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simplify-Tipps für eine höfliche Kommunikation per Mail


Zählen Sie einmal in Ihrem „Gesendet“- Ordner, wie viele Mails Sie den lieben langen Tag verschicken. 12 Stück waren es bei mir (Ruth) allein heute Morgen, bevor ich mich ans Schreiben dieses Artikels gemacht habe. Niemals hätte ich im Postzeitalter so viele Briefe geschrieben! Mails sind für die meisten Menschen ein unverzichtbarer Bestandteil ihrer Kommunikation, können aber auch zur Belästigung werden. Daher: Erleichtern Sie Ihren Mailpartnern das Leben!

Schnell reagieren

Machen Sie sich zur Regel, jede Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten – irgendwie. Wenn Sie länger für eine Antwort brauchen, bestätigen Sie zumindest den Empfang: „Herzlichen Dank für Ihre Vorschläge. Ich melde mich, sobald ich mich eingehend damit befassen konnte.“ Am besten teilen Sie gleich mit, bis wann Ihr Mailpartner mit einer Antwort rechnen kann: „Darf ich Sie im Laufe der nächsten Woche dazu anrufen?“

simplify-Tipp: Wenn Sie Ihre privaten Mails nur dann und wann abrufen, sollten Sie klipp und klar kommunizieren: „Wenn’s eilig ist, ruf mich bitte immer an!“

Die Umschalttaste nutzen

Wenn Sie durchgehend Kleinbuchstaben verwenden, können Sie zwar – zumindest am Smartphone – wesentlich schneller tippen. Aber Ihr Adressat bekommt dadurch den Eindruck, dass er Ihnen die Mühe einer korrekten Schreibweise nicht wert ist. Von der verminderten Lesbarkeit ganz abgesehen. Bleiben Sie daher orthografisch korrekt.

simplify-Tipp: NOCH SCHLIMMER: PENETRANTE GROSSSCHREIBUNG. Sie merken selbst: Die wirkt, als ob Sie Ihr Gegenüber ANSCHREIEN.

Diskretion wahren

Extrem praktisch: Mit wenigen Klicks können Sie eine Mail in Sekundenschnelle weiterleiten. Enthielt sie allerdings vertrauliche Informationen, kann das für den ursprünglichen Absender und für Sie böse Folgen haben. Bitten Sie daher im Zweifelsfall den Absender um Erlaubnis, die Mail weiterzuleiten.

simplify-Tipp: Was Sie immer tun sollten, bevor Sie eine Mail weitergeben: Löschen Sie die Teile der Originalmail, die den neuen Adressaten nichts angehen. Dazu gehören auch die Mailadressen aller ursprünglichen Adressaten, die automatisch im Textfeld erscheinen, wenn Sie auf „Weiterleiten“ klicken.

Mailverkehr reduzieren

Wer an einen größeren Verteiler mailt, löst damit oft eine wahre Mailflut aus, da viele Adressaten für ihre Antwort den „Allen antworten“-Button verwenden. Aber: Nicht jeder Elternbeiratskollege muss wissen, weshalb Anna bei dem geplanten Extratermin früher gehen muss. Bitten Sie daher in Ihrer ursprünglichen Mail, die Antwort (etwa auf eine Einladung) ausschließlich an Sie zu schicken.

simplify-Tipp: Kündigen Sie zugleich an, dass Sie das Ergebnis des individuellen Mailverkehrs allen mitteilen werden. „Sobald feststeht, ob der Termin zustande kommt, gebe ich euch Bescheid.“

Kettenmails stoppen

Kettenmails sind oft eine lästige Störung, im schlimmsten Fall verbreiten sich darüber üble Fake News. Ob Aufruf zur Suche nach einem vermissten Hund, Donald-Trump-Witz oder die Bitte der Online-Petitionsplattform Avaaz um Unterschriften: Haben Sie den Mut, die „Schick diese Mail an 5 Freunde“-Kette zu durchbrechen.

simplify-Tipp: Tun Sie das nicht stillschweigend, sondern teilen Sie dem Absender höflich mit, weshalb Sie seine Mail nicht weiterleiten.

Auf den Anhang Bezug nehmen

Reine Dateisendungen ohne Text landen öfter mal im Spam-Filter. Auch wenn Sie eine Datei telefonisch angekündigt haben, verschicken Sie die daher niemals kommentarlos als Mailanhang. Nehmen Sie kurz auf den Inhalt des Anhangs Bezug: „Wie besprochen: Hier der Flyer-Entwurf“. So findet Ihr Adressat die Flyer-Datei auch später noch mühelos in seinem Mailarchiv – oder erkennt, dass er die Mail samt Anhang löschen kann. Am einfachsten machen Sie es dem Empfänger, wenn Sie das in die Betreffzeile tippen.

simplify-Tipp: Bei eilig abgeschickten Mails fehlt oft der vorgesehene Anhang. Schicken Sie den mit einem passenden Betreff und einer kurzen Entschuldigung, aber ohne den ursprünglichen Mailtext hinterher. Dann muss der Empfänger nicht überprüfen, ob sich am Mailtext etwas geändert hat.

Alte Zöpfe abschneiden

Möchten Sie eine Mail beantworten, scrollen Sie nach einem Klick auf „Antworten“ im Antwortfenster ganz nach unten. Oft entdecken Sie einen ellenlangen Mailwechsel. Sorgen Sie für mehr Übersichtlichkeit, indem Sie nur den Text der letzten Mail behalten, auf die Sie sich konkret beziehen. Den Rest löschen Sie.

simplify-Tipp: Dadurch verhindern Sie auch, dass seitenweise Irrelevantes aus dem Drucker quillt, wenn einer von Ihnen beiden die Mail ausdruckt (etwa weil sie eine lange To-do-Liste enthält, die es abzuarbeiten gilt).

Signatur verwenden

Manches lässt sich in einem Telefonat viel besser klären als per Mail. Damit Ihr Mailpartner spontan zum Hörer greifen kann, stellen Sie Ihr Mailprogramm so ein, dass es unter jede Mail Ihre Signatur mit Telefonnummer setzt.

simplify-Tipp: Die Signatur sollte dazu direkt unter Ihrem aktuellen Text stehen (und nicht unterhalb eines gegebenenfalls zitierten Texts). In Thunderbird etwa wählen Sie dazu unter „Extras, Konten-Einstellungen, Verfassen & Adressieren“ für die Signatur die Option „unter meiner Antwort, aber über dem Zitat platzieren“. 

Smileys nur in persönlichen Mails verwenden

Ein echtes Lächeln im Gesicht lässt Sie sowohl freundlich als auch kompetent erscheinen. Ein Smiley in Ihrer E-Mail hat genau die gegensätzliche Wirkung, zumindest wenn Sie einander nicht gut kennen. Das ergab eine Studie der Psychologin Dr. Ella Glikson. Dabei zeigte sich auch, dass Mails, die ein Smiley enthielten, weniger ausführlich beantwortet wurden als Mails ohne Smiley. Unter der Verwendung von Emoticons leidet also möglicherweise nicht nur Ihr Image, sondern auch die Sache!

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