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Das 5 Methoden-Ablagesystem für eine schlanke Ablage


Das 5 Methoden-Ablagesystem für ein dauerhaft aufgeräumtes Büro

Unaufhaltsam anschwellende und unübersichtliche Ordner, Mappen, Körbe und Schubladen sind ein Dauerproblem an Arbeitsplätzen im Büro oder zu Hause. Lange Suchzeiten, veraltete Informationen, Platzmangel - das muss nicht sein. Mit Ihrer persönlichen Auswahl von einer oder mehreren der folgenden 5 simplify-Methoden bekommen Sie die Papierflut ganz bestimmt in den Griff.

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1. Die Dreierregel

Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Informationsordner etwas suchen, entfernen Sie 3 veraltete Informationen.

2. Der Tauschhandel

Für jede neue Information, die in die Ablage hineinkommt, werfen Sie sofort eine ältere hinaus.

3. Die Zwischendurch-Strategie

Legen Sie am Vorabend jedes Tages 1 oder 2 zu verschlankende Mappen, Ordner oder Ablagekörbe auf Ihren Schreibtisch. Am nächsten Tag schauen Sie diese „nebenbei" durch, zum Beispiel beim Pausenkaffee, Wartezeiten zwischen 2 Terminen oder wenn Sie Ihr persönliches Tagestief spüren. Falls das nicht klappt, markieren Sie diese Mappen oder Körbe mit einem auffälligen Symbol, etwa mit einem Werbegeschenk-Kuscheltier. So vergessen Sie auch nicht, dass Sie sich noch Ihrem Ablagsystem widmen müssen.

4. Die Wartetaktik

Wenn nichts mehr ins volle Ablagebehältnis hineingeht, schreiten Sie zur Tat. Dann aber sofort, oder Sie legen einen konkreten Termin dafür fest - notfalls am nächsten arbeitsfreien Samstag. Damit sich Ihr Engagement dann auch lohnt, vereinbaren Sie mit sich selbst ein deutliches Ziel: „Ich werde für 50% Papierentlastung sorgen." Oder: „Ich werde 3 Ordner komplett leer machen."

5. Das Verfallsdatum

Kennzeichnen Sie Mappen oder Ordner, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Nutzen verlieren, mit einem auffälligen „Verfallsdatum". Zum Beispiel zeitraumbezogene Planungen und Kalkulationen: „Ins Altpapier am 31.12.2011" oder „Ins Archiv am 30.6.2011". Zusätzlich können Sie eine Wegwerf-Erinnerung in Ihre Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender schreiben.