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Kommunikation: Vorsicht vor der E-mail-Krankheit


Warum Sie im elektronischen Zeitalter regelmäßig telefonieren sollten

Bisher kamen Sie mit Ihrer Mitarbeiterin Frau F. ganz gut aus. Natürlich hatten Sie gegenseitig immer ein wenig aneinander auszusetzen. Aber seit einigen Monaten werden die kleinen Sticheleien unerträglich. Das Verhältnis zu ihr ist total angespannt. Sie bekommen schon Bauchweh, wenn Sie an sie denken. Was ist passiert?

Der Grund dafür kann höchst banal sein: Sie leiden beide an der E-Mail-Depression, ein in vielen beruflichen Beziehungen zu beobachtendes Phänomen. Vermutlich haben Sie Frau F. lange nicht mehr gesprochen oder gesehen. Weil Sie beide viel beschäftigt sind, hat sich Ihre Büro-Kommunikation immer mehr per PC abgespielt und nun rächt sich das.

Trotz ;-) und flotter Sprüche herzlos

Menschliche Kommunikation ist ein vielschichtiges Gebilde. Es besteht aus Körpersprache, Augenkontakt, Stimme – und einem vergleichsweise kleinen Anteil echter Informationsübermittlung. Bei einem Telefongespräch werden über die Sprachmelodie und die Möglichkeit des gegenseitigen Reagierens noch viele Emotionen übertragen. Selbst ein Brief oder ein Fax transportiert durch den Briefbogen oder die Unterschrift noch einen kleinen Rest Persönlichkeit. Bei E-Mail oder SMS fällt selbst das weg. Und viele Menschen haben sich, obwohl es Ihnen selten bewusst auffällt, an diese Kargheit noch nicht gewöhnt.

Viel Platz für Verdächtigungen

Mit E-Mail allein lässt sich kein echtes Vertrauensverhältnis aufbauen und in Gang halten. Der extrem knappe Schreibstil, der sich beim hastigen Eintippen der Antworten eingebürgert hat, lässt viel Raum für Spekulationen: Warum war der andere so kurz angebunden? Warum ist er auf meine Argumente nicht eingegangen?

Vermeiden Sie die elektronische Monokultur

E-Mails ermuntern dazu, auf bequeme Weise sofort eine Antwort zu tippen. Erliegen Sie diesem Automatismus nicht vollständig, sondern antworten Sie immer wieder einmal spontan per Telefon. Erleichtern Sie das auch Ihrem Mailpartner, indem Sie unter Ihre elektronischen Botschaften standardmäßig Ihre Telefonnummer setzen (lässt sich mit dem Absender-Werkzeug automatisieren). Fordern Sie Ihren Korrespondenzpartner auch einmal direkt dazu auf, Sie anzurufen. Teilen Sie die Uhrzeiten mit, zu denen Sie erreichbar sind.

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Genießen Sie die Kraft der Unterhaltung

Sehen Sie den Telefonkontakt nicht nur als Erinnerung und Ermahnung („Haben Sie schon meine Mail gelesen?"), sondern vor allem als Möglichkeit zur emotionalen Ermunterung und Motivation. Das sind die Stärken des Gesprächs! Drohen und drängen können Sie auch mit einer E-Mail.

So optimieren Sie Ihre E-Mails

Wenn Sie regelmäßig Telefonate und Auge-in-Auge-Gespräche einbauen, können Sie Ihre E-Mails so knapp lassen wie bisher. Haben Sie mehrere Anliegen, nummerieren Sie sie am besten durch, damit der andere nichts übersieht. Schreiben Sie am Schluss möglichst konkret, was Sie von Ihrem Gegenüber erwarten (Stellungnahme, Zusage, Termin, Korrektur, Zusendung von Unterlagen usw.).

Wenn Sie sehr verschiedene Anlagen haben (von denen Ihr Mailpartner möglicherweise einige an andere Leute weiterleiten muss), dann teilen Sie sie unbedingt in mehrere Mails auf. Formulieren Sie in der Betreffzeile deutlich, worum es geht. Statt „Meeting" lieber „Meeting am 11.11.: Konstruktionszeichnung mitbringen!".

Auf die Mischung kommt es an

Nutzen Sie Messen, Tagungen, Firmenfeste und Empfänge, um persönliche Kontakte wieder aufzufrischen. Es kommt nicht auf die Länge an. Ein paar freundliche Worte und ein paar Gesten genügen, um das Vertrauenskonto zwischen Geschäftspartnern wieder aufzufrischen. Folgender Minimal-Mix genügt, um eine geschäftliche Beziehung auch mit viel elektronischer Büro-Kommunikation dauerhaft stabil zu halten: 1-mal pro Jahr eine persönliche Begegnung, alle 3 Monate ein Telefonat und dazwischen Briefe, Faxe oder E-Mails.

Autor: Tiki Küstenmacher

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