Millionen Schreiben werden täglich verfasst, für teures Porto versandt, gelesen und in einer Ablage aufbewahrt. Eine Menge Papier und Zeit könnte man allein schon dadurch sparen, dass man seine Briefe von steinzeitlichen Floskeln und Satzungeheuern befreit. Früher galt eine geschwollene, umständliche Schreibweise als vornehm. Heute werden Informationen knapper und direkter mitgeteilt. Befreien Sie sich und Ihre Aktenschränke, indem Sie eine „leichte“ Korrespondenz pflegen, die jeder versteht. In der Regel gilt: Kürzer ist besser. Ausnahme: Vermeiden Sie bürokratische Abkürzungen. Ersparen Sie sich und Ihren Briefpartnern trockenes Kaufmanns- oder Juristendeutsch. Im Zeitalter der Kundenorientierung sollten Sie daran denken, Ihre Kunden mit einem persönlichen und freundlichen Tonfall zu erfreuen. Wenn Sie Ihren Korrespondenzpartner Herrn Schrauber bereits persönlich getroffen oder länger mit ihm telefoniert haben, dürfen Sie statt „Sehr geehrter Herr Schrauber“ ruhig die Anrede „Lieber Herr Schrauber“ wählen. Bei jüngeren Unternehmen dürfen Sie auch mal locker „Guten Tag, Herr Schrauber“ schreiben. Das macht für beide das Leben leichter!
| Vorher | Nachher |
|---|---|
| Telefonanruf | Anruf |
| Rückantwort | Antwort |
| bezugnehmend auf | wie vereinbart |
| antwortlich teilen wir mit | antworten |
| in der Anlage | liegt bei |
| auf schriftlichem Wege | schriftlich |
| Mit freundlichem Gruß | MfG |
| nach Diktat verreist | ersatzlos streichen |
| stets gern zu Ihren Diensten | gern |
| übersenden | senden |
| Bericht erstatten | berichten |
| Zukunftsprognosen | Prognose |
| Bezug nehmend auf | beziehen |
| zwischenzeitlich | inzwischen |
| in Erwägung ziehen | erwägen |
| in Abzug bringen | abziehen |
| Grundprinzipien | Grundsätze oder Prinzipien |
| Kostenbetrag | Kosten oder Betrag |
| eine Mitteilung machen | mitteilen |
| den Beschluß fassen | beschließen |
| in Bearbeitung nehmen | bearbeiten |
| in Rechnung stellen | berechnen |
| zur Auslieferung bringen | liefern |
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„Schreiben Sie mir darüber einen Bericht.“ In den USA ist das schon lange eine Seuche, in deutschen Büros beginnt sie gerade. Überzeugen Sie Ihren Chef, dass es dabei auf den Informationsgehalt ankommt und nicht auf Schönheit. Oft ist eine Kopie des entscheidenden Schriftstücks (Brief, Prospekt, Zeitungsartikel) mit ein paar handschriftlichen Anmerkungen die einfachste Lösung. Sagen Sie „in den USA wird das auch so gemacht“, und das ist nicht einmal gelogen. Kurze handschriftliche Notizen für Kollegen gibt es in jedem Büro, und sie sind eine gute, einfache Kommunikation. Aber beachten Sie: Benutzen Sie farbiges Papier. Wenn irgend möglich, malen Sie irgendein Symbol dazu (Blume, Smiley, Hammer, Schmetterling). Das erleichtert die Wiedererkennung („Wo ist denn nun der Zettel mit der Nummer von Herrn Fischer?“ „Blaues Papier, mit einem Fisch!“). Mit Ihrem Namen. Vertrauen Sie nicht darauf, dass der andere Sie an der Handschrift erkennt. Schreiben Sie auf einen Zettel, auf dem Ihr Name steht, oder unterschreiben Sie leserlich und eindeutig von Hand (also „Kai F.“, wenn es zwei Kais in Ihrer Firma gibt). Kein Zettel ohne Datum, also „Herrn Bischof vom LKA zurückrufen!! 3.3.2011“. Sonst heißt es: „Ich dachte, das wäre dein Zettel von letzter Woche gewesen …“ Nicht lachen: mit Jahreszahl! Das ist bei vielen Vorgängen unnötig, aber bei anderen (Zeitungsausschnitte, Sitzungsergebnisse, Aufträge) wirklich wichtig. Deshalb: grundsätzlich angewöhnen!
