die Unzufriedenheit mit dem abgelaufenen Tag und die Sorge um den kommenden beeinträchtigen die Qualität des Nachtschlafs. Das heißt: Mit besserer Arbeitsorganisation und klareren Prioritäten blicken Sie abends zufriedener auf den Tag zurück - und optimistischer, motivierter auf den kommenden. Sie schlafen gesünder, regenerieren sich besser und haben mehr Reserven für wirklich unvermeidliche Stresstage. Das Einzige, was dann noch zu tun bleibt: Gönnen Sie sich ausreichend Schlaf, damit Sie Ihre Arbeitsorganisation in den Griff bekommen und mit System Probleme aufräumen können. Das gilt vor allem auch jetzt, mit Beginn des Frühjahrs, wenn Ihr Körper nach einem anstrengenden Winter besonders viel Kraft braucht.

3. Checkliste Selbstmanagement: Die Balance bewahren

Stellen Sie sich 7 Säulen vor, auf denen Ihr Leben ruht: Gesundheit, Familie, Finanzen, Intellekt, Freunde bzw. Bekannte, Beruf und Spirituelles. Gerät nur eine einzige dieser Säulen in deutliche Schieflage, werden im Dominoeffekt automatisch andere in Mitleidenschaft gezogen. So wirken sich beispielsweise gesundheitliche Probleme auf Ihre beruflichen Leistungen aus, berufliche Ziele geraten in Gefahr. Das wiederum kann vermehrten Stress nach sich ziehen, den Sie dann in die Familie hineintragen. Je früher Sie solche Statikveränderungen erkennen (oder bereit sind gegenzusteuern), umso leichter sind sie zu korrigieren. Zwar werden Sie Ihre Zeit und Kraft nicht täglich im selben Maß für alle Säulen einsetzen können. Aber auf lange Sicht und als stetige Lebensaufgabe sollten Sie dieses Fundament in Balance halten. Bedenken Sie das stets bei Ihrer Arbeitsorganisation, Ihrem Zeitmanagement und Ihrer Büroorganisation.

4. Moderne Arbeitsorganisation: Machen Sie bewusst Pausen

Durcharbeiten anstatt Pausen einzulegen, im Stress Versäumtes aufholen und gleichzeitig Neues voranbringen - das wird schnell zum Bumerang. Ziele setzen und berufliche Ziele auf hohem Niveau zu erreichen, ist nicht möglich, wenn man "pausenlos" arbeitet, denn man verliert an Kreativität und Energie. Spätestens am Nachmittag reicht die Kraft dann nicht mehr für Aufgaben, die vollen Einsatz erfordern. Dann beginnt der Teufelskreis von Aufschieberitis, Nacharbeiten, Überstunden und Unzufriedenheit mit dem eigenen Leistungsvermögen - die Arbeitsorganisation leidet, die Büroorganisation gerät aus dem Ruder. Es muss ja nicht immer eine einstündige Mittagspause sein. Auch ein Viertelstündchen als Abschaltpause und zwischendurch einige 5-Minuten-Einheiten sind auf jeden Fall sinnvoller als gar keine Pause!

5. Schreibtisch aufräumen - effektiver arbeiten

Experimente mit Studenten in den USA haben ergeben, dass Personen mit Schreibtisch-Chaos bis zu 90 Minuten täglich mit dem Aufräumen beschäftigt sind: Sie müssen ihr Büro aufräumen und verlieren Zeit, die ihnen fehlt, wenn es darum geht, wichtige Besprechungen vorzubereiten, die Arbeitsorganisation zu optimieren oder die Büroorganisation effizienter zu gestalten. Bilder von Top-Managern und ihren Büros zeigen sie meist an einem Schreibtisch ohne einen Hauch von Chaos. Daraus wird oft der falsche Schluss gezogen, dass man sich diese Ordnung eben nur in dieser Position leisten könne, dass man nur in dieser Position richtig aufräumen und den Schreibtisch in Ordnung halten kann. Das Gegenteil ist richtig: Gerade wegen klarer Konzepte, Ziele und Prioritäten wurden diese Menschen das, was sie sind. Sie haben das Aufräumen ebenso im Griff wie ihre Arbeitsorganisation oder die Büroorganisation. Wenn diese Leute ihren Schreibtisch aufräumen, ist das lediglich ein Ausdruck dieser Eigenschaften.