Arbeitsorganisation
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24. Juni
Moderne Arbeitsorganisation und Zeitmanagement: Erfolgreich delegieren für "Abgebe-Muffel"
Das ist moderne Arbeitsorganisation: Vor Jahren bat ich den damaligen Vorstandsvorsitzenden der Diba, Bernhard Hafner, um ein Interview. Innerhalb von nur 2 Tagen bekam ich einen Termin.
Ich betrat sein Büro, das beispielhaft aufgeräumt war. Auf dem Schreibtisch lagen nur die Papiere, die er für das Interview benötigte. Er lächelte und wirkte sehr entspannt. Als ich das Geheimnis der offensichtlich guten Arbeitsorganisation erfahren wollte, sagte er: "Wissen Sie, ich habe immer Zeit. Ich bin der Chef, meine Arbeit ist nicht das Zeitmanagement, sondern die Strategie. Alles andere delegiere ich."
Neue Arbeitsorganisation auch für Sie?
Als Chef eines kleineren Unternehmens oder auch als Angestellter sind Sie sicherlich mehr ins Tagesgeschäft eingebunden und müssen die Arbeitsorganisation in die Hand nehmen. Sie können sich nicht ausschließlich der Strategie widmen, sondern müssen z. B. im Rahmen des Aufgabenmanagements Kunden persönlich betreuen. Doch hüten Sie sich davor, alles selbst zu machen! Konzentrieren Sie sich auf jene Aufgaben, die wirklich Chefsache sind. Hier ist die simplify-Therapie gegen Chef- Egomanie.
1. Handbuch Arbeitsorganisation: Ich bin gut, andere sind es auch
Sie sind Unternehmer, weil Sie viele Dinge besser können als andere Menschen. Moderne Arbeitsorganisation hat aber auch die Erkenntnis gebracht: Auch Ihre Mitarbeiter haben bestimmte Fähigkeiten. Wenn Sie die nicht nutzen, verschwenden Sie Zeit, Geld und Energie.
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2. Arbeitsplatzorganisation: Führen heißt auch vertrauen
Wie sollen Ihre Mitarbeiter optimale Leistung bringen, wenn Sie Ihnen misstrauen? Sally Atkinson, Professorin an der Cranfield School of Management in England, empfiehlt Unternehmenschefs, doppeltes Vertrauen in Mitarbeiter zu haben: einerseits in ihre lauteren Motive, aber mehr noch in ihre speziellen Fähigkeiten, in ihr Selbstmanagement, in ihr Zeitmanagement, in ihre Fähigkeiten, die anfallende Arbeit zu organisieren. Entwickeln Sie Vertrauen in die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter, indem Sie genau beobachten, wer was wie gut macht. Dann führen Sie sie proaktiv: Holen Sie das Beste aus ihnen heraus! Das geht nur, wenn Sie signalisieren: "Ich weiß, dass Sie das können - vielleicht sogar besser als ich selbst."
3. Arbeit organisieren: Delegieren können statt delegieren müssen
Niemand ist unverwundbar. Was soll aus Ihrem Unternehmen werden, wenn Sie mal einige Zeit ausfallen? Wer wird Ihre Aufgaben übernehmen, wenn keiner Ihrer Mitarbeiter Sie vertreten kann, weil Sie bisher alle Entscheidungen allein getroffen und sich in alles eingemischt haben? Delegieren Sie rechtzeitig ohne Druck, sonst wird das Delegieren in der Not wahrscheinlich ein Desaster.
4. Führung praktizieren: Lassen Sie Fehler zu
Akzeptieren Sie andere Arbeitsweisen, auch wenn Sie diese für nicht optimal halten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, aus Fehlern zu lernen. Sagen Sie bei Fehlern nie: "Das habe ich befürchtet, ab heute mache ich es wieder selbst."
5. Neue Organisation der Arbeit: Mit kleinen Schritten anfangen
Gewöhnen Sie sich allmählich ans Delegieren. Ändern Sie Ihr Aufgabenmanagement, Ihre Arbeitsorganisation, und Ihr Zeitmanagement: Geben Sie täglich 1 Aufgabe, die Sie bisher selbst erledigt haben, an einen Mitarbeiter ab. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für etwas, das wirklich nur Sie selbst tun können.
