Jetzt aber heißt es: Computer aufräumen, Rechner aufräumen, Passwort aufräumen: Denn das beste Passwort nützt Ihnen überhaupt nichts, wenn es sich innerhalb weniger Minuten knacken lässt und ein für jedermann offener PC Ihre Arbeitsorganisation oder die gesamte Büroorganisation über den Haufen wirft. Achten Sie auf die folgenden Regeln, dann wird Ihr Passwort für Ihre Arbeitsorganisation nicht sofort zu einem offenen Geheimnis für alle potenziellen Eindringlinge.

Aufräumen mit System: Sophie, Struppi & Co. müssen weg!

Viele Passwörter müssen nicht einmal geknackt werden, denn sie lassen sich einfach erraten, weil sie nach einem bestimmten System erstellt werden. Nur allzu oft wird der Name der eigenen Kinder oder des Haustiers benutzt oder einfach das eigene Geburtsdatum. Hier hilft nur das Aufräumen in der "Passwort-Kiste".

Das gehört auf die Passwort-Checkliste: Verwenden Sie beim Selbstmanagement rund um den PC niemals Passwörter mit einem so offensichtlichen Bezug zu Ihrem Leben - jedenfalls nicht, solange Sie diese nicht weiter "verfremden" (siehe unten).

Auf die To Do Liste setzen: Aufbewahrung - aber sicher!

Vielleicht die wichtigste Regel: Speichern Sie Ihr Passwort auf keinen Fall auf dem PC, und verwahren Sie es nicht an leicht zugänglichen Stellen wie auf der Unterseite Ihrer Tastatur. Machen Sie auch keinen Gebrauch von der Zeit sparenden Möglichkeit, Passwörter vom System speichern und aufrufen zu lassen.

Das gehört auf die Passwort-Checkliste: Wenn Sie Ihr Passwort schon aufschreiben müssen, dann richten Sie Ihr Selbstmanagement so ein, dass Sie es an einem sicheren Ort wie in einem Tresor oder irgendwo in einem Text in einem Ihrer Ordner aufbewahren. Oder Sie wählen ein Wort aus einem Buch und fügen Ziffern wie die Seitenzahl und den Absatz hinzu.

Arbeitsorganisation und Passwörter: Je länger, desto besser

In vielen Fällen ist das Passwort viel zu kurz geraten: Die meisten Hacker-Programme probieren einfach alle möglichen Tastenkombinationen durch, deshalb ist die Länge des Passwortes einer der entscheidenden Faktoren für Ihre Sicherheit.

Das gehört auf die Passwort-Checkliste: Ihr Passwort sollte aus mindestens acht Zeichen bestehen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie mehr als 15 Zeichen verwenden.

Selbstmanagement: Sorgen Sie für eine gute Mischung

Verwenden Sie viele verschiedene Zeichen: Eine Mischung aus groß- und kleingeschriebenen Buchstaben, Satzzeichen, Ziffern und Sonderzeichen verhindert, dass Ihr Passwort erraten werden kann. So stellen Sie sich für die moderne Arbeitsorganisation beispielsweise ein Passwort zusammen, das sicher ist und das Sie sich dennoch einfach einprägen können:

1. Nehmen Sie die Anfangsbuchstaben eines geläufigen Spruchs, wie etwa AbmS für "Aber bitte mit Sahne".
2. Diese garnieren Sie mit den Ziffern Ihres Geburtstags und -monats, also z. B. A30bm11S.
3. Zum Schluss fügen Sie ein paar Sonderzeichen hinzu - fertig ist Ihr Passwort: *A*30+bm11&S

Richtig aufräumen beim Passwortschutz: Verzichten Sie auf populäre Standardbegriffe

Benutzen Sie bei der Arbeitsorganisation und dem Passwortschutz keinerlei Filmtitel, Figuren oder Ausdrücke aus Filmen oder Büchern (beispielsweise Pate, Potter oder Potzblitz) und auch keine Begriffe aus dem Duden: Im Internet kursieren auf einschlägigen Web-Seiten umfangreiche Wortlisten, die von Hackern benutzt werden und mit deren Hilfe Ihr Passwort innerhalb weniger Minuten geknackt ist! Für die gesamte Büroorganisation sollte gelten: Vernünftige Passwörter sind ein Muss!

Last but not least

Verwenden Sie für jede Zugangsberechtigung ein anderes Passwort, und wechseln Sie Ihre Passwörter in unregelmäßigen Abständen.

Doch falls Sie das tun, schaffen Sie regelmäßig Ordnung in Ihrem Sammelsurium und lassen Sie kein Schreibtisch-Chaos durch die Zettel aufkommen: Archivieren Sie das Material thematisch und chronologisch in einer Hängeregistratur, in Stehsammlern oder in Ordnern. Mit den folgenden simplify-Tricks wird auch Ihr "Management by Zettel" zu einem effektiven Führungsinstrument in der Personalentwicklung und Arbeitsorganisation. Das reduziert die Anzahl von Besprechungen, spart Zeit und strafft Ihr Zeitmanagement.

1. Zettelwirtschaft aufräumen: Klasse statt Masse

Entwerten Sie Ihre Tipps nicht, indem Sie Ihre Mitarbeiter täglich mit jeder Menge Material "beglücken". Sie stehlen den Mitarbeitern Zeit und bringen das Zeitmanagement durcheinander, wenn sie die (unnötigen?) Informationen lesen müssen. Überlegen Sie genau: Kann der betreffende Mitarbeiter die Informationen, die der Artikel enthält, sofort verwenden? Sind sie für seine Arbeitsorganisation relevant? Für welches unserer aktuellen Projekte ist dieser Zeitungsausschnitt relevant? Falls die Information nicht sofort, aber wahrscheinlich in der Zukunft verwendet werden kann: Archivieren Sie sie unter dem entsprechenden Thema.

2. Moderne Arbeitsorganisation: Informationen mit Anweisungen verbinden

Nehmen wir an, Sie hätten in einer Fachzeitschrift von einer neuen Entwicklung in Ihrer Branche gelesen. Diese Information interessiert sicherlich auch Ihre Mitarbeiter. Also werden Sie den entsprechenden Zeitungsausschnitt kopieren lassen und an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Die kleinstmögliche Begleitnotiz ist "zur Kenntnisnahme" mit Ihrem Namen oder ein lapidares "Wer weiß etwas darüber?" Besser ist es, den Nutzen der Information für die Arbeitsorganisation zu optimieren. Verbinden Sie den Artikel mit einer konkreten Anweisung, einem Vorschlag, einer Bitte o. Ä. zu verbinden.

Beispiel: Der Artikel berichtet über die neuesten Konjunkturdaten, die voraussagen, dass Ihre Branche mit sinkenden Umsatzzahlen rechnen muss. So könnte Ihre Begleitnotiz dazu aussehen: "Die neuen Zahlen des ifo-Instituts sagen unserer Branche schwere Zeiten voraus. Ich würde gerne am kommenden Freitag, dem 28.01.2005, um 14 Uhr mit Ihnen über geeignete Gegenmaßnahmen sprechen. Bitte überlegen Sie bis zu unserer Besprechung, welche unserer Konkurrenten am besten für die Konjunkturflaute gerüstet sein könnten und wie unsere Firma sich besser am Markt behaupten kann."

3. Eindeutig erkennbar dank Form und Farbe

Gewöhnen Sie sich als Chef an, mit einer Farbe zu schreiben, die nur Sie verwenden. Dann können alle sofort erkennen, dass das Memo von Ihnen stammt. In Ministerien z. B. schreibt der Minister grün, der Staatssekretär rot. Alle anderen Mitarbeiter dürfen nur Schwarz oder Blau verwenden. Schreiben Sie Ihre Begleitnotiz zu dem Artikel etc. immer auf ein bestimmtes Papier; die immergleiche Farbe und Form erhöhen den Wiedererkennungswert für Ihre "Chefsache".

4. Büroorganisation: Nehmen Sie Memos von Mitarbeitern ernst

Auch als Chef sind Sie nicht immer über alles informiert, was Ihr Unternehmen betrifft. Sie stecken nicht in der Arbeit, der Arbeitsorganisation, der Büroorganisation der Mitarbeiter drin. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zu sammlen und diese an Kollegen und Sie weiterzugeben. Geben Sie eine feste Memo-Struktur vor, damit jeder Empfänger sofort weiß, worum es geht:

- Dieser Artikel ist interessant, weil...
- Außerdem habe ich zu dem Thema noch Folgendes herausgefunden ...
- Wir sollten Folgendes tun ...

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Informationen in Ihrer Firma keine Einbahnstraße sind. Loben Sie die Weitergabe von Informationen in Besprechungen und vor allem: Nutzen Sie diese!

Aber was tun? Wie soll man es angehen, wenn die Büroorganisation lahmt? Was tun, wenn das Zeitmanagement nicht mehr funktioniert? Wie die Arbeitsorganisation wieder in den Griff bekommen? Die folgenden Gedanken können Ihnen helfen, den tieferen Grund Ihres Planungsproblems zu ergründen und die Arbeitsorganisation zu verbessern.

Checkliste Selbstmanagement: Aufschieben als Kennzeichen von Qualität

Wenn Sie ein Aufschieber sind, gehören Sie in der Regel zu den guten, erfolgreichen Arbeitern. Eigentlich ist bei Ihnen alles Top, Ihre beruflichen Ziele erreichen Sie. Sie liefern zum Teil sogar überragende Qualität. Das wissen Sie und die anderen. Die Erwartungen an Sie sind hoch, entsprechend stehen Sie unter Druck. In den Tiefen Ihrer Seele aber haben Sie Angst vorm Scheitern. Und das macht sich in der Arbeitsorganisation, der Büroorganisation, dem Zeitmanagement bemerkbar. Sie fürchten, die hohen Ansprüche zu enttäuschen und steigern Ihre Anstrengungen ins Maßlose. Das will Ihr Unbewusstes verhindern, weil es besorgt ist um Ihren Leib und Ihr Leben. Es verleitet Sie daher dazu, sich mit anderem, Unwichtigem zu befassen und Ihre Arbeitsorganisation, die wartende Checkliste, die To-do-Liste und Ihr gesamtes Selbstmanagement über den Haufen zu werfen. Und geht dabei ausgesprochen raffiniert vor: "Du bist super, du schaffst das doch alles in Rekordzeit, gönn dir vorher ein bißchen Muße", flüstert Ihr Unbewusstes Ihrem Bewusstsein ins Ohr - das sich gern zu ein wenig Schlendrian überreden lässt.

Zeit und Zeitmanagement: Notbremse der Seele

Damit erreicht das Unbewusste sein Ziel: Sie gönnen sich tatsächlich Ruhe, die Büroorganisation bleibt liegen. Viele bezeichnen diese Art von Unbewusstem als "inneren Schweinehund": jener Teil von Ihnen, der lieber alle Viere von sich streckt wie ein gemütlich herumliegender Hund. Die manchmal lebensrettende Bremswirkung Ihres Unbewussten wird vom Bewusstsein aber meist als störend empfunden. Es ist nicht leicht, die Balance zu finden zwischen nützlichem Pausieren und gefährlicher Verweigerung, die zu Lasten der Arbeitsorganisation geht und die Büroorganisation ins Stocken bringen kann.

Arbeitsorganisation: gegen die destruktive Energie

Das schützende Eingreifen des Unbewussten hat auch eine gewaltige zerstörerische Kraft: Sie verschieben die Aktion, gleiten ab in Trödelei und Resignation. Sie beginnen bereits zu scheitern. Ihr eigenes Verhalten demütigt Sie, und die tief in Ihnen wohnende Angst hat ihre Absicht bald erreicht: Sie verfehlen Ihre Ziele und stürzen sich selbst vom Thron.

Typische Fehler und Gegenmittel

Aufschieberitis ist nicht Faulheit. Faule sind mit wenig zufrieden. Aufschieberitis ist die Krankheit der Fleißigen, denen das Erreichte nicht genügt. Ihr wahrer Feind ist Ihre Angst, vor sich selbst oder anderen schlecht auszusehen. Deshalb heißt die Lösung: Akzeptieren Sie Ihre Probleme, ohne sich zu schämen oder zu verbannen. Das gibt Ihnen Kraft, etwas auszuprobieren, das Hilfe verspricht. Hier die wichtigsten Methoden:

Moderne Arbeitsorganisation: Vielstop statt Nonstop

Fehler: Ihre Arbeitseinheiten sind überlang und ohne Pausen. Besser: Zwingen Sie sich zu regelmäßigen Unterbrechungen in der Arbeitsorganisation und im Zeitmanagement, in denen Sie aufstehen, den Raum verlassen oder zumindest ans Fenster gehen und den Himmel betrachten.

Büroorganisation: Entschleunigung statt Hektik

Fehler: Sie konzentrieren sich nur auf das Ergebnis, vernachlässigen aber in Ihrer Arbeitsorganisation die Genauigkeit bei der Durchführung. Besser: Bemühen Sie sich, auch Details in Ihrer Arbeitsorganisation lieben. Müssen Sie etwas von Hand ausfüllen, schreiben Sie deutlich und nicht zu schnell. "Langsames" Arbeiten kann unterm Strich Ihre Effizienz enorm erhöhen, weil es Ihnen das Gefühl nimmt, gehetzt und fremdbestimmt zu sein. Zeitmanagement ist also auch ein Mittel zu effizienterem Arbeit - Sie müssen sich die Zeit nur nehmen.

Zeitmanagement und Ziele setzen: Weniger statt mehr

"Nimm dir doch weniger vor!" Diesen Tipp für Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement hören Aufschieber häufig, aber stets gerät er für sie zur Lachnummer. Der Fehler liegt hier nicht beim Aufschieber selbst, sondern bei seinen Ratgebern. Der Vorwurf "Du machst zu viel!" nährt die Versagensangst des Aufschiebenden. Er hört die Botschaft so: "Du versagst überall - bei der Arbeitsorganisation, dem Zeitmanagement, der Auftragsannahme, bei der Einteilung deiner Zeit, bei der Pünktlichkeit!" Besser: Erkennen Sie die Arbeit, die Büroorganisation, das Zeitmanagement des an Aufschieberitis Leidenden ohne Vorbehalte und Vorwürfe an. Ermutigen und wertschätzen Sie ihn und seine Büroorganisation. Damit erlösen Sie ihn endlich von der Angst vor dem Versagen und eröffnen ihm einen Weg aus dem Teufelskreis - hin zu einer besseren und effizienteren Arbeitsorganisation!

Mehr zu diesem Thema bei: Hans-Werner Rückert, Schluss mit dem ewigen Aufschieben. campus Verlag, Frankfurt/Main 2006. 17,90 Euro.

Die meisten Menschen müssen trotz guter Büroorganisation und einer cleveren Arbeitsorganisation heute im Arbeitsalltag mehr schaffen als früher. Die hohen Anforderungen und die geringe Autonomie bei der Arbeit können auf Dauer zu emotionalem Ausgebranntsein führen, besonders bei mangelndem Zeitmanagement. Hier 3 simplify-Tipps, wie Sie Zeitmanagement-Instrumente gezielt einsetzen können, um sich möglichst viel Selbstbestimmtheit in der Arbeitsorganisation zu erhalten.

1. Zeitmanagement optimieren: Schalten Sie Störungen aus

Von wegen Zeitmanagement und moderne Arbeitsorganisation: Dieses Szenario kennen Sie sicher auch: Sie möchten sich auf eine Arbeit konzentrieren, aber: Die Sonne knallt auf Ihren Schreibtisch und wird gleich das Papier "schmelzen" lassen; vor Ihrer Tür läuft seit 10 Minuten eine lautstarke Auseinandersetzung; seit Sie sich vor einer halben Stunde an die Arbeit gemacht haben, sind 3-mal Kollegen bei Ihnen hereingeplatzt ("Haben Sie die Kopien für XY?" - "Gehst du nachher mit zur Salat-Else?" - "Schauen Sie mal, ist diese Liste vollständig?"), 2 Telefonate mussten Sie annehmen. - Wie sollen Sie da "selbstbestimmt" arbeiten? Wie sollen Sie überhaupt etwas schaffen?

Schirmen Sie sich für Ihre Arbeitsorganisation - so gut und so oft es geht - gegen Ablenkungen ab: Nehmen Sie zuerst einmal wahr, was bzw. wer Sie in Ihrem Zeitmanagement stört. Versuchen Sie nicht, die vielfältigen Störer gedanklich zu verdrängen. Das strengt an und klappt auf die Dauer meistens nicht.

Überlegen Sie, wie Sie die Störung abstellen können. Geben Sie nicht gleich bei der 1. Hürde auf; weniger Störungen wirken positiv auf Ihr Gemüt und Ihre Arbeitseffizienz: Wenn keine Jalousien am Bürofenster genehmigt werden oder dies bis zum Winter dauern wird, dann bringen Sie eben morgen einen eigenen Sonnenschutz mit. Bitten Sie die Flurstreiter, die Diskussion woandershin zu verlegen. Hängen Sie, wenn Sie ungestört arbeiten wollen, einen Zettel an Ihre Tür: "Bitte bis 12.15 Uhr nur im Notfall stören." Stellen Sie wenigstens für einige Stunden in der Woche oder 1 Stunde täglich Ihr Telefon auf Anrufbeantworter, auf Ihre Assistentin oder, im Wechsel, auf einen Kollegen um.

Nehmen Sie sich Ihre störungsfreien Zeiten für eine optimale Arbeitsorganisation und ein funktionierendes Zeitmanagement am besten regelmäßig, zu immer gleichen Zeiten. Daran gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell. Und Sie steigern die positive Auswirkung auf sich selbst: Sie wissen sicher, dass und wann Sie wieder selbstbestimmt arbeiten können - und sei es nur für kurze Zeit.

2. Ziele setzen: Planen Sie nicht "auf den letzten Drücker"

Manche Menschen schieben und schieben die Erledigung von Aufgaben bis kurz vor die Deadline vor sich her. Das ist Aufschieberitis statt modernem Zeitmanagement und einer funktionierenden Arbeitsorganisation. Sie sagen dann häufig, dass sie unter Druck am besten arbeiten. Das mag für einige Menschen stimmen, aber oft ist es nur eine faule Ausrede für die Fehlplanung oder den mangelnden Biss, rechtzeitig eine leidige Aufgabe anzugehen.

Bedenken Sie die langfristigen Folgen häufiger "Last-Minute-Planung": Auch selbst erzeugten Termindruck nehmen Sie als Fremdbestimmung wahr: Jetzt müssen Sie das tun, Sie können nicht selbst bestimmen. Tun Sie sich das nicht an! Der unvermeidbare und steigende Druck von außen reicht doch.

3. Moderne Arbeitsorganisation: Planen Sie Aufgaben statt Termine

Überprüfen Sie sich in der Büroorganisation und in der Arbeitsorganisation immer wieder, warum und mit welchem Ziel Sie eine Arbeit tun - oder eben nicht tun: Gehen Sie nicht mehr zu Besprechungen, die Ihnen nichts bringen und die Sie nicht erfolgreich machen können. Tragen Sie nicht Termine in Ihren Kalender ein, sondern stellen Sie auf ein cleveres Zeitmanagement mit Arbeitsorganisation um: Notieren Sie präzise die jeweilige Aufgabe, die Sie in dem bestimmten Zeitraum allein oder mit anderen erledigen wollen.

Beherzigen Sie die 3 Tipps als Checkliste für Ihr Selbstmanagement, um sich möglichst viel Ihrer Selbstbestimmtheit bei der Arbeit zu erhalten!

Werden Sie wieder zum Chef Ihrer Zeit und Ihres Zeitmanagements, indem Sie die folgenden 6 Chef-Zeitfallen in Ihrer Arbeitsorganisation ausschalten!

1. Zeitfalle: Besprechungen

Bereiten Sie Besprechungen so sorgfältig vor wie persönliche Gespräche, und halten Sie sich an Ihren roten Faden, wenn Sie Besprechungen erfolgreich leiten wollen. Bei Besprechungen am Telefon gilt: Telefonieren Sie nicht in entspannter Haltung - sonst klingt es, als seien Sie in Plauderstimmung.

Beenden Sie Besprechungen am Telefon höflich, aber bestimmt, ohne Ihren Gesprächspartner abzuwürgen, z. B. mit folgenden Sätzen:

- Das ist ein interessanter Punkt, den Sie erwähnen. Wir sollten Ihn mal ausführlicher besprechen, wenn wir beide mehr Zeit haben. Wann kann ich Sie wieder anrufen?
- Ich würde das Thema gerne vertiefen, aber im Vorzimmer wartet schon ein Besucher, mit dem ich um 15 Uhr verabredet bin. Können wir die Details nach meinem Termin besprechen?

Schreiben Sie diese und ähnliche Formulierungen auf Karteikarten, und legen Sie die für die nächsten Besprechungen neben Ihr Telefon. Variieren Sie Ihre "Bis-bald-Floskeln" immer wieder. In Kürze werden Sie genügend Routine haben, um bei Besprechungen am Telefon ohne Karten auszukommen.

2. Zeitfalle: E-Mails

Beim Discounter Aldi haben Einkäufer immer noch keine firmeninterne Mail-Adresse. Sie bestellen alle Produkte per Telefon oder Fax. Was nahezu archaisch anmutet, ist doch sinnvoll. E-Mails vereinfachen die geschäftliche Kommunikation nur scheinbar, denn sie nehmen überhand. Viele Führungskräfte bekommen täglich mehrere hundert E-Mails. Diese Masse kann kein Mensch mehr sinnvoll bearbeiten.

Beschränken Sie daher Ihren E-Mail- Verkehr auf das Nötigste, wenn Sie Ihre Arbeitsorganisation und Büroorganisation wirklich straffer organisieren wollen:
- Verzichten Sie auf allgemeine E-Mail-Verteiler in Ihrem Unternehmen, z. B. "an alle".
- Lesen bzw. schreiben Sie E-Mails nur 2 Mal pro Tag - Ihre Briefpost kontrollieren Sie auch nicht mehrfach täglich.
- Kombinieren Sie E-Mails und Telefonate. Mailen Sie Informationen und Vorschläge, und bereiten Sie Gespräche und Telefonate per E-Mail vor.

3. Zeitfalle: Störungen

Mitarbeiter mit einem Problem, Anrufe von Kunden oder Lieferanten - jede Unterbrechung Ihrer aktuellen Tätigkeit ist eine Störung, ein Bruch Ihrer To do Liste und ein Rückschlag für Ihre Zeit und Ihr Zeitmanagement. Sorgen Sie dafür, dass Sie täglich eine Mindestzeit für ungestörtes Arbeiten haben. Testen Sie, wie viel Zeit pro Tag oder pro Woche Sie durchschnittlich brauchen, um bei Ihrem Zeitmanagement alle wichtigen Aufgaben zu erledigen. Nehmen Sie sich diese Zeit, wann Sie es für richtig halten. Schließen Sie Ihre Tür, und lassen Sie keine Besucher, Besprechungen oder Telefonate zu. Falls Sie keine Sekretärin oder Assistentin haben, leiten Sie Anrufe auf einen Mitarbeiter um.

4. Zeitfalle: Kleinkram

Vertrödeln Sie keine Zeit mit typischen Büroarbeiten, auch wenn sie nur Minuten dauern, wie kopieren, Unterlagen sortieren, Artikel ausschneiden etc. Diese summieren sich bald zu Stunden. Besser: eine Aushilfe oder einen Praktikanten dafür einstellen. Oft reichen schon ein paar Stunden pro Woche. Das ist billiger, als die Zeit des Chefs oder von Fachkräften dafür einzusetzen.

5. Zeitfalle: Kein Puffer

Manchmal kann man den genauen Bedarf an Zeit kaum voraussagen - auch bei gutem Zeitmanagement. Testen Sie: Wie lange benötigen Sie z. B. für einen Akquise-Brief, für das Erstellen einer Präsentation oder ein Zielgespräch mit einem Mitarbeiter? Planen Sie künftig für jede Aufgabe mindestens 20 % mehr Zeit ein, als Sie bei Ihren Beispielen gemessen haben. So führen Verzögerungen nicht dazu, dass Ihr kompletter Tagesplan sich verschiebt, und Sie können Formtiefs abfedern.

6. Zeitfalle: Kein Aufräumen mit System

Motivieren Sie sich selbst durch ein Ende des Schreibtisch-Chaos: Schreibtisch aufräumen, eine ordentliche Ablage für eine moderne Arbeitsorganisation schaffen und ein gut strukturiertes Büro organisieren. Investieren Sie 3 - 5 Stunden ins Aufräumen - Sie werden ein Vielfaches der investierten Zeit durch mehr Ordnung und weniger Suchen einsparen und sowohl Ihre Arbeitsorganisation wie auch Ihre Büroorganisation verbessern. Ihr Ziel: ab sofort jedes Papier nur 1 Mal in die Hand nehmen, bearbeiten, ablegen und jederzeit wiederfinden.

Fangen Sie an, sich beim Zeitmanagement Ziele zu setzen. Hier ein paar Anregungen, welchen umständlichen Brauch Sie vielleicht (zugunsten eines effektiveren Zeitmanagements) durch einen einfacheren ersetzen könnten. Vereinfachen Sie Ihr Leben, verabschieden Sie sich von überflüssigen Gewohnheiten - sparen Sie Zeit!

Arbeitsorganisation: Problemfall Protokoll

"Wer schreibt das Protokoll?" Dieser Satz steht ganz oben auf der Checkliste Zeitmanagement - und zwar bei den Punkten, die richtig nerven. Denn das Protokoll ist nach wie vor in vielen Firmen und Vereinen eine quälende Zeitvernichtungsmaßnahme, die mit moderner Zeit-Organisation und effektivem Zeitmanagement nichts zu tun hat. Nach dem Treffen quält sich einer blumige Formulierungen ab und bedruckt viel Papier, das am Ende doch nur abgeheftet wird - oder weggeworfen. Wobei das im Hinblick auf Zeit und Zeitmanagement fast die bessere Lösung wäre, denn wenn alle Teilnehmer auch noch das ausführliche Protokoll lesen würden, wäre ein funktionierendes Zeitmanagement undenkbar.

simplify-Lösung: Stellen Sie im Interesse eines sinnvollen Zeitmanagements um auf moderne Arbeitsorganisation und das Sofort-Protokoll. Einer schreibt in seiner schönsten Handschrift in Listenform, wer was bis wann zu erledigen hat. Alle anderen Punkte (dass der Fahrradständer überdacht wird, die Telefonanschlüsse auf DSL umgestellt werden) vermerkt derjenige in seinen eigenen Unterlagen, den es direkt betrifft. Am Ende der Besprechung wird das Sofort-Protokoll kopiert und allen Teilnehmern mitgegeben. Kein Versand, kein Nachsitzen!

Budgets vom Schreibtisch: Clever wirtschaften ist einfacher! 

Das ist alles andere als moderne Arbeitsorganisation: Bis zu 30 % der Arbeitskraft in Firmen und Verwaltungen wird dafür verschwendet, Budgetplanungen aufzustellen und dessen Einhaltung zu überprüfen. Dazu kommt, dass das meist nach dem Tante-Emma-Prinzip verläuft: "Wie hätten Sie's denn gern?" Mitarbeiter stellen unrealistische Prognosen auf, um ihre Vorgesetzten zu erfreuen.

simplify-Lösung: Machen Sie's wie Aldi oder die Schwedische Handelsbank und schaffen Sie Jahresplanungen ab. Orientieren Sie sich an der Wirklichkeit. Motivierte Mitarbeiter werden sich immer dafür einsetzen, dass die Firma optimal wirtschaftet, die Kunden zufrieden sind und die Produkte perfekt angeboten werden. Denn ansonsten kann die Büroorganisation so aussehen: Eine Abteilung, die im vergangenen Jahr 200.000 Euro Umsatz hatte, wird durch Budgets damit gequält, im nächsten Jahr 250.000 Euro erwirtschaften zu müssen. Liegt der Umsatz dann bei 240.000 Euro, macht sich trotz hervorragender Arbeit eine deprimierte Stimmung breit, die bis zum Niedergang des Unternehmens führen kann!

Ziele setzen ohne Marktforschung

Viel Geld wird verschwendet für aufwändige Befragungen, durch die Ihre Kunden genervt werden und die nur selten objektive Ergebnisse bringen. Bei zufälligen Umfragen sind Kunden überdurchschnittlich zufrieden. Die gravierenden Fälle, bei denen sich ein Kunde schlecht behandelt fühlt, werden durch Umfragen nur durch Zufall erfasst. Warum wollen Sie also Zeit investieren und wichtige berufliche Ziele für solche Zufalls-Ergebnisse hintenanstellen?

simplify-Lösung: Leisten Sie sich den billigen Luxus, selbst zu denken und zu probieren. Kunden wollen mehr als nur die Befriedigung ihrer Wünsche. Sie wollen überrascht werden. Erfolgsprodukte wie Walkman oder iPod waren Ideen von Unternehmern, nicht Umfrageergebnisse.

Checkliste Zeitmanagement: Keine Rückrufe mehr

Das ist Schreibtisch-Chaos: Viel beschäftigte Menschen rufen bei viel beschäftigten Menschen an, hinterlassen eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, und der Angerufene versucht seinerseits, den Vielbeschäftigten ans Telefon zu kriegen. Solche Null-Kommunikation kann kuriose Ausmaße annehmen und enorm viel Zeit kosten.

simplify-Lösung: Versprechen Sie keinen Rückruf. Fangen Sie mit dem Aufräumen dieser sinnlosen Gespräche an. Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter klar und deutlich Ihre E-Mail-Adresse. Ermuntern Sie Anrufer, es erst einmal per E-Mail zu probieren statt Sie in lange Besprechungen am Telefon zu verwickeln. Das schreckt faule Freunde des übermäßigen Delegierens wirksam ab. Außerdem enden viele telefonische Anfragen ohnehin mit einem präzisen Kontakt in schriftlicher Form.

Weniger (keine?) Besprechungen am Handy (mehr)

Was als Wohltat begann, ist zu einer Belastung geworden: immer und überall erreichbar zu sein.

simplify-Lösung: Wenn Sie sich neue Ziele setzen wollen, trauen Sie sich, an diesem Punkt altmodisch zu sein. Organisieren Sie Ihre Zeit und Ihr Zeitmanagement: Sind Sie auf Reisen, legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie erreichbar sind. Nehmen Sie Ihren Mitmenschen die trügerische Illusion, Sie könnten immer für sie da sein und Ihr Zeitmanagement einfach über den Haufen werfen.

Nur noch erfolgreiche Besprechungen initiieren

Obwohl man sensibler geworden ist in Sachen Umweltbelastung, Geldverschwendung und Arbeitszeitvergeudung - noch immer gibt es viele Besprechungen, die schlichtweg unnötig sind.

simplify-Lösung: Gewöhnen Sie sich an, am Ende einer jeden Besprechung zu fragen: War es wirklich nötig, dass wir uns persönlich zu dieser Besprechung getroffen haben? Können wir die nächsten Besprechungen durch Telefonate oder E-Mails ersetzen? Faustregel: Jedes 2. Treffen kann entfallen. Wenn Sie der Einzige sind, der die Besprechung für überflüssig hielt, wagen Sie es, sich für die nächste Besprechung zu entschuldigen. Wägen Sie ab: Wie groß ist der Schaden, wenn Sie das nächste Mal nicht mit dabei, sondern nur telefonisch erreichbar sind?

Ein paar ganz kleine Kiesel, etwas Sand und dann noch etwas Wasser, um die Zwischenräume auszufüllen. Was das mit Zeit und Zeitmanagement zu tun hat? Sehr viel. Auf Ihre Arbeitsorganisation und Planung übertragen, bedeutet das:

1. Die wirklich wichtigen Aufgaben sind wie große, schwere Steine, die in keine Lücken passen. In Ihrer Checkliste Zeitmanagement benötigen sie oberste Priorität. Wenn die in dem Eimer (und damit in Ihrer Arbeitsorganisation) Platz finden sollen, müssen Sie sie zuerst hineinlegen.

2. Die dringenden Aufgaben dagegen sind die kleinen Kiesel, oder auch der Sand und das Wasser, je nachdem, welche Ziele Sie sich setzen und wie Ihr Zeitmanagement beschaffen ist. Sie füllen unbarmherzig den Eimer, sobald man ihnen die Möglichkeit dazu lässt: den großen Leerraum ebenso wie alle Lücken.

Checkliste Zeitmanagement: Die Wochenplanung

Und damit kommt das Prinzip der Wochenplanung in Ihrem Zeitmanagement ins Spiel. Die viel praktizierte Tagesplanung führt meistens dazu, den dringenden Aufgaben Priorität zu geben - und eben leider nicht den wichtigen. Wochenplanung in der Büroorganisation hingegen unterstützt Ihre Orientierung an der Wichtigkeit der Aufgaben, entschleunigt Ihren Arbeitsalltag und ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele konsequent zu verfolgen. Kurz gesagt: Eine wirklich konsequente Verteilung der großen Steine erreichen Sie nur mit einem Zeitmanagement, das auf eine Wochenplanung ausgerichtet ist.

Moderne Arbeitsorganisation: Die Schwachstellen der reinen Tagesplanung

Die Tagesplanung erscheint auf den ersten Blick durchaus sinnvoll: Der Tag ist im Zeitmanagement die kleinste abgeschlossene Planungseinheit, und in dieser Einheit lassen sich Termine und Aufgaben übersichtlich verteilen. Und natürlich sollen Sie sich weiterhin morgens (oder am Vorabend) einen Überblick darüber verschaffen, was Sie tagsüber erledigen wollen. Nur so können Sie kurzfristige Ziele setzen und erreichen!

Wichtig ist jedoch, dass im Zeitmanagement die Tagesplanung der Wochenplanung untergeordnet wird und dass Sie in Sieben-Tages- Einheiten zu denken beginnen. Denn die Tagesperspektive hat im Zeitmanagement und in der Büroorganisation zwei gravierende Schwachpunkte:

- Sie richten damit Ihren Blick nur auf das, was unmittelbar vor Ihnen liegt - auf das, was nahe und dringend ist. Sie werden zum Sklaven der Dringlichkeit. Das macht Ihnen das Verfolgen von langfristigen Zielen sehr schwer.

- Die Tagesplanung verstärkt die (ohnehin generell gegebene) Tendenz zu Hektik im Büroalltag. Das ist auf Dauer weder gesund noch effektiv.

Ziele setzen und erreichen: Die 3 wichtigsten Vorteile der Wochenplanung

1. Zeitmanagement und Ziele setzen: So klappt es!

Prioritäten im Zeitmanagement ergeben sich aus dem Hintergrund oder dem "Gesamtbild", in dem etwas geschieht. Stellen Sie sich vor, Sie bekämen jetzt einen Anruf: Ein Ihnen sehr nahe stehender Mensch hat einen schweren Unfall gehabt. Wahrscheinlich würden Sie alles stehen und liegen lassen und zu ihm ins Krankenhaus eilen. Das EDV-Problem, der Kunden-Rückruf, die Überarbeitung des Berichts - all das, was eben noch Ihr Denken ausgefüllt hat, wäre im Moment erst einmal unwichtig. Und warum? Weil sich der Hintergrund für Ihre Prioritäten verändert hat. Die Wochenorganisation bringt den Inhalt - alle Aufgaben und Tätigkeiten in Ihrem Leben - in den Kontext dessen, was in Ihrem Leben von Bedeutung ist. So können Sie Entscheidungen ohne große Mühe zielgerichtet treffen, und zwar kleinere Schnellbeschlüsse ebenso wie schwerwiegende Entscheidungen.

2. Effektives Zeitmanagement: Sie entscheiden über Termine - und nicht die Termine über Sie

Machen Sie Zeitplanung und Zeitmanagement wieder zu einem echten Werkzeug, das Ihnen dient - und nicht umgekehrt. Sagen Sie nicht mehr zu Beginn des Tages: "Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen." Sondern sagen Sie zu Wochenbeginn: "Ich werde jetzt für diese wichtige Aufgabe einen guten Tag finden und reservieren." Der Unterschied besteht darin, dass Sie nicht mehr auf das reagieren, was der Terminkalender vorschreibt, sondern frei agieren. Nutzen Sie das Zeitmanagement für eine moderne Arbeitsorganisation und passen Sie die Arbeitsorganisation dem Zeitmanagement an.

3. Moderne Arbeitsorganisation: Sie verschaffen sich Ruhe für wichtige Aufgaben

Wirkliche Sicherheit und Zufriedenheit empfinden Sie immer nur dann, wenn Sie einige wichtige Aufgaben gut erledigt haben - nicht wenn Sie eine Vielzahl kleiner, dringender unwichtiger Aufgaben hinter sich gebracht haben. Für wichtige Aufgaben brauchen Sie in Ihrer Arbeitsorganisation jedoch Ruhe und Zeit - und die können Sie sich mithilfe der Wochenperspektive reservieren.

Checkliste Selbstmanagement: So setzen Sie das Kieselprinzip ein

Schreibtisch clever nutzen und Hilfsmittel anpassen: Nutzen Sie bei Ihrer Zeitplansoftware/Ihrem elektronischen Organizer die Wochenübersicht. Wenn Sie mit einem Zeitplanbuch arbeiten, hilft Ihnen ein Kalendarium, das "eine Woche auf zwei Seiten" zeigt.

Zeit und Zeitmanagement - den richtigen Termin finden: Planen Sie immer bereits am Freitagabend die kommende Woche - und zwar inklusive privater Termine, auch fürs Wochenende. So haben Sie mehr Zeit für sich und ein optimales Zeitmanagement für das Büro.

Motto: Tu's gleich! Notieren Sie in Ihrer To-do-Liste bevorzugt nur die wichtigen Aufgaben wie z. B: Personalentwicklung oder Arbeitsorganisation. Nebenrangige Aufgaben arbeiten Sie soweit wie möglich nach dem Direkt- Prinzip ab (= sofort erledigen, wenn die Bearbeitung nicht mehr als drei Minuten in Anspruch nimmt). So vergessen Sie nichts, schieben nichts auf, müssen wenig notieren und haben den Kopf frei.

Büroorganisation mit Pfiff: Notieren Sie bei Terminen und Aufgaben ein Zeitfenster (von ... bis ...) und nicht nur ein Stichwort oder eine Anfangszeit. So sehen Sie viel besser, wie viel Ihrer Zeit bereits verplant ist. So optimieren Sie mit wenig Aufwand Ihr Zeitmanagement.

Dauertermine ins Zeitmanagement einbinden: Geben Sie Zeitfenster für private Aktivitäten oder strategische Aufgaben (z. B: Personalentwicklung, Arbeitsorganisation) als Dauertermine ein (Zeitplansoftware/ Organizer). So ist dieser Zeitraum in Ihrer Wochenplanung automatisch reserviert. Zeitplanbuch: Tragen Sie solche Zeitfenster vierteljährlich für das kommende Quartal ein und straffen Sie so Ihr Zeitmanagement.

Platz reservieren, Zeitmanagement optimieren: Lassen Sie beim Zeitmanagement und Ihrer Arbeitsorganisation ausreichend Lücken für all die Kiesel, die täglich hinzukommen. Faustregel für eine erfolgreiche und moderne Arbeitsorganisation: Verplanen Sie maximal 60 % Ihrer (regulären) Arbeitszeit.

Wollen Sie berufliche Ziele erreichen und sich nicht länger von E-Mails nerven lassen? Müssen Sie jeden Tag Ziele setzen (und erreichen) und wollen nicht von lästigen e-Mails dabei gestört werden? Möchten Sie Besprechungen erfolgreich zu Ende führen, ohne dass Ihr E-Mail-Postfach überquillt? Vielen Menschen, die wenig Zeit haben und auf ein gutes Zeitmanagement angewiesen sind, geht es ähnlich: Sie zählen täglich 50 Mails und mehr - Tendenz steigend. Unser Experte Lothar Seiwert verrät in seinem neuesten Buch wirksame Tipps gegen E-Mail-Stress und zeigt, wie Sie E-Mails nutzen und trotzdem keine Zeit verlieren und Ihr Zeitmanagement einhalten können.

Checkliste Selbstmanagement: Schluss mit den Unterbrechungen

Ganz gleich, ob Sie wie Herr A. von einem akustischen oder optischen Signal auf Neuzugänge im Posteingang aufmerksam gemacht werden: Jede Nachricht, und sei sie noch so unwichtig, lenkt Sie von Ihrer aktuellen Arbeit ab. Und wenn Sie alle paar Minuten eine eingegangene Mail bearbeiten, verlieren Sie viel Zeit und Ihr Zeitmanagement gerät durcheinander.

Um diese Zeit wiederzugewinnen, stellen Sie Ihren Mail-Alarm ab. Gehen Sie die E-Mails stattdessen konsequent und geballt an, als wenn Sie Ihren Schreibtisch aufräumen: Schauen Sie 1- bis 2-mal pro Tag gezielt in Ihren E-Mail-Eingang und bearbeiten Sie die eingegangenen Nachrichten im Block. Auch wenn in Ihrer Firma das ständige Starren auf den elektronischen Briefkasten Brauch ist - teilen Sie Ihren Kollegen mit, dass Sie das ab sofort anders handhaben. Dann können die anderen ihr Mail-Verhalten darauf einstellen.

Ziele setzen: Führen Sie Aha-Mails ein

Viel Zeit lässt sich bei der Mail-Bearbeitung sparen. Seiwert rät: Richten Sie Ihr Zeitmanagement so aus, dass Sie pro Mail möglichst nicht mehr als 2 Minuten investieren. Entscheiden Sie bereits bei der 1. Ansicht, zu welcher der 3 Kategorien eine Mail gehört und beginnen Sie das Aufräumen der Mails mit System:

1. Abfall

Sofort löschen - so viel und so schnell wie möglich. Insbesondere bei Mails, die nicht Ihre Arbeit betreffen. Wenn Sie auf Scherz-Mails und andere Unwichtigkeiten antworten, werden Sie mit der Zeit immer mehr davon bekommen.

2. Handeln

Bearbeiten Sie Mails, die sowohl wichtig als auch dringend sind, möglichst unmittelbar nach dem Lesen. Ansonsten genügt es in der Regel, wenn Sie innerhalb von 24 Stunden antworten.

3. Ablage

Mails, deren Bearbeitung länger dauert und nicht wirklich eilig ist, archivieren Sie. Lassen Sie diese Mails nicht im Posteingang, sondern verschieben Sie sie in einen passenden Ordner. Richten Sie z. B. einen "To-do- Ordner" ein.

Zeitmanagement mit Zeitspar-Mails

Mit folgenden Tipps erleichtern Sie dem Sender wie dem Empfänger das Leben und hauchen der Büroorganisation bei den E-Mails neues Leben ein. Geben Sie diesen Artikel in Kopie an andere weiter, mit denen Sie regelmäßig E-Mails austauschen.

Betreffzeile:
Am Betreff sollte Ihr Empfänger bereits erkennen, worum es geht. Gibt es einen Projektnamen (oder ein entsprechendes Kürzel), setzen Sie den (es) an den Anfang, gefolgt von einem Stichwort zum konkreten Inhalt der Mail. Sonst sammelt Ihr Kollege in seinem Mail-Ordner "Neue Marketingstrategie" viele Mails von Ihnen, die alle denselben Betreff haben.

EOM:
Ihre Nachricht lässt sich in wenigen Worten ausdrücken? Dann schreiben Sie sie im Telegrammstil direkt in die Betreffzeile und schließen Sie mit "EOM" (= End of Message). Dadurch weiß der Empfänger, dass er die (leere) Mail gar nicht erst zu öffnen braucht.

Kurz:
"Informieren statt fabulieren" nennt Seiwert als Motto für den Inhalt einer Mail. Wenn Sie sich kurz fassen, spart Ihnen das Zeit beim Schreiben und dem Empfänger beim Lesen.

Wenig:
Eine Mail sollte nur eine überschaubare Zahl an Fragen und To-dos enthalten. Dadurch erleichtern Sie dem Empfänger die Bearbeitung und bekommen meist schneller eine Antwort. Manche Empfänger ziehen es vor, für jedes Thema eine kurze separate Mail zu erhalten. Das erleichtert die Prioritätensetzung bei der Bearbeitung und die Ablage. Fragen Sie Ihre Hauptempfänger, wie sie es damit halten.

Textbausteine: Identische Inhalte müssen Sie nicht in jeder Mail neu tippen. Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) bietet komfortable Textbausteine. Mischen Sie Vorgefertigtes aber stets mit individuell Geschriebenem. Sonst fühlt sich Ihr Empfänger abgewertet.Zitiermodus: Wenn Sie auf eine längere Mail antworten, lassen Sie nur diejenigen Passagen des Originalschreibens stehen, auf die Sie sich beziehen.Signatur: Verwenden Sie eine automatische Signatur mit Ihren vollständigen Kontaktdaten. Damit ermöglichen Sie es dem Empfänger, rasch per Telefon mit Ihnen in Kontakt zu treten oder Ihnen per Post etwas zu senden. Tun Sie das bei jeder Mail. So ersparen Sie es dem Empfänger, in allen Ihren Mails nach Ihrer Adresse zu suchen.Wichtigkeit: Nutzen Sie den Marker für "dringend" sparsam. Wenn Sie alle Ihre Mails so kennzeichnen, nutzt sich der Effekt schnell ab. Viel wirksamer: Sie nennen schon in der Betreffzeile die konkrete Deadline für die Beantwortung Ihrer Nachricht.

Gewohnheiten aufräumen und Alternativen prüfen

Verändern Sie Ihr Kommunikations-System: Wählen Sie als Kommunikationsmedium nicht automatisch E-Mails. Setzen Sie auf eine Besprechung mit dem Betroffenen und größere Besprechungen mit mehreren Mitarbeitern. In manchen Fällen ist ein Telefonat schneller und persönlicher - und bringt Zeit-Plan und Zeitmanagement nicht durcheinander. Für eine Terminabsprache sind erfahrungsgemäß 3 Mail- Wechsel nötig - oder 1 kurzes Telefonat. Wenn es darum geht, berufliche Ziele mit jemanden zu besprechen oder Ziele für Andere zu setzen, ist ein persönliches Gespräch oder das Telefon die bessere Wahl. Besprechungen, Brainstormings oder komplexe Entscheidungsfindungen sind per E-Mail umständlich, und im direkten Kontakt sind Menschen nachweislich kreativer.

Aus Lothar Seiwerts Buch: Noch mehr Zeit für das Wesentliche. Ariston Verlag, München 2006. ISBN 3-7205-2832-4. 19,95 Euro. 

Aber gibt es erfolgreiche Besprechungen am Telefon? Ist es möglich, Besprechungen telefonisch erfolgreich zu leiten - vielleicht sogar mit mehreren Teilnehmern? Vor allem der Ruf des Telefons als "Zeitfresser" scheint dem entgegen zu stehen. Aber Sie haben es selbst in der Hand, Besprechungen am Telefon erfolgreich zu leiten und zu moderieren. Überlassen Sie bei Besprechungen am Telefon die Dauer der Besprechungen nicht dem Zufall, sondern überwachen und regeln Sie Ihre Gesprächszeiten aktiv. Hier fünf grundlegende Tipps erfahrener Telefonprofis für erfolgreiche Besprechungen am Telefon.

1. Erfolgreiche Besprechungen am Telefon: Beginnen Sie gleich präzise

Stellen Sie die Weichen für eine effektive Telefon-Besprechung gleich zu Beginn eines Gesprächs. Vermeiden Sie Floskeln, die den anderen zu langen Ausschweifungen verleiten könnten.

- Wenn Sie angerufen werden, fordern Sie sofort eine klare Antwort des Anrufers: "Guten Tag, hier ist Peter Müller von den Flexibel-Werken. Was kann ich für Sie tun?"

- Wenn Sie selbst anrufen: Vergewissern Sie sich, dass der Angerufene Zeit zum Sprechen hat. "Guten Tag, hier ist Peter Müller von den Flexibel-Werken. Haben Sie fünf Minuten Zeit für mich? Ich hoffe, ich störe Sie nicht gerade ..."

2. Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen: Sprechen Sie Persönliches immer zu Beginn an

Wenn Sie mit Ihrem Gesprächspartner schon häufiger Kontakt hatten, werden Sie sich sicherlich an irgendeinem Punkt der telefonischen Besprechung auch danach erkundigen, wie's dem anderen geht. Das sollen Sie auch tun, nur: Legen Sie diesen persönlichen Teil des Gesprächs besser immer gleich auf den Beginn und nicht an den Schluss eines Telefonats:

- Da dieser persönliche Teil beiden Seiten gut tut, wird er den weiteren Verlauf des Gesprächs positiv beeinflussen. Diesen Effekt sollten Sie nutzen.

- Und Sie entgehen damit der Gefahr, dass es zu einem Zeit raubenden Open-end-Gespräch kommt, nachdem der berufliche Teil geklärt ist.

(Ver-)Meiden Sie jedoch persönliche Unterhaltungen bei ersten Besprechung am Telefon. Sorgen Sie für eine positive Stimmung, indem Sie sich konkret, engagiert und freundlich bis herzlich verhalten. Verfahren Sie aber in erfolgreichen Besprechungen immer nach der Devise: So lange wie nötig, aber so kurz wie möglich.

3. Besprechung à la simplify: Kontrollieren Sie die Gesprächsdauer

Im Regelfall erreichen Sie wichtige Ergebnisse in erfolgreichen Besprechungen bereits in wenigen Minuten, sofern Sie sich nicht mit Nebenthemen aufhalten. Für Besprechungen gibt es ein Hilfsmittel, wenn Sie erfahrungsgemäß über das Gespräch oft die Zeit vergessen: Stellen Sie eine Sanduhr neben Ihr Telefon, und aktivieren Sie sie vor der Besprechung. Vereinbaren Sie einen konkreten Telefontermin, falls Ihr Anruf den Angerufenen unvorbereitet trifft (oder falls Sie unvorbereitet angerufen werden!): "Würde es Ihnen vielleicht am kommenden Mittwoch, dem 18. Januar, um 10 Uhr passen? So können Sie sich/kann ich mich auf das Gespräch vorbereiten."

4. Besprechungen leiten: Wie Sie ausufernde Telefonate verhindern

Sie werden in einer Besprechung ungeduldig und möchten ein Gespräch beenden, das sich in die Länge zieht? Hier zunächst ein paar verbale Tricks, die Sie bei der Besprechung direkt ins laufende Gespräch einbringen können:

- Geben Sie klare Signale: "Bevor ich nun unsere Besprechung beenden muss, Frau Kruschke, möchte ich Ihnen noch kurz sagen ..." Oder auch: "Wenn es Ihnen recht ist, reden wir bei unserem nächsten Treffen nochmals darüber."

- Zögern Sie nicht, ohne Übergang von einer Angelegenheit, die Sie nicht interessiert, auf das zu kommen, wovon Sie reden wollen. Führen Sie die Unterhaltung auf die wichtigsten Punkte zurück, und versprechen Sie, die Details schriftlich zu regeln - vor allem wenn sie zahlreich oder kompliziert sind (oder wenn Sie ohnehin bereits eine entsprechende Unterlage vorbereitet haben).

- Versprechen Sie, die Besprechung telefonisch fortzusetzen, sobald sich etwas Neues ergeben hat.

Falls Ihr Gesprächspartner diese Hinweise nicht versteht, müssen Sie deutlich werden: Sagen Sie einfach, dass Sie die Besprechung jetzt beenden müssten. Einen Grund (wie das oft missbrauchte Meeting) sollten Sie jedoch nicht nennen. Auch wenn Sie tatsächlich weg müssen, geht es Ihren Gesprächspartner eigentlich nichts an, was Sie als Nächstes tun. Und wenn es die "andere Besprechung"  gar nicht gibt: Ist es dann nicht unter Ihrer Würde, sich von einem Vielredner zu einer Notlüge zwingen zu lassen?

5. Besprechungen mit schwierigem Beginn: So ertragen Sie die Warteschleife

Sie rufen für eine Besprechung an, aber der gewünschte Gesprächspartner, so wird Ihnen mitgeteilt, telefoniert gerade? Machen Sie jetzt nicht den Fehler, mit dem Hörer am Ohr auf den oder die Teilnehmer an der Besprechung zu warten und zunehmend ungeduldig zu werden. Für erfolgreiche Besprechungen gilt: Wenn Sie warten wollen (und nicht besser um Rückruf bitten), dann stellen Sie Ihren Apparat laut und nutzen die Zeit vor der Besprechung, um irgendeine kleine Aufgabe zu erledigen. Sie werden dann um einiges entspannter in die (dann sicherlich auch erfolgreiche) Besprechung gehen!

Das gilt für die Vorbereitung von Besprechungen genauso wie für die Nachbereitung und die Besprechung selbst. Wenn Sie Besprechungen moderieren, müssen Sie ebenfalls Ihren Anteil leisten, damit am Ende erfolgreiche Besprechungen stehen. Deshalb finden Sie hier die wichtigsten Tools, wenn Sie erfolgreiche Besprechungen leiten wollen.

Besprechungsraum: Er ist die Basis für erfolgreiche Besprechungen

Niemand hat Lust auf Besprechungen in einem ungemütlichen Raum. Sorgen Sie für genügend bequeme Sitzgelegenheiten, frische Luft und ausreichend Licht - in einem Besprechungsraum muss das "Drumherum" stimmen, sonst werden Besprechungen schnell zu nervigen Pflichtveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer unkonzentriert und uneffektiv ihre Zeit absitzen.

Wasser: Erfrischende Besprechungen

Wenn Sie die Besprechung moderieren und leiten, brauchen Sie etwas Wasser, um zwischendurch die ausgetrocknete Kehle wieder zu erfrischen. Aber auch alle anderen Teilnehmer können gelegentlich etwas Wasser oder eine andere Erfrischung gebrauchen. Essbares sollte für Besprechungen allerdings nicht bereitgestellt werden - das lenkt nur ab und macht Lärm. Zeit zum Essen und Naschen ist in den Pausen!

Uhr: Zeit ist der Faktor X für erfolgreiche Besprechungen

Erfolgreiche Besprechungen beginnen pünktlich und enden auch zum vereinbarten Zeitpunkt - ohne Ausnahme. Deshalb brauchen Sie auch eine Uhr, wenn Sie Besprechungen leiten und moderieren. Denn in aller Regel verschätzt man sich in der Zeit, wenn man eine Besprechung leiten muss. Wenn Sie vom Blatt ablesen, gilt als Faustregel: 1 Seite DIN A 4-Text entspricht 4 bis 5 Minuten Redezeit.

Papier und Stift: Ohne können Sie keine Besprechung moderieren

In Besprechungen ist das Ihr Werkzeug. Sie signalisieren damit: Ich bin bereit für Eure Ideen und Anregungen. Gehen Sie niemals ohne!

Ausrüstung: Sie hilft, die Besprechung zu moderieren

Durchgesetzt hat sich neben dem Flipchart (Stifte und Papier checken) heute vor allem der Beamer, um Besprechungen zu leiten und zu moderieren. Haben Sie bisweilen Probleme, wenn es darum geht, während einer Präsentation einen Film per Beamer an der Projektionswand abzuspielen - obwohl die Vorführung auf dem PC oder Notebook klappt? Denken Sie daran: Bewegte Bilder stellen eine hohe Anforderung an die Rechnerkapazität. Ein schwacher Rechner kommt da schon mal ins Stocken und ruckelt. Deaktivieren Sie deshalb alle Hintergrundprogramme wie Virenscanner oder die Indizierung von Office-Dokumenten, und schalten Sie den Bildschirmschoner aus. Es ist hilfreich, vor Beginn der eigentlichen Vorführung die gesamte Präsentation einmal im Probelauf zu starten (der Beamer muss bei diesem Check nicht eingeschaltet werden). Während dieses Durchgangs lädt PowerPoint alle notwendigen Elemente in den Arbeitsspeicher und kann dann bei der anschließenden Vorführung schneller darauf zurückgreifen.

Die Agenda: Spielregeln für Besprechungen

Tagesordnung, Agenda oder wie auch immer Sie sie nennen: Sie brauchen für eine Besprechung eine Liste mit den Themen, die in der Besprechung behandelt werden sollen. Beherzigen Sie dabei Folgendes: In dieser Agenda sind als Punkte keine Diskussionsthemen, sondern Ziele der Besprechung aufgeführt. Also nicht "Kundenbindung", sondern "Welche Kundenbindungsmaßnahmen werden wir im 2. Halbjahr 2006 umsetzen?". So ist klar, dass in der Besprechung Ergebnisse erreicht werden sollen - und keine ziellose Diskussion!

Das Protokoll als Krönung für erfolgreiche Besprechungen

Das Protokoll ist das Ergebnis Ihrer Besprechung, die Sie geleitet haben. Grundsätzlich gilt als Faustregel: Das Protokoll soll das Erarbeitete für die weitere Bearbeitung festhalten, und zwar so, dass auch der in der betreffenden Besprechung nicht Anwesende das Wesentliche über den besprochenen Gegenstand ohne Probleme erkennen kann. Erfüllen die Protokolle Ihrer Besprechungen diese Vorgabe? Wenn Protokolle von Besprechungen sklavisch nach dieser Vorgabe ausgerichtet sind, dürfte es kein Problem sein, auf Dauer wirklich gute Protokolle zu erhalten.

Wenn Sie es leid sind, nach erfolgreichen Besprechungen lange Protokolle lesen zu müssen, sorgen Sie dafür, dass beim nächsten Mal das Protokoll in drei Blöcke aufgeteilt wird:

- Tagesordnungspunkte, zu denen in der Besprechung eine Entscheidung getroffen wurde,
- Punkte auf der Agenda, zu denen in der Besprechung keine Entscheidung getroffen wurde,
- Aufgaben, die nach der Besprechung überwacht werden müssen.

Gut für Ihre Besprechungen: Erfreulicherweise werden die Beiträge der Teilnehmer präziser und lösungsorientierter, wenn sie bereits von vornherein in diesen Kategorien denken.

Und seine Analyse zum Thema Besprechungen gilt noch immer. Firmen und Behörden verschwenden Millionen von Arbeitsstunden durch zu viele und zu schlecht organisierte Besprechungen. Hier ein paar Anregungen, wie Sie es besser machen können, wenn Sie Besprechungen moderieren und Besprechungen erfolgreich leiten wollen.

Spielregeln für Besprechungen: Pünktlichkeit ist das A und O! 

Beginnen Sie jede Besprechung mit einer kurzen Runde, in der jeder Teilnehmer in einem Satz seine jüngsten Entwicklungen vorstellt. Räumen Sie dem "Zustandsbericht" großes Gewicht ein. Weil es peinlich ist, bei diesem Programmpunkt zu fehlen, werden sich auch notorische Zuspätkommer am Riemen reißen.

Wenn Sie Besprechungen moderieren oder leiten: Versprechen Sie allen Teilnehmern, dass Ihre Besprechung auf die Minute genau pünktlich enden wird. Halten Sie sich dran, selbst wenn Sie dafür komplette Tagesordnungspunkte kippen müssen. Sobald sich die Teilnehmer auf ein pünktliches Ende verlassen können, werden sie auch für einen pünktlichen Beginn sorgen.

Besprechnungen und Diskussionsregeln: So kühlen Sie eine hitzige Debatte ab

Wenn es in Besprechungen heiß hergeht, führen Sie folgende Diskussionsregeln für Besprechungen ein (entwickelt von Amerikas Organisations-Guru Steven Covey): Jeder muss seinen Beitrag damit beginnen, den Standpunkt seines Vorredners in einem Satz wiederzugeben - und zwar so, dass der Vorredner sich verstanden fühlt und nickt. Erst dann darf die eigene Meinung vorgebracht werden. Wenn Sie Besprechungen so leiten, sorgt diese "Hörbestätigung" dafür, dass jeder wirklich zuhört. Die Lernfähigkeit der gesamten Gruppe steigt, die Aggressivität sinkt.

Besprechungen moderieren: So stoppen Sie Nebengespräche

Zweierkommunikation ("Schwätzen") stört eine Besprechung ungemein. Wenn Sie Besprechungen leiten, ersticken Sie diese Unart beim ersten Aufkeimen! Unterbrechen Sie die Besprechnung und sprechen Sie die Schwätzer direkt an: "Bitte, immer nur ein Redner zur gleichen Zeit." Wenn die Schwätzerei trotzdem weitergeht, führen Sie ein Requisit ein: einen Plastikbecher, einen Ball. Nur wer das Requisit in der Hand hält, darf sprechen. Das funktioniert noch besser, wenn Sie zusätzlich die Redezeit begrenzen (zwischen 30 Sekunden und 2 Minuten). Kontrollieren Sie die Zeit nicht selbst, sondern beauftragen Sie damit einen der Teilnehmer (den so genannten Zeitminister).

Erfolgreiche Besprechungen: So machen Sie Teilnehmer glücklich

Erlauben Sie es Ihren Mitarbeitern, sich von einer Besprechung abzumelden, wenn sie keinen Gewinn davon haben. Vermitteln Sie den Eindruck, dass die Teilnahme an einer Besprechung keine lästige Pflicht, sondern eine Ehre und Wertschätzung ist. Machen Sie deutlich, dass es für Nicht-Teilnehmer Möglichkeiten gibt, sich über die Ergebnisse einer Besprechung zu informieren - mitreden und mitbestimmen kann aber natürlich nur, wer dabei war.

Besprechungen leiten: So vermeiden Sie das Zerreden

Setzen Sie Diskussionen über Finanzen und konkrete Details ("Soll der Fahrradständer überdacht werden?") ans Ende der Tagesordnung. Zahlen und Kleinkram verführen Menschen immer dazu, sich in endlosen Debatten zu verlieren. Je stärker der Zeitdruck, umso geringer wird die Versuchung zur Verzettelung.

Besprechungen erfolgreich leiten: So zaubern Sie mit der Tagesordnung

Eigentlich unglaublich, dass jeder Eisenbahnzug einen Fahrplan hat, aber kaum eine Besprechung. Versetzen Sie die Teilnehmer in Erstaunen mit einer Themenliste dieser Art:

14.36: Brainstorming zum Thema Kundenorientierung bei Modell Z200
14.45: Zielpapier der Abteilung FD diskutieren ...

Das mag auf den ersten Blick sehr reglementierend wirken. Weil nun aber jeder sieht, wie viel Verspätung der "Gesprächszug" jeweils hat, strukturiert jeder die Zeit selbst. Autoritäres Auf-die-Uhr-Klopfen ist kaum noch nötig.

Das Geheimnis erfolgreicher Besprechungen: Beenden Sie eine Sitzung pünktlich

Machen Sie bereits am Beginn des Treffens deutlich, dass Sie die vereinbarte Länge in jedem Fall einhalten werden. Kündigen Sie dann das Sitzungsende 10 Minuten vor Schluss an und fragen Sie, wer in der Besprechung noch unbedingt zu Wort kommen möchte. 10 Minuten geteilt durch die Zahl der restlichen Redner ergibt die maximale Länge ihrer jeweiligen Beiträge für diese Besprechung.

Das Geheimnis der Besprechung: So verpassen Sie nicht das Wichtigste

Laufen Sie nach einer Besprechung nicht gleich aus dem Raum. Häufig erfahren Sie die wichtigsten Informationen von Besprechungen in der informellen Phase nach dem offiziellen Teil. Als eine der goldenen Spielregeln gilt: Gerade bei großen Besprechungen werden die entscheidenden Kontakte bei diesem zwanglosen Zusammensein geknüpft. Halten Sie Ausschau, ob jemand auf ein Zweiergespräch mit Ihnen wartet und die Besprechung im "kleinen Kreis" fortsetzen möchte. Verlassen Sie den Ort erst, wenn der Großteil der Besprechungs-Teilnehmer weg ist.

Nachfolgend zwei (nur zwei!) einfache Tipps, deren konsequente Umsetzung die Umfrage-Ergebnisse zu Besprechungen kräftig durchschütteln könnte. Probieren Sie's aus, wenn Sie (erfolgreiche) Besprechungen leiten müssen.

Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen: Es gibt eine Tagesordnung - und sie wird ernst genommen

Bei der zeitlichen Organisation von Besprechungen ist Berechenbarkeit ein klarer Gewinn (wenn Sie Besprechungen moderieren: pünktlich beginnen und enden), und sie ist ein Muss bei der inhaltlichen Organisation von erfolgreichen Besprechungen. Die Teilnehmer müssen ganz genau wissen, welche Ziele mithilfe einer Besprechung erreicht werden sollen - und das am besten schon im Vorfeld.

Das heißt: Es gibt für jede Art von Besprechung eine Tagesordnung. In dieser Tagesordnung sind als TOPs keine Diskussionsthemen, sondern Ziele der Besprechung aufgeführt. Also nicht "Kundenbindung", sondern "Welche Kundenbindungsmaßnahmen werden wir im 1. Halbjahr 2007 umsetzen?" Jedem TOP in der Besprechung ist ein Zeitrahmen zugeordnet. Das können bei einem einfachen TOP auch mal fünf Minuten sein. Diese Zeitangabe hilft im Vorfeld bei der Festlegung der Gesamtdauer einer Besprechung und signalisiert außerdem die Bedeutung des jeweiligen TOPs - so dass nicht kleine Abstimmungspunkte als große Diskussionsthemen aufgefasst werden.

Wichtig für Sie, wenn Sie Besprechungen leiten

Die Tagesordnung geht den Teilnehmern einer Besprechung rechtzeitig vor dem Meeting zu. Das kann bei der wöchentlichen Mitarbeiterbesprechung der Vortag sein, in anderen Fällen eine Woche oder mehr. Zusammen mit der Tagesordnung erhalten die Teilnehmer - falls sinnvoll - auch Informationsmaterial, mit dem sie sich auf die Besprechung vorbereiten können. Die Besprechung orientiert sich an der Tagesordnung. Wird davon abgewichen, so wird das ausdrücklich vermerkt: "Da der Kollege Meier heute nicht kommen konnte, verschieben wir TOP 4 auf nächste Woche." Solche Spielregeln helfen Besprechungen zu strukturieren!

Das Geheimnis guter Besprechungen: Die Ergebnisse konsequent 1:1 umsetzen

Besprechungen sind nur so gut wie ihre Ergebnisse. Demotivierend wirkt es deshalb, wenn mit viel Engagement erzielte Ergebnisse aus Besprechungen im Rückblick plötzlich nicht mehr so wichtig sind - wenn z. B. Aufgaben, die in einer Besprechung verteilt wurden, nicht erledigt werden, frühere Beschlüsse aus einer Besprechung nicht zur Basis weiterer Diskussionen werden (sodass bestimmte Themen immer wieder diskutiert werden) oder Teilnehmer einer Besprechung (noch schlimmer: der Besprechungsleiter) einen gemeinsam erarbeiteten Beschluss ohne Erklärung einfach umwerfen. Auch hier sind Spielregeln erforderlich, damit Besprechungen unter dem Strich erfolgreich werden.

Einfache Gegenmaßnahme für erfolgreiche Besprechungen

Zu Beginn jedes Treffens wird kurz das Protokoll der vergangenen Besprechung gesichtet. Wenn Sie die Besprechungen leiten, gehen Sie folgende Fragen durch: Welche Ergebnisse gab es, was wurde aus der letzen Besprechung umgesetzt, was nicht und warum nicht? Damit werden Beschlüsse aus Besprechungen besser im Gedächtnis verankert; außerdem hat diese "öffentliche" Kontrolle einen positiven Einfluss auf die Umsetzungsmoral.

Wichtig ist nur, dass Sie bei jeder Besprechung für sich selbst und für die Teilnehmer bestimmte Spielregeln für Besprechungen aufstellen. Dazu zählen z. B. bestimmte Diskussionsregeln, die dafür verantwortlich sind, dass Sie Besprechungen überhaupt erfolgreich leiten können. Gehen Sie bei Planung und Durchführung Ihrer Besprechungen in folgenden 5 einfachen Schritten vor.

1. Besprechungen moderieren: Stellen Sie sich vorab die richtigen Fragen

Welches Problem soll am Ende von erfolgreichen Besprechungen gelöst sein,  welches Projekt soll in der Besprechung vorangebracht worden sein? Welche Mitarbeiter sind damit befasst, und was kann ich im Vorfeld mit ihnen klären? Sammeln Sie alle Informationen. Vielleicht ist eine Besprechung gar nicht nötig. Wenn Sie Besprechungen erfolgreich leiten wollen, kann es manchmal sinnvoller sein, auf sie zu verzichten. Einfacher und schneller: Informationsaustausch per E-Mail.

2. Das Geheimnis erfolgreicher Besprechungen: Halten Sie sich nicht sklavisch an eine Agenda

Stellen Sie eine Agenda auf, um der Besprechung eine Grundstruktur zu geben. Leiten Sie diese Agenda samt Ihren Fragen an alle Teilnehmer weiter. Doch vermeiden Sie das starre, lähmende Abarbeiten von Tagesordnungspunkten. Wenn Sie (oder jemand anderes, siehe Punkt 4) Besprechungen erfolgreich leiten will,  sollten Diskussionen gefördert und gemischte Gruppen mit 2 oder 3 Teilnehmern aus verschiedenen Bereichen gebildet werden, die Lösungsvorschläge entwickeln und den anderen Teilnehmern präsentieren. So motivieren Sie auch jene Mitarbeiter für die Besprechung, die ansonsten nur schweigend dabei sitzen.

3. Besprechungen mit "Verb-Audit"

Nehmen Sie die Besprechung auf Video oder Tonband auf, und notieren Sie anschließend die Verben, die verwendet wurden. Wie viele Verben wurden in der Vergangenheits-, wie viele in der Gegenwarts- und wie viele in der Zukunftsform gesprochen? Achten Sie beim nächsten Meeting darauf, dass möglichst viele "Zukunftsverben" verwendet werden. Wer immer Besprechungen leiten muss, sollte in Zukunft dann darauf achten, dass es keine Besprechung zur Vergangenheitsbewältigung wird.

4. Besprechungen erfolgreich leiten: Lassen Sie jemanden Anderes ans Ruder!

Sie als Chef legen das Thema der Besprechung fest. Doch lassen Sie die Besprechung von einem Mitarbeiter leiten, mit dem Sie vorab die Agenda und das Ziel der Besprechung abklären. Nehmen Sie als gleichberechtigter Gesprächspartner an der Besprechung teil. Ihre Mitarbeiter werden weniger gehemmt und ehrlicher sein.

5. Erfolgreiche Besprechungen haben ein Ergebnis: Notieren Sie es und die weiteren Schritte

Fragen Sie anschließend:

- Hat die Besprechung gebracht, was wir erreichen wollten?
- Welche Fragen sind noch offen?
- Wie können wir weiter vorgehen?
- Wie können wir die nächste Besprechung optimieren?

Legen Sie fest, wer bis zur nächsten Besprechung des Themas welche Aufgaben zu erledigen hat. Erfolgreiche Besprechungen werfen immer klare Aufgaben aus und bereiten die nächste Besprechung bereits vor!

Dabei ist es eigentlich einfach, alle Teilnehmer von Besprechungen mit dem Gefühl zu "entlassen", dass sie an einer wertvollen, produktiven und zielführenden Besprechung teilgenommen haben. Sie müssen nur optimale Rahmenbedingungen für effektive Ergebnisse in Besprechungen schaffen. Hier finden Sie die "Top 5" unter den Verdrusspunkten von Teilnehmern einer Besprechung - lesen Sie, wie eine Besprechung moderieren müssen, damit sie sich ganz einfach vermeiden lassen!

1. Besprechungen erfolgreich leiten geht nur mit pünktlichen Teilnehmern

Wer pünktlich zur Besprechung erschienen ist und dann auf die Zuspätkommer warten muss, wird sich vermutlich überlegen, ob er zur nächsten Besprechung nicht ebenfalls etwas später kommt. Wenn Sie die Besprechung moderieren, sollten Sie niemals diejenigen durch längeres Warten bestrafen, die rechtzeitig erschienen sind. Ihr maximales Zugeständnis, wenn die Spielregeln für Ihre Besprechungen wirken sollen: Ein Tagesordnungspunkt (TOP), der den Zuspätkommer nicht betrifft, wird vorgezogen.

2. Nur ein pünktlicher Gastgeber kann erfolgreiche Besprechungen garantieren

Wenn Sie Besprechungen leiten, haben Sie die Rolle des "Gastgebers" und sollten in diesem Sinne immer spätestens zehn Minuten vor Besprechungsbeginn eintreffen, um noch den Raum zu überprüfen (Sitzordnung, Unterlagen etc.) und eventuell mit einigen Teilnehmern ein paar Worte wechseln zu können. Besprechungen erfolgreich zu leiten heißt nämlich auch, Pünktlichkeit vorzuleben.

3. Spielregeln für Besprechungen aufstellen

Ebenso demotivierend wie ein verspäteter Beginn ist eine regelmäßig überschrittene Dauer von Besprechungen. Die zuletzt noch vorgesehenen TOPs werden dann zumeist lustlos und unkonzentriert durcheilt; vorherrschend ist der Blick der Teilnehmer auf die Uhr. Dagegen helfen eine klare Sitzungsordnung mit Zeitangabe pro TOP und eine zielgerichtete, disziplinierte Diskussionsleitung. Sollte dennoch mal ein TOP übrig bleiben, ist es meist sinnvoller, diesen auf den nächsten Termin zu verschieben, der für Besprechungen vorgesehen ist, als ihn im Eilverfahren abzuhandeln. Außer, es handelt sich um jene Art TOP, zu dem bereits alles gesagt wurde und bei dem die Teilnehmer der Besprechung einfach nicht zu einer Einigung kommen können. Dann empfiehlt es sich, dass Sie als Leiter der Besprechung ein Machtwort sprechen und selbst eine Entscheidung treffen.

4. Besprechungen erfolgreich leiten ...

... heißt auch, dass Sie kein unsinniges "Absitzen" der Zeit praktizieren. Kurios ist die Tatsache, dass die Zeit zwar gern überzogen, aber nur sehr ungern unterschritten wird. Das heißt: Auch wenn alle TOPs befriedigend abgearbeitet wurden, dauert die Besprechung an - die verbleibende Zeit bis zum offiziellen Ende wird dann mit Geplauder oder halbherzigen Diskussionen zu anderen Themen gefüllt. Hier ist Souveränität gefragt, wenn Sie die Besprechung leiten: Wenn die Besprechung so zielgerichtet verlaufen ist, dass man die Zeit unterschreiten konnte, sollte sie einfach beendet werden - ein Zeit-Geschenk und die Motivation, das Ganze beim nächsten Mal im Sinne erfolgreicher Besprechungen ähnlich diszipliniert anzugehen.

5. Besprechungen moderieren heißt auch Pausen geben - und zwar zur richtigen Zeit

Ein letzter Verdrusspunkt zum Stichpunkt "zeitliche Organisation" sind die Pausen bei Besprechungen, wenn sie zu selten oder zum falschen Zeitpunkt kommen. Wenn zwei Stunden ohne Pause durchdiskutiert wird, drehen sich die Beiträge im Kreis, einzelne Teilnehmer verlassen für längere Zeit den Saal, und insgesamt wird die Besprechung zunehmend ineffektiv. Für erfolgreiche Besprechungen gilt:

- Nach maximal einer Stunde Besprechungszeit gibt es eine fünf- bis zehnminütige Pause. Längere Unterbrechungen verführen die Teilnehmer dazu, sich anderweitig zu beschäftigen - zu telefonieren, "kurz" in ihr Büro oder aufs Zimmer zu gehen. Das ist für erfolgreiche Besprechungen aber sehr abträglich!

- Die Dauer der Pause sollte präzise genannt werden. Guten Besprechungen helfen solche klaren Spielregeln.

- Die Pausen sollten möglichst früh angekündigt werden. Wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen, hilft ein Hinweis von Ihnen als Leiter der Besprechung ("Nach dem nächsten TOP machen wir eine Pause") dabei, vorzeitige Unruhe gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Optimieren Sie Ihre Arbeitsorganisation!

Sie sind auf der Suche nach den besten Tipps für die optimale Arbeitsorganisation? Sie möchten die Aufschieberitis ein für alle Mal aus Ihrem Büro vertreiben? Sie feilen als Führungskraft an Ihrem Profil? Dann freuen Sie sich auf den neuen Newsletter, den Sie ab der kommenden Woche erhalten werden. Der Selbstmanagement-Letter gibt Ihnen in gewohnter simplify-Qualität Tipps für die optimale Arbeitsorganisation und ist Ihr perfekter Begleiter durch den Arbeitsalltag. Freuen Sie sich auf die regelmäßigen simplify-Tipps für Ihren Arbeitsalltag - und freuen Sie sich auf Ihren neuen Newsletter, der wir alle simplify-Newsletter ein neues Gesicht bekommt!

Präsentieren Sie Fakten

Sagen Sie klar, worum es geht. Halten Sie keine Informationen zurück. Reden Sie Klartext, ohne Fachchinesisch. Legen Sie auch die finanzielle Situation dar. Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern möglichst viel direkt, von Angesicht zu Angesicht, und schränken Sie sich dafür beim E-Mailen und Telefonieren eher ein.

Entwickeln Sie Visionen

Fakten allein motivieren niemanden wirklich. Wecken Sie Begeisterung, indem Sie selbst Begeisterung entwickeln. Malen Sie in Worten aus, wie es sein wird, wenn das angestrebte Ziel erreicht ist. Tun Sie das "3-dimensional und in Farbe". Also nicht: "Dann feiern wir", sondern: "Dann gehen wir ins Habaneras und gönnen uns die ganz große Sancho-Pansa-Platte!"

Gewähren Sie Freiheit

Welche einzelnen Schritte zu tun sind, sollten nicht Sie formulieren, sondern Ihr Gegenüber. Das sollte er aber in jedem Fall noch während Ihres Gesprächs tun. Lassen Sie sich detailliert nennen, was der andere zu welchem Zeitpunkt zu tun gedenkt. Korrigieren Sie dabei möglichst wenig. Geben Sie ihm das Gefühl, er sei "selbst draufgekommen".

Schenken Sie Vertrauen

Die Ursache der meisten Verkomplizierungen unseres Lebens ist Misstrauen: Weil der perfektionierte Verwaltungsstaat seinen Bürgern nicht zutraut, dass sie ihre Probleme selbst lösen, entstehen Unmengen von Gesetzen. Kompliziert wird Verwaltung in den Firmen immer dann, wenn eine Abteilung der anderen misstraut. Schaffen Sie Kontrollformulare und Bürokratismen ab. Testen Sie, ob die entstehende Vereinfachung wirklich so schamlos ausgenutzt wird, wie Pessimisten glauben.

Vertrauen Sie Ihrer Intuition

Glauben Sie nicht zu sehr an Beurteilungsbögen, Audits oder Feedback-Systeme. Die machen aus Führung einen bürokratischen Vorgang. Erleben Sie Ihre Mitarbeiter im Alltag, machen Sie sich ein eigenes Bild.

Wählen Sie die Methode "Versuch und Irrtum"

Die Faktenlage ist und bleibt in praktisch jedem Entscheiderberuf unüberschaubar. Stehen Sie zu der Devise: "Statt endloser Diskussionen lieber handeln, Neues ausprobieren und später korrigieren." Dazu müssen Sie allerdings bereit sein, den Ausprobierern echte Verantwortung zu übertragen.

Wenn Schwierigkeiten auftreten

Es gibt keine Führung ohne Konflikte. Kommen Sie Ihrem Gegenüber entgegen. Seien Sie immer offen für Kompromisse. Aber nur, wenn Sie schnell zu einer Einigung kommen. Ansonsten entscheiden Sie. Ersparen Sie dem anderen dabei Demutsgesten. Niemand soll Ihr Zimmer als Verlierer verlassen. Denken Sie daran: Aus Konflikten entsteht neue Energie, wenn sich alle Beteiligten danach offen in die Augen sehen können.

Ihr E-Mail-Tipp heißt in Zukunft simplify Selbstmanagementletter

Zerstreut? Unkonzentriert? Abgelenkt? Sie wünschen sich bessere Zeitmanagementfähigkeiten? Lernen Sie, Stress zu vermeiden und planen Sie ihre Zeit sinnvoller ein. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Leben und verbessern Sie ihre Leistungsfähigkeit mit hilfreichen Vorschlägen aus dem kostenlosen simplify Selbstmanagementletter, den Sie ab der kommenden Woche erhalten.

Belohnen Sie - auch zwischendurch

Lob und Wertschätzung sind das einfachste Führungsprinzip. Gute Führungskräfte zaubern gern mit Kleinigkeiten: ein Mitbringsel, eine Runde Brotzeit für die ganze Arbeitsgruppe, ein Blumenstrauß - richtig platziert kann so etwas Wunder wirken. Der beste Zeitpunkt ist "kurz vor der Krise". Entwickeln Sie ein Gespür dafür, wann jemand sauer werden könnte, und handeln Sie rechtzeitig. Machen Sie ab und zu deutlich, dass Sie gerne mit Ihren Leuten zusammenarbeiten. Das beflügelt auf Dauer mehr als finanzielle Anreize, deren Wirkung schnell verpufft.

Selbstbestimmte Arbeit

Auch ein Selbstständiger kann sich als von seinen Kunden fremdbestimmt empfinden. Je freier Sie in der Wahl Ihrer Arbeitszeit, Ihres Arbeitsortes und Ihrer Arbeitsinhalte sind, umso höher sind Spaßfaktor und Effektivität.

Sinnvolle Arbeit

Wer den Spaß in der Arbeit findet, braucht sich nicht vor der Arbeit zu drücken, um Spaß zu haben. Wer Spaß haben will, braucht Überblick: Sehen Sie nicht nur Ihren engen Arbeitsbereich (z. B. Bauanträge bearbeiten), sondern den größeren Sinn dahinter (dass Menschen in menschenfreundlichen Städten wohnen können).

Mut zum Loslassen

Trennen Sie sich von verhassten, spaßtötenden Tätigkeiten. Raus mit Gegenständen, über die Sie sich schon lange ärgern! Weg von Kollegen, mit denen die Zusammenarbeit keine Freude macht. Mangelnder Spaß bei der Arbeit, so Rieger, ist ein ernst zu nehmendes Argument, den Job oder die Funktion innerhalb des Betriebs zu wechseln. Zu viele Menschen halten die Freudlosigkeit ihres Arbeitslebens für ein unabänderliches Schicksal.

Mut zum Träumen

Spaß am Leben hat, wer seiner eigenen Vision folgt. Beim Spaßfaktor geht es nicht um ein paar witzige Bemerkungen oder ein lustiges Bild neben Ihrem Arbeitsplatz. Es geht um Ihre innersten Wünsche.

Übung 1: Ihr Traumtag

Stellen Sie sich vor, wie Ihr optimaler Tag aussieht. Lassen Sie ihn in allen Einzelheiten vor Ihrem geistigen Auge erstehen, und gehen Sie ihn durch. Nutzen Sie dabei alle Sinne: wie es riecht, ob es warm oder kalt ist, was Sie hören, welche Sachen Sie tragen, wen und was Sie berühren. Halten Sie schriftlich fest, was Sie in Ihrer Vision gesehen und erlebt haben. Schalten Sie Ihren "inneren Kritiker" ab, der Ihnen zuflüstert, mit dem Träumen von etwas völlig Utopischem aufzuhören. Viele Menschen haben Angst vor ihren Wunschträumen, weil sie sie für unerreichbar halten. Doch selbst die abenteuerlichsten Phantasien (Dauersonnenbaden an einer blauen Lagune, endlose Feiern mit Freunden usw.) enthalten wichtige Anteile Ihrer Persönlichkeit, die Sie nicht unterdrücken sollten. Bleiben Sie mutig dran und halten Sie Ausschau nach ihrer Verwirklichung.

Übung 2: Ihre Warum-Liste

Notieren Sie auf einer 2. Liste alle Gründe für Ihre derzeitige Arbeit: Warum machen Sie eigentlich das, was Sie machen? Schreiben Sie 2 Minuten lang, ohne Pause, was Ihnen einfällt.

Danach zählen Sie, ebenfalls 2 Minuten lang, die Argumente gegen die Verwirklichung Ihres Traums auf: Warum mache ich eigentlich nicht, was ich will oder was mir Spaß macht? Auf dieser Liste finden sich viele alte Muster und Traditionen aus Ihrer Erziehung. Oft, so Rieger, fällt es den Menschen schon beim Durchlesen ihrer Liste wie Schuppen von den Augen: Warum habe ich diese spaßfeindlichen Muster nicht schon längst über Bord geworfen?

Tanken Sie Spaß

Das geht! Wählen Sie für Ihren Urlaub oder auch für Dienstreisen Orte, die Ihnen gute Stimmung und freundliche Leute garantieren. Ein Wellness-Hotel im traditionell freundlichen Österreich etwa oder eine Reise durch Kalifornien können Wunder wirken.

Besorgen Sie sich einen Spaßanker

Wenn es Ihnen während so einer Reise einmal wirklich gut geht, dann nehmen Sie sich irgendein Erinnerungsstück davon mit: die Visitenkarte vom Nobelhotel, ein Gläschen Sand vom Traumstrand oder einfach ein selbst geschossenes Foto. Stellen Sie das an Ihrem Arbeitsplatz auf und erinnern Sie sich beim Ansehen an Ihre glücklichen Momente zurück.

Schaffen Sie Ihre Spaßumgebung

Wenn Ihr Spaßanker bei Ihnen funktioniert, dekorieren Sie Ihr ganzes Zimmer entsprechend. Nicht nur ein bisschen, sondern so, wie ein Bühnenbildner oder Messebauer an die Aufgabe herangehen würde. Wenn Sie Segelfan sind, lassen Sie ein Segel von der Decke hängen, bauen Sie ein Podest mit Steuerrad als Brücke. Jacqueline Rieger rät: Trauen Sie sich!

Hören Sie "FM"

Legen Sie sich eine Liste der "freundlichen Menschen" (FM) an, die Sie kennen. Wenn Sie einmal durchhängen, rufen Sie einen dieser Menschen an oder verabreden Sie sich. Solche Freundlichkeit beruht häufig auf Gegenseitigkeit: Der andere freut sich auch, von Ihnen zu hören, und so ist der FM-Kontakt ein Spaßgewinn für beide.

Für eine optimale Arbeitsorganisation: Nennen Sie Ablenkungen beim Namen

Wenn Sie gerade einer wichtigen, aber ungeliebten Tätigkeit nachgehen, erscheinen Ihnen häufig andere Arbeiten als dringend und unaufschiebbar, und Sie wechseln zu ihnen über. Abhilfe bei dieser Form der Aufschieberitis: Erkennen Sie, dass die vermeintlichen anderen Prioritäten Verkleidungen Ihrer eigenen Unlust sind. Sagen Sie laut zu sich: "Ich lasse mich jetzt nicht ablenken." Sagen Sie zu anderen Menschen, die Sie unterbrechen: "Bitte lenken Sie mich jetzt nicht ab, ich bin an etwas ganz Wichtigem dran. Später bin ich für Sie da."

Vertreiben Sie Ablenkungen mit Humor

Andere Ablenker kommen nicht von außen, sondern aus Ihnen selbst: Schnell mal einen Kaffee holen, jemanden anrufen, eine kleine Partie am PC spielen oder im Internet surfen. Abhilfe bei dieser Aufschieberitis: Geben Sie Ihren Lieblingszerstreuungen einen lustigen Namen und stellen Sie sich diese Ablenkungen als ulkige Gnome vor. Dadurch lernen Sie, über Ihre eigenen Schwächen zu lachen: der zittrige, koffeinsüchtige Bohnenbrüher; die dauerquasselnde Vieltelefoniererin Frau Glühohr; das nervös vor sich hin klickende Online-Hündchen Glotzauge. Stellen Sie ein Symbol Ihrer bevorzugten Ablenkung auf (oder eine der Abbildungen auf dieser Seite) und "besiegen" Sie sie mit einem witzigen Ritual: in die Schublade sperren, umkippen, unter den Monitor klemmen usw.

Beachten Sie die 15-Sekunden-Regel

Manchmal wird Ihnen die Versuchung riesengroß erscheinen, und Sie selbst kommen sich dagegen ganz klein vor. Abhilfe: Betrachten Sie das Phänomen "Entscheidung" realistisch: Der Beschluss, sich ablenken zu lassen oder nicht, fällt innerhalb einer Viertelminute. Wenn Sie 15 Sekunden standhaft bleiben, haben Sie's geschafft! Außerdem gilt: Je öfter Sie den Plagegeist besiegen, desto schwächer wird er.

Aufschieberitis: Machen Sie es dem Ablenker nicht zu leicht

Ihr Arbeitsplatz und Ihr Kopf sind voll von Ablenkungen und anderen Arbeiten. Abhilfe: Räumen Sie vor einer wichtigen Arbeit alle anderen zu erledigenden Dinge aus Ihrem Blickfeld. Sorgen Sie für eine freie Arbeitsfläche. Stehen Sie auf, atmen Sie tief, lockern Sie Arme und Schultern, schlagen Sie innerlich ein neues Kapitel auf. Häufig hilft ein Ortswechsel: An einem 2. Schreibtisch, außer Reichweite von den normalen Ablenkungen, arbeitet es sich leichter.

Sichern Sie sich O-Termine gegen steigende Arbeitsbelastung

Die Termine drücken, das Chaos um Sie herum wächst, und es wird immer weiterwachsen, weil Sie keine Zeit mehr fürs Aufräumen haben. Abhilfe bei dieser Form der Aufschieberitis: Tragen Sie jeden Tag ½ bis 1 Stunde "O" in Ihren Terminplan ein. Das steht für "Organisieren": Stapel abtragen, Papiere endgültig abheften, eventuell die Blume gießen, eine Schublade entrümpeln usw. Die O-Stunde hilft hervorragend gegen Ablenker, denn an einem klar aufgeräumten Schreibtisch fällt es Ihnen viel leichter, an einer Aufgabe dranzubleiben und die zu Arbeitsbelastung zu minimieren. Die rein rechnerisch für das Projekt "verlorene" Stunde holen Sie durch motivierteres, schwungvolleres Arbeiten am gut organisierten Arbeitsplatz leicht wieder herein.

Bauch raus gegen Zeitdruck und Arbeitsüberlastung

Gelassenheit beginnt im Körper. Ein erwachsener Bär hat einen eindrucksvollen Bauch. Verabschieden Sie sich vom Schönheitsideal der mageren (digital retuschierten) Models und (medikamentös behandelten) Muskelmänner. Wenn Sie abspecken wollen, tun Sie's. Wenn Sie es nicht schaffen, lassen Sie's. Ziehen Sie aber den Bauch nicht ein, denn damit provozieren Sie Verspannungen in Rücken- und Schultermuskulatur und belasten Ihren Verdauungstrakt. Der simplify-Bärentipp: Kaufen Sie sich eine weite Hose, notfalls mit Hosenträgern oder ein bequemes Kleid. Atmen Sie schön tief durch, mit entspanntem Bauch. Sie werden staunen, wie viel entspannter und ruhiger Sie dadurch werden.

Büromanagement: Probier's mal mit Gemütlichkeit

Der Bär kann auf zwei Beinen gehen wie wir - wenn er will. Lieber läuft er aber auf allen Vieren oder legt sich hin. Der simplify-Bärentipp gegen Arbeitsüberlastung: Bauen Sie in Ihren Tageslauf möglichst viele Gelegenheiten ein, bei denen Sie sich hinlegen und die Wirbelsäule entspannen können. Legen Sie sich in der warmen Jahreszeit in der Mittagspause auf eine Wiese. Wenn Sie Ihr Büro in den eigenen 4 Wänden haben, nutzen Sie ruhig einmal Ihr Bett oder ein großes Sofa als Arbeitsplatz - zum Lesen, Nachdenken, Telefonieren.

Sport plus

Bären fangen gern Fische, und zwar mit der bloßen Hand. Die zotteligen Burschen sehen langsam aus, sind es aber ganz und gar nicht, wenn's drauf ankommt. Der simplify-Bärentipp: Nehmen Sie sich Zeit für Sport oder Bewegung, und zwar in derselben gesunden Mischung von Belastung und Entspannung wie die fischenden Grizzlys. Jagen Sie nach dem Joggen also nicht gleich zum nächsten Termin, sondern rechnen Sie stets genügend Zeit fürs Relaxen ein.

Groß sein

Wenn ein Bär angegriffen wird, richtet er sich zu seiner vollen Größe auf. Der simplify-Bärentipp: Zeigen Sie die volle zeitliche Größe Ihrer Arbeit. Stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel, sondern nennen Sie bei Arbeiten, mit denen Sie beauftragt werden, stets die realistische Anzahl von Stunden oder Tagen, die Sie dafür benötigen. Machen Sie den anderen klar, dass auch "kleine" Arbeiten, Routinejobs und vor allem unbezahlte ehrenamtliche Tätigkeiten Zeit kosten!

Brutpflege in der Höhle

Bären säugen ihre Jungen über 1 Jahr lang. Obwohl sie kaum natürliche Feinde haben, suchen sie immer zusätzlich Schutz in einer Höhle. Der simplify-Bärentipp gegen Arbeitsüberlastung: Geben Sie Ihren Projekten ausreichend Zeit zum Ausreifen. Legen Sie vorher mit Ihrem Chef fest, dass er Ihre Arbeit z. B. erst nach 1 Jahr beurteilt - und nicht vorher ungeduldig abbricht. Schaffen Sie sich zeitliche Schutzräume, "Zeithöhlen", in denen Sie nicht von dringenden Aufgaben gehetzt werden und unter Termindruck stehen, sondern einmal in guter innerer Ruhe über Ihre Zukunft nachdenken können.

Dicke Haut als Arbeitsstil

Der Bär nascht so gerne Honig, weil ihm die Stiche der Bienen nichts anhaben können - dazu ist seine Haut viel zu fest, im besten Sinne "dickfellig". Der simplify-Bärentipp gegen Arbeitsüberlastung: Legen Sie sich eine ebensolche dicke Haut zu, um sich vor den kleinen Sticheleien der lieben Mitmenschen zu schützen. Vergeuden Sie Ihre Zeit nicht damit, sich über andere Menschen zu ärgern. Sie werden sehen: Wenn die anderen merken, dass Sie auf spitze Anzüglichkeiten nicht reagieren, hören sie von selbst auf.

1. Besseres Selbstmanagement: Beenden Sie das Multitasking

Bei einem Computer bedeutet Multitasking, dass er mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig erledigt. Viel beschäftigte Menschen versuchen das auch: telefonieren oder Motivationskassetten hören beim Autofahren, Fachzeitschriften lesen beim Fernsehen ... Multitasking beim Menschen bedeutet immer, keine der gleichzeitigen Aufgaben wirklich gut zu machen. Vereinfachen Sie Ihren Alltag. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe.

2. Kampf gegen die Aufschieberitis: Lassen Sie das Telefon läuten

Warum immer aufspringen, wenn jemand anruft? Nichts zerhackt Arbeitsabläufe mehr als diese Nervensäge. Wenn Sie jetzt nicht im Zimmer wären, würde der Anrufer auch niemanden erreichen. Falls das Telefon für Sie beruflich wichtig ist, schalten Sie den Anrufbeantworter ein. Am besten in einem anderen Zimmer, sodass Sie es nicht einmal merken, wenn jemand anruft.

3. Das neue Büromanagement: Lesen Sie nur 1-mal am Tag Ihre E-Mails

Behandeln Sie Ihre elektronische Post wie Ihren herkömmlichen Briefkasten. Leeren Sie ihn 1-mal pro Tag, und beantworten Sie alle Mails kurz, aber sofort. Gewöhnen Sie Ihre Geschäftspartner nicht daran, dass Sie auf eine Nachricht am Nachmittag sofort eine Antwort von Ihnen erwarten dürfen. Wenn bei Ihnen die E-Mails überhand nehmen: Richten Sie eine 2. Adresse ein, die Sie nur an die wichtigsten Menschen weitergeben.

4. Zeitmanagement optimieren: Setzen Sie sich und tun Sie nichts

Sie haben richtig gelesen: Anstatt sich mit einer Arbeit zu befassen, die gar nichts bringt, und sich dem Termindruck und dem Zeitdruck auszusetzen, steuern Sie gegen: Faulenzen Sie lieber bewusst eine 1/2 Stunde lang. Lassen Sie Ihre Gedanken wandern. Gewinnen Sie Abstand. Sie werden staunen, wie sich nach der 1/2 Stunde die Welt für Sie beruhigt hat. Und Sie gehen mit neuem Elan an die Arbeit!

1. Aufschieberitis bekämpfen: Es beginnt im Kopf!

Der Einstieg im Kampf gegen Aufschieberitis ist am schwersten: Einsehen, dass es sich bei chronischem Zeitdruck nicht um ein Naturgesetz handelt oder um die Schuld der Kunden - sondern um ein Verhaltensmuster, das Sie selbst ändern können.

2. Zeitdruck: Nicht schätzen, sondern messen

Lernen Sie, Ihre Zeit realistisch einzuschätzen, wenn Sie den Zeitdruck bekämpfen wollen. Messen Sie mit der Uhr, wie viele Stunden und Minuten Sie für typische Arbeiten brauchen. Und zwar ehrlich und über einen längeren Zeitraum, nicht nur unter optimalen Bedingungen. Ein Ingenieur benötigt beispielsweise im Schnitt 60 Minuten, um eine Seite Gebrauchsanweisung zu verfassen. Wenn er sehr gut drauf ist, geht es auch in 15 Minuten. Aber er sollte für weniger Zeitdruck der Versuchung widerstehen, das Minimum als Norm anzusetzen!

3. Jeder Tag zählt

Zerlegen Sie für weniger Zeitdruck größere Aufgaben in übersichtliche Einheiten von höchstens 1 Tag Länge. Vereinbaren Sie zum Beispiel mit Ihrem Kunden, dass er bestimmte Zwischenstadien vorab zu sehen bekommt. Damit bringen Sie sich selbst in Zugzwang und schlagen der Aufschieberitis ein Schnippchen.

4. Die unantastbare To-do-Liste

Erstellen Sie in den nächsten 2 Wochen für jeden Tag eine To-do-Liste mit klaren Prioritäten. Halten Sie sich - nur diese 2 Wochen lang - beim Erledigen strikt an die Reihenfolge. Aufschieberitis-Geplagte neigen dazu, bei solchen Listen die leichten Arbeiten zuerst zu erledigen.

5. Beißen Sie in den sauren Apfel

Erledigen Sie das "Hindernis des Tages", die unangenehmste Tätigkeit zuerst. Vertilgen Sie den sauren Apfel, und er wird Ihnen nicht mehr den ganzen Tag verderben. Stürmen Sie drauf zu. Stellen Sie sich vor der Erledigung das gute Gefühl der Erleichterung vor, wenn Sie es geschafft haben. Wenn das Haupthindernis erst einmal weg ist, gelingen Ihnen die anderen Aufgaben wie von selbst!

6. Der Minuten-Trick gegen Aufschieberitis

Schreiben Sie hinter die unangenehmsten und häufig aufgeschobenen Aufgaben die Zeitdauer, die Sie vermutlich dafür benötigen. Dabei werden Sie ab und zu schmunzeln: Mancher 10mal verschobene "saure Apfel" besteht nur aus einem Anruf (5 Minuten) oder einem handgeschriebenen Fax (3 Minuten). Da dauert das Verschieben länger als das Erledigen!

7. Den GAU bedenken

Fragen Sie sich bei unangenehmen Aufgaben: "Was ist der Größte Anzunehmende Unfall (GAU), wenn ich es tue?" Vielleicht ist es nur ein kurzer Vorwurf, den Sie sich anhören müssen. Selten ist dieser GAU die Sorgen wert, die Sie sich vorab darüber machen.

8. Nichts tun hilft auch gegen Aufschieberitis!

Ein verblüffender Trick gegen Aufschieberitis: Legen Sie das verhasste Projekt mit allen erforderlichen Unterlagen vor sich hin und zwingen Sie sich, es 15 Minuten nur anzusehen. In der Regel werden Sie durch das Herumsitzen so frustriert, dass Sie die ungeliebte Arbeit anpacken, bevor die Viertelstunde um ist.

9. Offen darüber reden

Teilen Sie anderen Ihre Probleme mit. Aufschieberitis-Geplagte sind oft in einem Teufelskreis der Scham gefangen: Sie trauen sich nicht mehr zuzugeben, wie sehr sie hinter Ihrem Zeitplan zurückliegen, und verbauen sich dadurch die Chance, dass ihnen jemand hilft.

10. Bei Zeitdruck das Gegenteil testen

Probieren Sie es im Kampf gegen die Aufschieberitis wenigstens ein einziges Mal aus: Erledigen Sie eine Aufgabe viele Tage früher, als Sie müssten. Vielleicht finden Sie Gefallen an dem neuen Gefühl, etwas ohne Zeitdruck geschafft zu haben. Heben Sie die erledigte Arbeit auf, und geben Sie sie pünktlich zum vereinbarten Termin ab. Spüren Sie in sich die kraftvolle Ruhe, die von dieser Tat ausgeht!