Planen Sie möglichst nicht allein, sondern zu zweit: Das befruchtet. Halten Sie Ihre Ideen und den Stand der Dinge schriftlich fest, dann behalten Sie besser den Überblick und können bei Bedarf leichter delegieren.
Ganz wichtig: Sorgen Sie dafür, dass Sie während des Fests keine organisatorischen und praktischen Aufgaben haben. Sprechen Sie schon bei der Zusage Gäste konkret für überschaubare Hilfsdienste an (z. B. Kaffee nachkochen, Geschirrspüler befüllen, Abholservice für von fern anreisende Gäste). Denken Sie auch an das Hinterher, denn oft dauern die Aufräumarbeiten mindestens so lang wie das Herrichten.
simplify-Tipp: Ernennen Sie einen Gast zu Ihrem Fotografen. Bitten Sie ihn, zusätzlich zu den üblichen Schnappschüssen jeden eintreffenden Gast zusammen mit Ihnen zu fotografieren, und schicken Sie den Gästen später diese Fotos als Dank für ihr Kommen.
Gäste zusammenbringen
Mittlerweise schon fast Usus ist es, dass der Gastgeber zu Beginn die einzelnen Gäste oder Gästegruppen vorstellt. Allerdings kommt es dabei fast regelmäßig zu Verstimmungen, weil sich der eine Gast weniger gewürdigt sieht als der andere oder gar jemand in der Aufregung vergessen wird. Am besten nehmen Sie dafür die Gästeliste in die Hand und halten die Vorstellungen einheitlich kurz (z. B. Name, eventuell Verwandtschaftsbeziehung, Ort). Gäste, die sonst niemanden kennen, stellen Sie gezielt einzelnen anderen Gästen vor, mit denen sie etwas verbindet.
simplify-Tipp: Auch mit einer Tischordnung (die später wieder aufgehoben werden darf) und durch die Verteilung von Aufgaben an mehrere Gäste können Sie dafür sorgen, dass Ihre Gäste sich mischen. Schreiben Sie auf die Tischkarten etwas zu jedem Gast („Jakobsweg-Fan“, „Jogging-Papst!“), damit die Gäste leichter miteinander ins Gespräch kommen.
Damit es ein Fest wird
Essen allein macht noch kein Fest. Planen Sie mindestens 1 Programmpunkt jenseits des Kulinarischen. Halten Sie eine kleine Rede. Machen Sie gemeinsam eine Besichtigung in der Nähe Ihres Feierortes. Organisieren Sie einen musikalischen Beitrag.
simplify-Tipp: Bitten Sie einen Gast, eventuell geplante Einlagen (Rede, Sketch etc.) zu koordinieren, und teilen Sie schon mit der Einladung allen mit, wer diese Aufgabe übernommen hat.
Geschenke oder nicht?