Spielregeln für telefonische Besprechungen

Telefonische Besprechungen sind wieder "in", nach dieser Form der Besprechung lange Zeit (und vor allem vor der E-Mail) als "unpersönlich" galt. Dem Telefon kommt heute bei notwendigen Besprechungen eine wichtige Rolle beim Kontakthalten zu, und auch bei allen komplexeren Besprechungen empfiehlt sich immer ein Telefonat statt einer E-Mail.

Aber gibt es erfolgreiche Besprechungen am Telefon? Ist es möglich, Besprechungen telefonisch erfolgreich zu leiten - vielleicht sogar mit mehreren Teilnehmern? Vor allem der Ruf des Telefons als "Zeitfresser" scheint dem entgegen zu stehen. Aber Sie haben es selbst in der Hand, Besprechungen am Telefon erfolgreich zu leiten und zu moderieren. Überlassen Sie bei Besprechungen am Telefon die Dauer der Besprechungen nicht dem Zufall, sondern überwachen und regeln Sie Ihre Gesprächszeiten aktiv. Hier fünf grundlegende Tipps erfahrener Telefonprofis für erfolgreiche Besprechungen am Telefon.

1. Erfolgreiche Besprechungen am Telefon: Beginnen Sie gleich präzise

Stellen Sie die Weichen für eine effektive Telefon-Besprechung gleich zu Beginn eines Gesprächs. Vermeiden Sie Floskeln, die den anderen zu langen Ausschweifungen verleiten könnten.

- Wenn Sie angerufen werden, fordern Sie sofort eine klare Antwort des Anrufers: "Guten Tag, hier ist Peter Müller von den Flexibel-Werken. Was kann ich für Sie tun?"

- Wenn Sie selbst anrufen: Vergewissern Sie sich, dass der Angerufene Zeit zum Sprechen hat. "Guten Tag, hier ist Peter Müller von den Flexibel-Werken. Haben Sie fünf Minuten Zeit für mich? Ich hoffe, ich störe Sie nicht gerade ..."

2. Spielregeln für erfolgreiche Besprechungen: Sprechen Sie Persönliches immer zu Beginn an

Wenn Sie mit Ihrem Gesprächspartner schon häufiger Kontakt hatten, werden Sie sich sicherlich an irgendeinem Punkt der telefonischen Besprechung auch danach erkundigen, wie's dem anderen geht. Das sollen Sie auch tun, nur: Legen Sie diesen persönlichen Teil des Gesprächs besser immer gleich auf den Beginn und nicht an den Schluss eines Telefonats:

- Da dieser persönliche Teil beiden Seiten gut tut, wird er den weiteren Verlauf des Gesprächs positiv beeinflussen. Diesen Effekt sollten Sie nutzen.

- Und Sie entgehen damit der Gefahr, dass es zu einem Zeit raubenden Open-end-Gespräch kommt, nachdem der berufliche Teil geklärt ist.

(Ver-)Meiden Sie jedoch persönliche Unterhaltungen bei ersten Besprechung am Telefon. Sorgen Sie für eine positive Stimmung, indem Sie sich konkret, engagiert und freundlich bis herzlich verhalten. Verfahren Sie aber in erfolgreichen Besprechungen immer nach der Devise: So lange wie nötig, aber so kurz wie möglich.

3. Besprechung à la simplify: Kontrollieren Sie die Gesprächsdauer

Im Regelfall erreichen Sie wichtige Ergebnisse in erfolgreichen Besprechungen bereits in wenigen Minuten, sofern Sie sich nicht mit Nebenthemen aufhalten. Für Besprechungen gibt es ein Hilfsmittel, wenn Sie erfahrungsgemäß über das Gespräch oft die Zeit vergessen: Stellen Sie eine Sanduhr neben Ihr Telefon, und aktivieren Sie sie vor der Besprechung. Vereinbaren Sie einen konkreten Telefontermin, falls Ihr Anruf den Angerufenen unvorbereitet trifft (oder falls Sie unvorbereitet angerufen werden!): "Würde es Ihnen vielleicht am kommenden Mittwoch, dem 18. Januar, um 10 Uhr passen? So können Sie sich/kann ich mich auf das Gespräch vorbereiten."

4. Besprechungen leiten: Wie Sie ausufernde Telefonate verhindern

Sie werden in einer Besprechung ungeduldig und möchten ein Gespräch beenden, das sich in die Länge zieht? Hier zunächst ein paar verbale Tricks, die Sie bei der Besprechung direkt ins laufende Gespräch einbringen können:

- Geben Sie klare Signale: "Bevor ich nun unsere Besprechung beenden muss, Frau Kruschke, möchte ich Ihnen noch kurz sagen ..." Oder auch: "Wenn es Ihnen recht ist, reden wir bei unserem nächsten Treffen nochmals darüber."

- Zögern Sie nicht, ohne Übergang von einer Angelegenheit, die Sie nicht interessiert, auf das zu kommen, wovon Sie reden wollen. Führen Sie die Unterhaltung auf die wichtigsten Punkte zurück, und versprechen Sie, die Details schriftlich zu regeln - vor allem wenn sie zahlreich oder kompliziert sind (oder wenn Sie ohnehin bereits eine entsprechende Unterlage vorbereitet haben).

- Versprechen Sie, die Besprechung telefonisch fortzusetzen, sobald sich etwas Neues ergeben hat.

Falls Ihr Gesprächspartner diese Hinweise nicht versteht, müssen Sie deutlich werden: Sagen Sie einfach, dass Sie die Besprechung jetzt beenden müssten. Einen Grund (wie das oft missbrauchte Meeting) sollten Sie jedoch nicht nennen. Auch wenn Sie tatsächlich weg müssen, geht es Ihren Gesprächspartner eigentlich nichts an, was Sie als Nächstes tun. Und wenn es die "andere Besprechung"  gar nicht gibt: Ist es dann nicht unter Ihrer Würde, sich von einem Vielredner zu einer Notlüge zwingen zu lassen?

5. Besprechungen mit schwierigem Beginn: So ertragen Sie die Warteschleife

Sie rufen für eine Besprechung an, aber der gewünschte Gesprächspartner, so wird Ihnen mitgeteilt, telefoniert gerade? Machen Sie jetzt nicht den Fehler, mit dem Hörer am Ohr auf den oder die Teilnehmer an der Besprechung zu warten und zunehmend ungeduldig zu werden. Für erfolgreiche Besprechungen gilt: Wenn Sie warten wollen (und nicht besser um Rückruf bitten), dann stellen Sie Ihren Apparat laut und nutzen die Zeit vor der Besprechung, um irgendeine kleine Aufgabe zu erledigen. Sie werden dann um einiges entspannter in die (dann sicherlich auch erfolgreiche) Besprechung gehen!