Weniger muda - besseres Zeitmanagement

Muda gilt als DAS japanische Vorbild für eine effiziente Arbeitsorganisation und eine perfekte Büroorganisation. Muda ist japanisch und bedeutet Verschwendung. Es bezeichnet alle Vorgänge bei der Arbeitsorganisation, der Büroorganisation, aber auch im privaten Bereich, die keinen unmittelbaren Wertzuwachs erzeugen.

Das Aufspüren und Eliminieren von muda in der Arbeitsorganisation und der Büroorganisation nach japanischem Vorbild (Vorreiter war dabei die Firma Toyota) hat seit Mitte der 80er-Jahre in Betrieben auf der ganzen Welt die Produktivität enorm gesteigert. In vielen Unternehmen gehört diese Methode inzwischen zum Standard der modernen Büroorganisation, bei anderen ist sie leider etwas in Vergessenheit geraten, und in die Privathaushalte hat sie bisher noch kaum Einzug gehalten. Deshalb mehr dazu hier.

Arbeitsorganisation straffen: Was bringt wirklich etwas?

Wenn eine Arbeiterin in einer Fabrik 2 Metallteile zusammennietet, bringt sie das Produkt der Fertigstellung einen Schritt näher. Es hilft Ihrer Arbeitsorganisation und optimiert das Zeitmanagement. Das ist Wertschöpfung. Wenn sie die beiden Teile aus dem 30 m entfernten Zwischenlager holt, ist das muda. Lägen diese Stücke neben ihr oder würden sie auf einer simplen Rutsche zu der Arbeiterin kommen, ergäbe das im Lauf eines Arbeitsmonats erhebliche Einsparungen. Untersucht man Betriebe auf solche unproduktiven Vorgänge, kommt man zu erstaunlichen Werten. 90 % muda in der Büroorganisation und der Arbeitsorganisation sind in einem Unternehmen nichts Ungewöhnliches: Verwaltung, Meetings, Kantinenessen, Pausen, Transportwege, Leerlauf, Fehler, Ausschuss.

Checkliste Zeitmanagement: Geht es überhaupt ohne Verschwendung?

Nein. Etwas Leerlauf ist normal, Arbeitspausen in der Büroorganisation und der Arbeitsorganisation sind notwendig, muda ist lebenswichtig. Eine Firma ohne muda wäre eine unmenschliche Horrorvorstellung. Aber die Rechnung ist frappierend: Wenn es gelingt, in einem Unternehmen oder einem Haushalt den muda-Anteil von 90 auf 80 % zu senken, hätte sich dadurch die Produktivität verdoppelt (von 10 auf 20 %). Für die Arbeitenden dagegen ist es kaum spürbar, ob ihre unproduktive muda-Zeit 80 oder 90 % ausmacht.

Zeitmanagement optimieren: Muda aufspüren in der Praxis

Wenn Sie erst einmal den Blick für muda gewonnen haben, werden Sie auf Schritt und Tritt um sich herum Beispiele für solche Verschwendung menschlicher Energie entdecken. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch, dass nicht nur ein Einzelner Verbesserungsvorschläge macht und durchsetzt, sondern dass alle gemeinsam das Thema muda kennen, erkennen und etwas dagegen tun. Die klassischen 7 Arten von muda sind Überproduktion, Wartezeit, überflüssiger Transport, ungünstiger Herstellungsprozess, zu große Lagerhaltung, unnötige Bewegungen und die Herstellung fehlerhafter Produkte.

Hier ein paar typische Beispiele als Anregungen für Ihren eigenen Feldzug gegen die 1.000 kleinen Energie-Lecks:

Die perfekte Büroorganisation - ohne Zwischenlagern

Wenn Sie in Ihrer Arbeitsorganisation und zwischen den Arbeitsschritten Pufferlager bilden, verschenken Sie viel Raum und Zeit fürs Ablegen, Ordnen und Entnehmen der Zwischenprodukte. Typische Einrichtungen gegen muda sind einfache Rutschen oder Rollenbahnen, auf denen die halb fertigen Teile von selbst zum nächsten Arbeitsgang gleiten. So eine moderne Arbeitsorganisation hilft wirklich Zeit sparen!
Checkliste Selbstmanagement: Beobachten Sie 1 Stunde lang in Büro und Haushalt, wie oft Sie etwas in die Hand nehmen, um es zu erledigen, aufzuräumen oder anderweitig zu bearbeiten - und es dann unverrichteter Dinge wieder ablegen.

Büro aufräumen - Haushalt aufräumen: Jedes Mal muda!

Klassische Haushaltsbeispiele: Sie nehmen die Wäsche aus dem Trockner, streichen sie glatt, packen sie in eine Wanne und tragen sie in das Zimmer mit dem Bügelbrett. Oder Sie müssen kreuz und quer durch die Küche sausen, um ein einfaches Gericht zuzubereiten oder den Frühstückstisch zu decken.
Checkliste Selbstmanagement: Denken Sie auch im Haushalt in Projekten (Projekt Wäsche, Projekt Frühstück). Platzieren Sie alle für ein Projekt benötigten Werkzeuge so nah beisammen wie möglich (z. B. Waschmaschine, Trockner, Bügelbrett, Ablageflächen und ein Radio).

Büroorganisation und Stapeln

Besonders schlimm sind Zwischenlager, wenn sie so groß werden, dass sie nicht mehr kontinuierlich während eines halben Arbeitstages abgearbeitet werden können: Stapel. Wenn Sie beim Bearbeiten der Post Häufchen bilden, um sie später zu bearbeiten, erzeugen Sie die Keimzelle von viel muda.
Checkliste Selbstmanagement: Verlegen Sie den Arbeitsplatz, an dem Sie die Post erledigen, in die unmittelbare Nähe von Hängeregistraturen und allen wichtigen Ablagesystemen. Dadurch können Sie jedes einzelne Schriftstück beim 1. Anfassen einen Schritt weiterbringen. Beim Kampf gegen muda werden oft Möbel gerückt und neue Anordnungen ausprobiert.

Arbeitsorganisation und Zuschauen

Ein Mensch, der einer automatischen Maschine beim Arbeiten zuschaut, erzeugt keinen Wertzuwachs - den erledigt die Maschine. Im Büro beobachten wir ungeduldig, wie der PC-Drucker etwas druckt, sich eine langsame Internet- Seite aufbaut oder sich der Kaffee allmählich aufwärmt.
Checkliste Selbstmanagement: Beraten Sie gemeinsam über Ihre Arbeitsorganisation: Welche sinnvollen Mini-Arbeiten im Rahmen der Büroorganisation könnten Sie während der vielen kleinen Zwangspausen tun, die sich durch die Arbeit unserer vielen technischen Helfer ergeben. Stellen Sie eine To-do-Liste auf!