Aufgabenmanagement: Das Jetzt-Prinzip mit Balken

Die ungute Angewohnheit, bei der Arbeitsorganisation Arbeiten erst auf den letzten Drücker zu erledigen, ist so schwer zu bekämpfen, weil ihr Wesen so schwer zu verstehen ist.

Von Neil Fiore, einem der Altmeister auf dem Gebiet der Arbeitsorganisation, stammt eine höchst anschauliche Metapher, die den Mechanismus der Aufschieberitis bei der Arbeitsplatzorganisation deutlich macht.

Arbeitsplatzorganisation: Das Bild vom Balken

Stellen Sie sich vor, Sie haben bei Ihrem Aufgabenmanagement die Aufgabe, über einen 30 cm breiten und 10 m langen Balken zu gehen, der auf dem Boden liegt. Keine schwere Aufgabe, oder? Sie haben alle Fähigkeiten, um das zu schaffen. Sie würden die Aufgabe ohne Zögern beginnen.

Variante 1 bei der Arbeitsorganisation: Vom Job zur Katastrophe

Der Balken liegt zwischen 2 Häusern in 30 m Höhe über einer Straßenschlucht, und Sie werden aufgefordert, hinüberzugehen. Schon bei der Vorstellung wird Ihr Adrenalinspiegel steigen. Ein kleiner Fehler (auch wenn er sehr unwahrscheinlich wäre) hätte für die Organisation der Arbeit verheerende Konsequenzen. Wie gelähmt stehen Sie vor Ihrer Aufgabe. In der Realität sind Sie es selbst, der den Balken auf 30 m Höhe angehoben hat. Sie haben die Bedeutung einer normalen Aufgabe in Ihrer Arbeitsorganisation dermaßen gesteigert, dass sie zu einer außergewöhnlichen Belastung geworden ist, bei der Sie einen Fehler als Katastrophe empfinden.

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Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten!

Leben Sie im Alltag auch oft so, als ob Sie noch mehrere Leben hätten? Verschieben Sie häufig Dinge, die Sie gerne tun würden auf später, weil Sie „im Moment dafür keine Zeit haben“? Geht es auch Ihnen oft so, dass Sie eigentlich etwas ganz anderes machen würden, wenn man Sie nur ließe? Oder der Zeitpunkt dafür günstiger wäre?

Dann nutzen Sie jetzt diese einzigartige Chance!

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Variante 2 bei der Arbeitsorganisation: Vom Irrsinn zum Heldentum

Der Balken liegt immer noch in Schwindel erregender Höhe, aber diesmal brennt das Haus auf Ihrer Seite lichterloh. Ihr Leben können Sie nur retten, indem Sie so schnell wie möglich über den Balken kommen. Sie spüren die Veränderung: Sofort entwickeln Sie kreative Lösungen; Sie würden auf dem Hintern vorsichtig über den Balken rutschen oder mutig mit Anlauf und ohne Hinuntersehen auf die andere Seite rennen. Wieder sind Sie es am Ende selbst, der das Haus angezündet hat. Durch Aufschieben setzen Sie sich selbst bei der Arbeitsplatzorganisation unter Druck und werden in der Regel die Aufgabe meistern - gestresst, mit Furcht und Zittern.

Aber mit großer Genugtuung, denn Sie haben (wie Sie finden) die Organisation der Arbeit meisterhaft bewältigt. Hätten Sie bloß den auf dem Boden liegenden Balken überquert, wäre dieses Heldengefühl niemals in Ihnen aufgekommen. Deswegen werden Sie es - selbst wenn Sie das bewusst gar nicht wollen - beim nächsten Mal wieder so machen. Sie bleiben bei Ihrer Arbeitsorganisation im Teufelskreis der Aufschieberitis gefangen. Sie werden wieder die Aufgabe künstlich in ihrer Bedeutung steigern und sich bewusst unter Druck setzen.

Variante 3 bei der Arbeitsorganisation: Der Ausweg aus dem Teufelskreis

Wieder überspannt der Balken die lebensgefährliche Straßenschlucht, aber das Haus brennt nicht, und unter dem Balken ist ein stabiles Netz angebracht, in das Sie bei einem Fehler sicher fallen würden. Jetzt können Sie die Organisation der Arbeit angehen, und sie würde Ihnen vermutlich sogar Spaß machen. Dieses Netz ist Ihr Selbstwertgefühl. Es ist der beste Schutz gegen Ihre Verzögerungstaktik bei der Arbeitsorganisation, das Haus anzuzünden. Und so entwickeln Sie Ihr persönliches Netz:

Erfolgreiches Aufgabenmanagement: Bleiben Sie Mensch

Machen Sie sich klar: Jeder stürzt einmal ab. Erfolgreiche Menschen unterscheiden sich bei der Arbeitsplatzorganisation von erfolglosen nicht dadurch, dass sie keine Fehler machen, sondern dass sie es nach einem Fehler weiter probieren.

Aufgabenmanagement: Vermeiden Sie Sätze mit "Ich muss"

Sagen Sie solche Sätze weder laut noch still zu sich selbst. Denn bei "Ich muss" hat Ihr Gehirn 2 widersprüchliche Aufgaben zu erfüllen: Es soll die Energie für die Organisation der Arbeit bereitstellen, und es soll Sie vor der Bedrohung durch das mögliche Scheitern schützen. Ihr Körper rüstet sich gleichzeitig für Kampf und Flucht, 2 Energien, die sich gegenseitig aufheben und Sie am Ende kraftlos zurücklassen. Die bessere Lösung: Sagen Sie "Ich will" oder "Ich kann". Und meinen Sie es. Sagen Sie es laut, zu sich selbst und zu anderen.

Moderne Arbeitsorganisation: Erledigen Sie Ihre Arbeit nicht perfekt

Der Wunsch nach Vollkommenheit bei der Arbeitsorganisation ist der am häufigsten vorgebrachte Grund, es erst gar nicht zu versuchen. Viele Menschen schreiben kein Buch, weil Sie wissen, dass es nie perfekt sein wird. Sie bleiben an ihrem angestammten, ungesunden und schlecht bezahlten Arbeitsplatz, weil sie sagen: "Den perfekten Arbeitsplatz gibt es nicht." Orientieren Sie sich an den Menschen, die (unperfekte) Bücher schreiben und es wagen, zu einem anderen (unperfekten) Arbeitsplatz zu wechseln.

Die Organisation der Arbeit: Deuten Sie Ihre Angst richtig

Beim Beginn eines großen Projekts empfinden Sie in der Regel Angst und Unruhe, weil Sie in Gedanken bereits auf dem Gipfel des Berges sind und die enorme Höhe dieses Ziels sehen. Gesteuert von dieser Angst geben viele auf. Lernen Sie, dass solche Angst ganz natürlich ist und Sie bei der Arbeitsorganisation nicht zum Aufgeben bringen soll, sondern zur Einteilung des langen Weges in sinnvolle Einzeletappen.

Sorgenarbeit und Arbeitsorganisation

Sorgen bremsen und demotivieren. Normalerweise denken Sie beim Sich-Sorgen-Machen aber die möglichen Probleme nur an ("Das wäre furchtbar, wenn ich wieder zu spät abliefere ...") und hören an diesem Punkt auf. Das genügt meist, dass Sie sich den drängenden Gefahren durch Flucht entziehen. Sorgenarbeit bei der Arbeitsorganisation jedoch bedeutet: Denken Sie weiter! Entwickeln Sie ein Szenario, was schlimmstenfalls geschehen würde, wenn Sie zu spät liefern ("Ich würde meinen Job verlieren"). Aber bleiben Sie auch dabei nicht stehen, sondern denken Sie noch weiter: Was würde ich tun, wenn das einträfe ("Ich würde aufatmen" oder "Ich würde die Fortbildung zum Systemtrainer machen")?

Wenn Sie das alles nun konsequent durchspielen, haben Sie einen großen Vorteil gegenüber Menschen, die Angst vor dem Scheitern haben: Sie wissen, dass Sie auch Kraft für diesen Fall haben. Das gibt Ihnen das Selbstvertrauen, nicht mit Angst, sondern mit Spaß über das Brett und an die Organisation der Arbeit zu gehen.