Arbeitsorganisation und Büroorganisation: So vermeiden Sie 6 Zeitfallen

Zeitdruck ist die Hauptursache für Stress in der Arbeitsorganisation oder Büroorganisation. Doch Zeitdruck können gerade Sie als Vorgesetzter durch cleveres Zeitmanagement vermeiden - am ehesten durch die typischen simplify-Zeitmanagement-Methoden: Weglassen, Verzichten, Vereinfachen.

Werden Sie wieder zum Chef Ihrer Zeit und Ihres Zeitmanagements, indem Sie die folgenden 6 Chef-Zeitfallen in Ihrer Arbeitsorganisation ausschalten!

1. Zeitfalle: Besprechungen

Bereiten Sie Besprechungen so sorgfältig vor wie persönliche Gespräche, und halten Sie sich an Ihren roten Faden, wenn Sie Besprechungen erfolgreich leiten wollen. Bei Besprechungen am Telefon gilt: Telefonieren Sie nicht in entspannter Haltung - sonst klingt es, als seien Sie in Plauderstimmung.

Beenden Sie Besprechungen am Telefon höflich, aber bestimmt, ohne Ihren Gesprächspartner abzuwürgen, z. B. mit folgenden Sätzen:

- Das ist ein interessanter Punkt, den Sie erwähnen. Wir sollten Ihn mal ausführlicher besprechen, wenn wir beide mehr Zeit haben. Wann kann ich Sie wieder anrufen?
- Ich würde das Thema gerne vertiefen, aber im Vorzimmer wartet schon ein Besucher, mit dem ich um 15 Uhr verabredet bin. Können wir die Details nach meinem Termin besprechen?

Schreiben Sie diese und ähnliche Formulierungen auf Karteikarten, und legen Sie die für die nächsten Besprechungen neben Ihr Telefon. Variieren Sie Ihre "Bis-bald-Floskeln" immer wieder. In Kürze werden Sie genügend Routine haben, um bei Besprechungen am Telefon ohne Karten auszukommen.

2. Zeitfalle: E-Mails

Beim Discounter Aldi haben Einkäufer immer noch keine firmeninterne Mail-Adresse. Sie bestellen alle Produkte per Telefon oder Fax. Was nahezu archaisch anmutet, ist doch sinnvoll. E-Mails vereinfachen die geschäftliche Kommunikation nur scheinbar, denn sie nehmen überhand. Viele Führungskräfte bekommen täglich mehrere hundert E-Mails. Diese Masse kann kein Mensch mehr sinnvoll bearbeiten.

Beschränken Sie daher Ihren E-Mail- Verkehr auf das Nötigste, wenn Sie Ihre Arbeitsorganisation und Büroorganisation wirklich straffer organisieren wollen:
- Verzichten Sie auf allgemeine E-Mail-Verteiler in Ihrem Unternehmen, z. B. "an alle".
- Lesen bzw. schreiben Sie E-Mails nur 2 Mal pro Tag - Ihre Briefpost kontrollieren Sie auch nicht mehrfach täglich.
- Kombinieren Sie E-Mails und Telefonate. Mailen Sie Informationen und Vorschläge, und bereiten Sie Gespräche und Telefonate per E-Mail vor.

3. Zeitfalle: Störungen

Mitarbeiter mit einem Problem, Anrufe von Kunden oder Lieferanten - jede Unterbrechung Ihrer aktuellen Tätigkeit ist eine Störung, ein Bruch Ihrer To do Liste und ein Rückschlag für Ihre Zeit und Ihr Zeitmanagement. Sorgen Sie dafür, dass Sie täglich eine Mindestzeit für ungestörtes Arbeiten haben. Testen Sie, wie viel Zeit pro Tag oder pro Woche Sie durchschnittlich brauchen, um bei Ihrem Zeitmanagement alle wichtigen Aufgaben zu erledigen. Nehmen Sie sich diese Zeit, wann Sie es für richtig halten. Schließen Sie Ihre Tür, und lassen Sie keine Besucher, Besprechungen oder Telefonate zu. Falls Sie keine Sekretärin oder Assistentin haben, leiten Sie Anrufe auf einen Mitarbeiter um.

4. Zeitfalle: Kleinkram

Vertrödeln Sie keine Zeit mit typischen Büroarbeiten, auch wenn sie nur Minuten dauern, wie kopieren, Unterlagen sortieren, Artikel ausschneiden etc. Diese summieren sich bald zu Stunden. Besser: eine Aushilfe oder einen Praktikanten dafür einstellen. Oft reichen schon ein paar Stunden pro Woche. Das ist billiger, als die Zeit des Chefs oder von Fachkräften dafür einzusetzen.

5. Zeitfalle: Kein Puffer

Manchmal kann man den genauen Bedarf an Zeit kaum voraussagen - auch bei gutem Zeitmanagement. Testen Sie: Wie lange benötigen Sie z. B. für einen Akquise-Brief, für das Erstellen einer Präsentation oder ein Zielgespräch mit einem Mitarbeiter? Planen Sie künftig für jede Aufgabe mindestens 20 % mehr Zeit ein, als Sie bei Ihren Beispielen gemessen haben. So führen Verzögerungen nicht dazu, dass Ihr kompletter Tagesplan sich verschiebt, und Sie können Formtiefs abfedern.

6. Zeitfalle: Kein Aufräumen mit System

Motivieren Sie sich selbst durch ein Ende des Schreibtisch-Chaos: Schreibtisch aufräumen, eine ordentliche Ablage für eine moderne Arbeitsorganisation schaffen und ein gut strukturiertes Büro organisieren. Investieren Sie 3 - 5 Stunden ins Aufräumen - Sie werden ein Vielfaches der investierten Zeit durch mehr Ordnung und weniger Suchen einsparen und sowohl Ihre Arbeitsorganisation wie auch Ihre Büroorganisation verbessern. Ihr Ziel: ab sofort jedes Papier nur 1 Mal in die Hand nehmen, bearbeiten, ablegen und jederzeit wiederfinden.