26. Februar
Arbeitsorganisation: Aufschieberitis unter der Lupe
Der Schreibtisch quillt über, die Arbeitsorganisation stockt, der Terminkalender ist überfüllt, in der Post häufen sich die Mahnungen - wenn dieser Zustand in Ihrer Arbeitsorganisation über mehrere Wochen und selbst in eher ruhigen Zeiten anhält, könnte ein tiefer sitzendes Problem dahinter stecken.
Aber was tun? Wie soll man es angehen, wenn die Büroorganisation lahmt? Was tun, wenn das Zeitmanagement nicht mehr funktioniert? Wie die Arbeitsorganisation wieder in den Griff bekommen? Die folgenden Gedanken können Ihnen helfen, den tieferen Grund Ihres Planungsproblems zu ergründen und die Arbeitsorganisation zu verbessern.
Checkliste Selbstmanagement: Aufschieben als Kennzeichen von Qualität
Wenn Sie ein Aufschieber sind, gehören Sie in der Regel zu den guten, erfolgreichen Arbeitern. Eigentlich ist bei Ihnen alles Top, Ihre beruflichen Ziele erreichen Sie. Sie liefern zum Teil sogar überragende Qualität. Das wissen Sie und die anderen. Die Erwartungen an Sie sind hoch, entsprechend stehen Sie unter Druck. In den Tiefen Ihrer Seele aber haben Sie Angst vorm Scheitern. Und das macht sich in der Arbeitsorganisation, der Büroorganisation, dem Zeitmanagement bemerkbar. Sie fürchten, die hohen Ansprüche zu enttäuschen und steigern Ihre Anstrengungen ins Maßlose. Das will Ihr Unbewusstes verhindern, weil es besorgt ist um Ihren Leib und Ihr Leben. Es verleitet Sie daher dazu, sich mit anderem, Unwichtigem zu befassen und Ihre Arbeitsorganisation, die wartende Checkliste, die To-do-Liste und Ihr gesamtes Selbstmanagement über den Haufen zu werfen. Und geht dabei ausgesprochen raffiniert vor: "Du bist super, du schaffst das doch alles in Rekordzeit, gönn dir vorher ein bißchen Muße", flüstert Ihr Unbewusstes Ihrem Bewusstsein ins Ohr - das sich gern zu ein wenig Schlendrian überreden lässt.
Zeit und Zeitmanagement: Notbremse der Seele
Damit erreicht das Unbewusste sein Ziel: Sie gönnen sich tatsächlich Ruhe, die Büroorganisation bleibt liegen. Viele bezeichnen diese Art von Unbewusstem als "inneren Schweinehund": jener Teil von Ihnen, der lieber alle Viere von sich streckt wie ein gemütlich herumliegender Hund. Die manchmal lebensrettende Bremswirkung Ihres Unbewussten wird vom Bewusstsein aber meist als störend empfunden. Es ist nicht leicht, die Balance zu finden zwischen nützlichem Pausieren und gefährlicher Verweigerung, die zu Lasten der Arbeitsorganisation geht und die Büroorganisation ins Stocken bringen kann.
Arbeitsorganisation: gegen die destruktive Energie
Das schützende Eingreifen des Unbewussten hat auch eine gewaltige zerstörerische Kraft: Sie verschieben die Aktion, gleiten ab in Trödelei und Resignation. Sie beginnen bereits zu scheitern. Ihr eigenes Verhalten demütigt Sie, und die tief in Ihnen wohnende Angst hat ihre Absicht bald erreicht: Sie verfehlen Ihre Ziele und stürzen sich selbst vom Thron.
Typische Fehler und Gegenmittel
Aufschieberitis ist nicht Faulheit. Faule sind mit wenig zufrieden. Aufschieberitis ist die Krankheit der Fleißigen, denen das Erreichte nicht genügt. Ihr wahrer Feind ist Ihre Angst, vor sich selbst oder anderen schlecht auszusehen. Deshalb heißt die Lösung: Akzeptieren Sie Ihre Probleme, ohne sich zu schämen oder zu verbannen. Das gibt Ihnen Kraft, etwas auszuprobieren, das Hilfe verspricht. Hier die wichtigsten Methoden:
Moderne Arbeitsorganisation: Vielstop statt Nonstop
Fehler: Ihre Arbeitseinheiten sind überlang und ohne Pausen. Besser: Zwingen Sie sich zu regelmäßigen Unterbrechungen in der Arbeitsorganisation und im Zeitmanagement, in denen Sie aufstehen, den Raum verlassen oder zumindest ans Fenster gehen und den Himmel betrachten.
Büroorganisation: Entschleunigung statt Hektik
Fehler: Sie konzentrieren sich nur auf das Ergebnis, vernachlässigen aber in Ihrer Arbeitsorganisation die Genauigkeit bei der Durchführung. Besser: Bemühen Sie sich, auch Details in Ihrer Arbeitsorganisation lieben. Müssen Sie etwas von Hand ausfüllen, schreiben Sie deutlich und nicht zu schnell. "Langsames" Arbeiten kann unterm Strich Ihre Effizienz enorm erhöhen, weil es Ihnen das Gefühl nimmt, gehetzt und fremdbestimmt zu sein. Zeitmanagement ist also auch ein Mittel zu effizienterem Arbeit - Sie müssen sich die Zeit nur nehmen.
Zeitmanagement und Ziele setzen: Weniger statt mehr
"Nimm dir doch weniger vor!" Diesen Tipp für Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement hören Aufschieber häufig, aber stets gerät er für sie zur Lachnummer. Der Fehler liegt hier nicht beim Aufschieber selbst, sondern bei seinen Ratgebern. Der Vorwurf "Du machst zu viel!" nährt die Versagensangst des Aufschiebenden. Er hört die Botschaft so: "Du versagst überall - bei der Arbeitsorganisation, dem Zeitmanagement, der Auftragsannahme, bei der Einteilung deiner Zeit, bei der Pünktlichkeit!" Besser: Erkennen Sie die Arbeit, die Büroorganisation, das Zeitmanagement des an Aufschieberitis Leidenden ohne Vorbehalte und Vorwürfe an. Ermutigen und wertschätzen Sie ihn und seine Büroorganisation. Damit erlösen Sie ihn endlich von der Angst vor dem Versagen und eröffnen ihm einen Weg aus dem Teufelskreis - hin zu einer besseren und effizienteren Arbeitsorganisation!
Mehr zu diesem Thema bei: Hans-Werner Rückert, Schluss mit dem ewigen Aufschieben. campus Verlag, Frankfurt/Main 2006. 17,90 Euro.
