Mehr Effektivität durch weniger Schreibtisch-Chaos

Kennen Sie das: Für Ihre Arbeitsorganisation brauchen Sie Stapel auf dem Schreibtisch oder daneben, im Regal, in Kästen oder auf dem Besucherstuhl? Sie haben das Gefühl, ohne diese Stapel ist eine sinnvolle Büroorganisation gar nicht möglich.

Die gute Nachricht: Diese Stapel erfüllen einen Sinn. Es geht hierbei also nicht um die Unlust zum Aufräumen, sondern: Diese Stapel sind eine Art inoffizielle Wiedervorlage, eine To-do-Liste im Sinne von "Was ich nicht wegpacke, steht sichtbar noch zur Erledigung an und wird also in der Arbeitsorganisation nicht vergessen".

Büroorganisation "stapelweise"

Die schlechte Nachricht: Die inoffizielle Wiedervorlage funktioniert nicht. Und zwar deshalb, weil bei einem Stapel per definitionem mehrere Blätter übereinanderliegen und immer nur das oberste sichtbar ist - aufräumen mit System sieht anders aus. Also heißt es entweder regelmäßig die Stapel durchsehen (was ungeheuer zeitaufwändig ist) - oder die Unterlagen eben mit schlechter Büroorganisation doch dem Vergessen überantworten.
Die Lösung ist die, aus der inoffiziellen Wiedervorlage eine offizielle zu machen. Wir stellen Ihnen in dieser Ausgabe die besten Systeme vor: von einem ganz einfachen Kalendersystem bis zu der fein sortierten Wiedervorlage mit Stehmappen - so dass Sie sich exakt das herauspicken können, was für Sie optimal ist.

Und hier ein paar Beispiele aus der Praxis, wo und wie Ihnen eine Wiedervorlage den Schreibtisch leer räumt:

* Sie können eine Aufgabe noch nicht abschließen, weil Sie noch auf Informationen warten, die Sie frühestens nächste Woche bekommen werden.
* Sie haben ein Angebot versandt und möchten in fünf Tagen nachfassen.
* Sie möchten die termingerechte Lieferung einer Bestellung überwachen.
* Ihre Mitarbeiterin hat ein Jubiläum. Anhand der Personaldaten wollen Sie ein Glückwunschschreiben verfassen.
* Eine Statistik ist immer am 27. des Monats fällig, und Sie sammeln Unterlagen dazu.
* Sie erhalten eine Einladung zur Geschäftseröffnung.
* Sie haben eine Besprechung und benötigen zu diesem Termin alle dafür relevanten Unterlagen.
 

---

Nutzen Sie jetzt die simplify your work-Tipps für weniger Zeitdruck und mehr Spaß am Job!
simplify your work: Ihr Notfallkoffer gegen Terminnot, Papierstapel und Dauerstress.
Testen Sie Ihr neues Anti-Stress-Tool!

---

Arbeitsorganisation: Die 4 Vorteile einer Wiedervorlage

Zugegeben: Eine Wiedervorlage muss gepflegt werden, wenn sie funktionieren und die Büroorganisation unterstützen soll. Diese Pflege ist aber nicht mehr als ein bisschen Systematik bei der Nutzung - und sie ist lächerlich im Vergleich zu Aufwand und Ärgernissen, die bei der inoffiziellen Stapel-Wiedervorlage anfallen, wenn Sie sie aufwändig aufräumen müssen.

Ihre Vorteile: Eine Wiedervorlage ...

1. ist Aufräumen mit System, denn sie bringt Ihnen Unterlagen zu einem bestimmten Termin wieder auf den Schreibtisch und erinnert Sie damit automatisch an die Bearbeitung von Vorgängen,
2. ist das beste Mittel gegen Schreibtisch-Chaos, denn sie erlaubt es Ihnen, an einem Ort Informationen und Unterlagen für Vorgänge zu sammeln,
3. sorgt für einen Clever-Schreibtisch, da sich auf Ihrem Schreibtisch nur die für den jeweiligen Tag terminierten Arbeiten befinden - alles andere ist weggeräumt, ohne jedoch vergessen zu sein,
4. wirkt in der Büroorganisation wie eine Art "Gedächtnis" für die gesamte Abteilung oder Firma: Auch wenn Sie nicht im Büro sind, wissen Ihre Mitarbeiter, was Sie erledigen wollten.