Lassen Sie das weg: Arbeitsorganisation à la simplify

Auf der To Do Liste vieler Menschen steht ein effektiveres Zeitmanagement ganz oben. Gerade deshalb ist es kaum zu fassen, wie viel Zeit, Geld und Lebensfreude in Privathaushalten und Firmen beim Aufräumen, der Büroorganisation oder der Arbeitsorganisation verschwendet wird, weil ohne großes Nachdenken alles so gemacht wird "wie immer".

Fangen Sie an, sich beim Zeitmanagement Ziele zu setzen. Hier ein paar Anregungen, welchen umständlichen Brauch Sie vielleicht (zugunsten eines effektiveren Zeitmanagements) durch einen einfacheren ersetzen könnten. Vereinfachen Sie Ihr Leben, verabschieden Sie sich von überflüssigen Gewohnheiten - sparen Sie Zeit!

Arbeitsorganisation: Problemfall Protokoll

"Wer schreibt das Protokoll?" Dieser Satz steht ganz oben auf der Checkliste Zeitmanagement - und zwar bei den Punkten, die richtig nerven. Denn das Protokoll ist nach wie vor in vielen Firmen und Vereinen eine quälende Zeitvernichtungsmaßnahme, die mit moderner Zeit-Organisation und effektivem Zeitmanagement nichts zu tun hat. Nach dem Treffen quält sich einer blumige Formulierungen ab und bedruckt viel Papier, das am Ende doch nur abgeheftet wird - oder weggeworfen. Wobei das im Hinblick auf Zeit und Zeitmanagement fast die bessere Lösung wäre, denn wenn alle Teilnehmer auch noch das ausführliche Protokoll lesen würden, wäre ein funktionierendes Zeitmanagement undenkbar.

simplify-Lösung: Stellen Sie im Interesse eines sinnvollen Zeitmanagements um auf moderne Arbeitsorganisation und das Sofort-Protokoll. Einer schreibt in seiner schönsten Handschrift in Listenform, wer was bis wann zu erledigen hat. Alle anderen Punkte (dass der Fahrradständer überdacht wird, die Telefonanschlüsse auf DSL umgestellt werden) vermerkt derjenige in seinen eigenen Unterlagen, den es direkt betrifft. Am Ende der Besprechung wird das Sofort-Protokoll kopiert und allen Teilnehmern mitgegeben. Kein Versand, kein Nachsitzen!

Budgets vom Schreibtisch: Clever wirtschaften ist einfacher! 

Das ist alles andere als moderne Arbeitsorganisation: Bis zu 30 % der Arbeitskraft in Firmen und Verwaltungen wird dafür verschwendet, Budgetplanungen aufzustellen und dessen Einhaltung zu überprüfen. Dazu kommt, dass das meist nach dem Tante-Emma-Prinzip verläuft: "Wie hätten Sie's denn gern?" Mitarbeiter stellen unrealistische Prognosen auf, um ihre Vorgesetzten zu erfreuen.

simplify-Lösung: Machen Sie's wie Aldi oder die Schwedische Handelsbank und schaffen Sie Jahresplanungen ab. Orientieren Sie sich an der Wirklichkeit. Motivierte Mitarbeiter werden sich immer dafür einsetzen, dass die Firma optimal wirtschaftet, die Kunden zufrieden sind und die Produkte perfekt angeboten werden. Denn ansonsten kann die Büroorganisation so aussehen: Eine Abteilung, die im vergangenen Jahr 200.000 Euro Umsatz hatte, wird durch Budgets damit gequält, im nächsten Jahr 250.000 Euro erwirtschaften zu müssen. Liegt der Umsatz dann bei 240.000 Euro, macht sich trotz hervorragender Arbeit eine deprimierte Stimmung breit, die bis zum Niedergang des Unternehmens führen kann!

Ziele setzen ohne Marktforschung

Viel Geld wird verschwendet für aufwändige Befragungen, durch die Ihre Kunden genervt werden und die nur selten objektive Ergebnisse bringen. Bei zufälligen Umfragen sind Kunden überdurchschnittlich zufrieden. Die gravierenden Fälle, bei denen sich ein Kunde schlecht behandelt fühlt, werden durch Umfragen nur durch Zufall erfasst. Warum wollen Sie also Zeit investieren und wichtige berufliche Ziele für solche Zufalls-Ergebnisse hintenanstellen?

simplify-Lösung: Leisten Sie sich den billigen Luxus, selbst zu denken und zu probieren. Kunden wollen mehr als nur die Befriedigung ihrer Wünsche. Sie wollen überrascht werden. Erfolgsprodukte wie Walkman oder iPod waren Ideen von Unternehmern, nicht Umfrageergebnisse.

Checkliste Zeitmanagement: Keine Rückrufe mehr

Das ist Schreibtisch-Chaos: Viel beschäftigte Menschen rufen bei viel beschäftigten Menschen an, hinterlassen eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, und der Angerufene versucht seinerseits, den Vielbeschäftigten ans Telefon zu kriegen. Solche Null-Kommunikation kann kuriose Ausmaße annehmen und enorm viel Zeit kosten.

simplify-Lösung: Versprechen Sie keinen Rückruf. Fangen Sie mit dem Aufräumen dieser sinnlosen Gespräche an. Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter klar und deutlich Ihre E-Mail-Adresse. Ermuntern Sie Anrufer, es erst einmal per E-Mail zu probieren statt Sie in lange Besprechungen am Telefon zu verwickeln. Das schreckt faule Freunde des übermäßigen Delegierens wirksam ab. Außerdem enden viele telefonische Anfragen ohnehin mit einem präzisen Kontakt in schriftlicher Form.

Weniger (keine?) Besprechungen am Handy (mehr)

Was als Wohltat begann, ist zu einer Belastung geworden: immer und überall erreichbar zu sein.

simplify-Lösung: Wenn Sie sich neue Ziele setzen wollen, trauen Sie sich, an diesem Punkt altmodisch zu sein. Organisieren Sie Ihre Zeit und Ihr Zeitmanagement: Sind Sie auf Reisen, legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie erreichbar sind. Nehmen Sie Ihren Mitmenschen die trügerische Illusion, Sie könnten immer für sie da sein und Ihr Zeitmanagement einfach über den Haufen werfen.

Nur noch erfolgreiche Besprechungen initiieren

Obwohl man sensibler geworden ist in Sachen Umweltbelastung, Geldverschwendung und Arbeitszeitvergeudung - noch immer gibt es viele Besprechungen, die schlichtweg unnötig sind.

simplify-Lösung: Gewöhnen Sie sich an, am Ende einer jeden Besprechung zu fragen: War es wirklich nötig, dass wir uns persönlich zu dieser Besprechung getroffen haben? Können wir die nächsten Besprechungen durch Telefonate oder E-Mails ersetzen? Faustregel: Jedes 2. Treffen kann entfallen. Wenn Sie der Einzige sind, der die Besprechung für überflüssig hielt, wagen Sie es, sich für die nächste Besprechung zu entschuldigen. Wägen Sie ab: Wie groß ist der Schaden, wenn Sie das nächste Mal nicht mit dabei, sondern nur telefonisch erreichbar sind?