Büroorganisation und Arbeitsorganisation: Effizienz im Detail

Oft sind es nur zur Gewohnheit gewordene Kleinigkeiten, die eine effiziente Arbeitsorganisation behindern.

Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ablagen und andere Hilfsmittel Ihnen problemlos dienen und Sie damit nicht Ihre Zeit verschwenden und Ihr Zeitmanagement durcheinanderbringen: Checken Sie die folgenden Punkte, wo Sie etwas optimieren können!

Vorräte wie Formulare, Briefpapier und Dokumenthüllen, die Sie täglich in Griffweite benötigen:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Stapel-/Briefkörbe und Schubladen mit großem Fassungsvermögen, deren Höhe nie voll ausgenutzt wird - denn damit verschwenden Sie Platz.
* Moderne Arbeitsorganisation: flache Schubladenelemente, in die Sie bei geringem Platzbedarf besonders viele Arten einsortieren können.

Hängemappen mit viel Inhalt:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: gefaltete Standardmappen.
* Moderne Arbeitsorganisation: Mappen mit breitem Kunststoffboden.

Betriebsanleitungen von Bürotechnik und Software:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: als Haufen gestapelt oder wie Bücher nebeneinander ins Regal gestellt.
* Moderne Arbeitsorganisation: beschriftete Stehsammler (beispielsweise A-D, E-I, J-R, S-Z).

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Briefmarken:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: verschiedene Werte durcheinander in einer Schublade oder in einem Umschlag sammeln.
* Moderne Arbeitsorganisation: Briefmarken nach Werten in separaten Klarsicht-Dokumenthüllen sortieren.

Lochhüllen mit wenig Inhalt, auf den Sie häufig zugreifen oder der häufig gewechselt wird:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: herkömmliche Lochhüllen, in die Sie Papier mühsam von oben hineinfummeln müssen.
* Moderne Arbeitsorganisation: Lochhüllen, die seitlich geöffnet sind, und zwar links auf der Innenseite. So sind Dokumente und vor allem kleinere Formate schnell hineingelegt und herausgenommen.

Dokumente in Klarsichthüllen als Arbeitsmappen, die jedoch nicht zum Abheften gedacht sind:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Lochhüllen.
* Moderne Arbeitsorganisation: stabilere Dokumenthüllen ohne Heftstreifen.

Aktenordner für Vorgänge mit wenig Inhalt:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: breite Standard-Ordner, die dann nur zur Hälfte gefüllt sind und enorm viel Platz einnehmen.
* Moderne Arbeitsorganisation: Ordner mit schmalerem Rücken verwenden oder mehrere Vorgänge in einem breiten Ordner bündeln.

Hilfsmittel wie Tesafilm, Hefter oder Locher, die Sie (mehrmals) täglich zur Hand nehmen:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Aufbewahrung in einer Schublade, die jedes Mal geöffnet werden muss.
* Moderne Arbeitsorganisation: griffbereit im Regal neben dem Schreibtisch oder auf einem Zubehör-Board auf dem Schreibtisch.

E-Mails, die zu abgeschlossenen Vorgängen gehören, zu denen es noch andere Dateien auf dem PC gibt:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: "ewige" Aufbewahrung im E-Mail-Programm.
* Moderne Arbeitsorganisation: solche Mails mit der Maus in den entsprechenden Ordner ziehen, in dem auch die anderen Dateien abgelegt sind, und dann im E-Mail- Programm löschen.

Dokumente, die zur Ablage bestimmt sind:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Stapelbildung.
* Moderne Arbeitsorganisation: in eine A-Z-Pultmappe einlegen - als schnelle, bereits vorsortierte Zwischenablage.

Dokumente, die nicht chronologisch abgelegt werden müssen:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Aufbewahrung im "Schnell"-Hefter oder Aktenordner.
* Moderne Arbeitsorganisation: lose Blätter im Hängeregister ablegen.

Dokumentsammlungen, die chronologisch abgelegt werden müssen:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Aufbewahrung als Loseblattsammlung in einem Hängeregister.
* Moderne Arbeitsorganisation: abheften - in einem Aktenordner oder in Einheft-Hängemappen.

Häufiges Aufstehen wegen benötigter Arbeitsmittel und Unterlagen:

* Gefahr von Schreibtisch-Chaos: Ablagen und Standorte am Arbeitsplatz sind nicht nach Prioritäten angeordnet und gefüllt.
* Moderne Arbeitsorganisation: Platzvergabe streng nach dem Reichweiteprinzip - häufig Gebrauchtes so nah wie möglich am Arbeitsplatz, seltener Benötigtes weiter weg platzieren.