Arbeitsorganisation: Wann die To-do-Liste Unsinn ist

Ein Zeitplanbuch ist ein wichtiger Schritt zu einem bewussten simplify-Leben, wenn Sie Ihre Zeit und Ihr Zeitmanagement optimieren wollen. Noch näher am simplify-Ideal sind Sie allerdings, wenn Ihre To-do-Liste immer kürzer wird - weil Sie die meisten Dinge sofort erledigen.

Denn egal, ob es um das Büro aufräumen geht, oder darum, Besprechungen vorzubereiten, ob Sie das Schreibtisch-Chaos beseitigen oder das Zeitmanagement optimieren wollen: Sofort ist oft am besten. Mehr dazu hier.

Checkliste Selbstmanagement: Das Sofort-System

Ein typisches Beispiel ist die Arbeitsorganisation rund um Ihre tägliche Post, ob aus Papier oder elektronisch. Sie öffnen die Briefe und bilden Häufchen: wegwerfen, weitergeben, selbst erledigen. Zum letzten Haufen sind Antwortbriefe zu verfassen oder Formulare auszufüllen. Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement und Ihre Arbeitsorganisation und antworten Sie sofort. Beim ersten Anlesen des Schreibens entsteht bereits die Antwort in Ihrem Gehirn. Nutzen Sie den Frische-Effekt und antworten Sie sofort. Sobald Sie dafür noch weitere Informationen benötigen, setzen Sie sich eine Frist (siehe nächster Tipp). Wenn Sie das nicht tun, landet der Brief (oder die E-Mail) meist auf einem Stapel - weitere Verarbeitung auf unbestimmt verschoben.

Zeit und Zeitmanagement: Beherzigen Sie die 3-Minuten-Regel

Die 3-Minuten-Regel optimiert Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement: Setzen Sie sich als Zeitlimit 3 Minuten und betrachten Sie die Sofort-Erledigung der Aufgabe als sportliche Herausforderung: "Wenn ich die erforderlichen Infos innerhalb der nächsten 3 Minuten bekomme, erledige ich das Ding sofort!" In 3 Minuten lässt sich allerhand schaffen: ein Anruf, nachschlagen in einem Ordner, im Internet suchen. So halten Sie Ihren Schreibtisch clever frei und sorgen dafür, dass liegengebliebene Arbeit gar nicht erst ein Schreibtisch-Chaos verursachen kann. Auch die meisten Entscheidungen können Sie gut und gerne innerhalb von 3 Minuten treffen: kurze Nachfrage bei einem Kollegen und Sie wissen, welche Kaffeemaschine angeschafft wird.

Büroorganisation - mit dem Lieblingswort "postwendend"

Wenn Sie einen Brief sofort beantworten, spielt die Qualität Ihrer Antwort eine untergeordnete Rolle. Der Absender ist beeindruckt von Ihrer schnellen Arbeitsorganisation und Verlässlichkeit, und die Sache ist erledigt. Besonders bequem funktioniert das bei E-Mails. Der Nachteil dort ist allerdings, dass Ihre Instant-Antwort oft erwartet wird und Sie damit nicht mehr besonders punkten können. Ein simplify-Tipp für Ihr Zeitmanamenagement: Antwort speichern und erst ein paar Stunden später absenden, sonst schickt Ihnen der verwöhnte Mail-Schreiber am selben Tag noch 4 weitere Mails.

Ziele setzen und Delegiergrenze beachten

In 3 Minuten können Sie viele kleine Dinge selbst erledigen, deren Delegierung auch jeweils mindestens 3 Minuten dauern würde. "Tu es selbst!" ist ein wichtiges simplify-Prinzip für Ihre Arbeitsorganisation. Delegieren dagegen ist ein wichtiger Grundsatz für langwierige Arbeiten.

Moderne Arbeitsorganisation und das goldene Büchlein

Das Sofort-System ist für Ihre Arbeitsorganisation pures Gold wert, wenn Sie es zum Notieren Ihrer Einfälle nutzen. Berühmte Künstler jeder Richtung (Maler, Autoren, Komponisten, Philosophen) hatten meist in jeder Lebenslage ein Notizbuch zur Hand, in dem sie ihre spontanen Einfälle festhielten. Wenn Sie Ihren Zeitplaner als Ideenspeicher benutzen, sollten Sie ihn immer bei sich haben.

Büroorganisation mit der goldenen Datei

Eine moderne Version des goldenen Ideenbüchleins für Ihre moderne Arbeitsorganisation ist eine Datei namens "Ideen.doc", die Sie bei der Arbeit mit Ihrer Textverarbeitung stets geöffnet halten. Manche PC-Benutzer wissen gar nicht, dass sie bei Word und allen anderen Schreibprogrammen immer mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten und sich so die Arbeitsorganisation erheblich erleichtern können, denn mit der Tastenkombination Strg+F6 schalten Sie schnell zwischen den einzelnen Texten hin und her. Dadurch ist Ihr elektronisches Notizbüchlein nie mehr als einen Tastendruck entfernt und Sie verlieren wirklich keine Zeit in Ihrem Zeitmanagement, wenn Sie es nutzen! Gut übrigens, wenn Sie sich für die Erledigung von Aufgaben zeitliche Ziele setzen müssen: Die geöffnete Datei erinnert Sie außerdem daran, kontinuierlich an dem Projekt weiterzuarbeiten.