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Produktiv arbeiten: mit Ablagesystemen Ordnung schaffen


Unordnung kann zur Belastung werden: abgesehen davon, dass sich viele Mitarbeiter an einem unordentlichen Arbeitsplatz nicht wohl fühlen, mindern die vielen Dokumentenstapel auch die eigene Produktivität. Denn wer viele Papiere zu durchforsten hat, bevor eine bestimmte Rechnung gefunden wird, muss auch viel unnötige Zeit aufwenden. Deutlich gravierender wirkt sich ein nicht funktionierendes Ablagesystem aber natürlich aus, wenn wichtige Dokumente gar verloren gehen. Wie lässt sich im eigenen Büro Ordnung schaffen?

Der Weg in den ordentlichen Büroalltag: zuerst umfangreich aufräumen

Die Grundlage dafür Ordnung zu halten, liegt darin, zunächst Ordnung zu schaffen. Bevor über die Nutzung eines effektiven und effizienten Ablagesystems auch nur nachgedacht werden kann, muss zunächst gründlich aufgeräumt werden. Dazu sollte der Schreibtisch im ersten Schritt komplett abgeräumt und geputzt werden. Die wichtigsten Gegenstände, darunter Maus, Tastatur, Monitor und Telefon sowie einen Stifthalter und ein Notizblock werden dann wieder auf den Schreibtisch gelegt. Wer sich zunächst auf diese wenigen Gegenstände beschränkt, wird sich auf ganz besondere Weise befreit fühlen - wenngleich natürlich noch nicht aufgeräumt wurde, wofür die Methode der zweistufigen Entsorgung empfehlenswert ist.

Dazu sollten ein Papierkorb und ein zusätzlicher Karton verwendet werden. Beim Karton kann es sich natürlich auch um eine Holzkiste handeln; wichtig ist nur die rechteckige Form - Sie werden diesen Karton nämlich für Dokumente nutzen. Beim Durchforsten der Papiere gibt es nämlich nur folgende Möglichkeiten: entweder es wird weggeheftet oder weggeschmissen - oder Sie sind sich noch nicht so richtig im Klaren darüber, ob das Dokument noch einmal benötigt wird oder nicht. In einem solchen Fall wird es in den Karton gelegt. Sie sollten sich jetzt 14 Tage Zeit geben, um zu überprüfen, ob diese Unterlagen wirklich noch einmal benötigt werden. Ist dies nicht der Fall, ist die Entsorgung womöglich der beste Weg. Es ist vor allem die Schwierigkeit, Entscheidungen zu treffen, die vielen Menschen das Aufräumen so erschwert. In der Folge "vertagen" sie diese Entscheidung - und die Unordnung bleibt noch eine Weile bestehen.

Das richtige Ablagesystem für jeden Anwendungsfall finden

Ist nun Ordnung geschaffen, sollten Sie sich über die Anschaffung eines Ablagesystems Gedanken machen. Pauschale Empfehlungen zugunsten eines bestimmten Ablagesystems zu geben fällt schwer, was sich am reichhaltigen Sortiment des Büroausstatter gaerner zeigt: es gibt derart unterschiedliche Ablagesysteme, dass die jeweilige Branche und vor allem auch die eigene Tätigkeit darüber entscheiden sollte, welches Ablage- oder Sortiersystem gewählt wird. In vielen Büros dürfte eine Sortierablage mit vier oder fünf Ablagefächern sinnvoll sein; eine Schubladenbox erweitert die Ablagemöglichkeiten. Sie müssen regelmäßig Formulare ausgeben? Dann ist eine Sortiertafel vermutlich die beste Wahl. Ein weiterer Vorzug dieses Ablagesystems: weil die Sortiertafel an der Wand aufgehängt wird, bleibt der eigene Schreibtisch frei.

Klein aber fein: Dank Ablagesystem sinnvoll sortieren und Ordnung halten

Bei der Auswahl des Ablagesystems ist es allerdings nicht förderlich, in große Kapazitäten zu investieren. Diese sorgen letztlich nur dafür, dass womöglich wieder ein Hang dazu besteht, umfangreiche Papierstapel entstehen zu lassen. Ratsamer ist es hingegen eine Systematik zu wählen, die eine fein säuberliche Sortierung ermöglicht. Zu komplex sollte es allerdings nicht werden; eine umfangreiche Ablage lenkt den Fokus nur allzu schnell auf Dinge, die die aktuell wichtigen Aufgaben nicht betreffen. Wenn Sie aktuell an einem wichtigen und womöglich auch zeitkritischen Projekt arbeiten, sollten sich auch nur die dafür benötigten Dokumente auf dem Schreibtisch befinden. Ratsam kann es auch sein, die Ablage mit Terminen zu verknüpfen: so kann ein Ablagefach mit "dringend" oder "bis morgen erledigen" beschriftet werden. Wenn Sie dieses Ablagesystem tatsächlich auch auf diese Weise nutzen, dann hält es nicht nur Ordnung, strukturiert auch Ihren Arbeitsalltag. Beliebt sind in der heutigen Arbeitswelt auch Systeme zur Zeiterfassung, die Sie in Verbindung mit dem Ablagesystem ebenso nutzen können. Denn dadurch können Sie ehrlich und unbeeinflusst erfassen, wofür Sie Ihre Arbeitszeit verwenden - möglicherweise werden Sie erstaunt sein. Eine wenig strukturierte Ablage ist häufig verknüpft mit einer wenig strukturierten Arbeitsweise; womöglich sollten Sie also an beidem arbeiten.

Fazit: effizienter Ablagesysteme von Unternehmensgröße unabhängig

Sie sehen also: es geht bei der Schaffung von Ordnung letztlich um zwei Dinge. Zum einen sollten Sie sich dazu zwingen, Entscheidungen zugunsten der Relevanz bestimmter Unterlagen zu treffen. Natürlich erscheint es zunächst einmal sicherer, bestimmte Papiere einfach noch eine Zeit lang aufzubewahren. Irgendwann sollten Sie allerdings entsorgt werden. Der zweite Aspekt betrifft vor allem die eigene Arbeitsweise, die sich in wenig geordneten Unterlagen häufig widerspiegelt. Ein Ablagesystem leistet dabei eine wichtige Grundlage für jeden einzelnen Mitarbeiter, weshalb eine gut organisierte Ablage nichts mit der Größe des Unternehmens zu tun hat - auch und gerade als Freiberufler sollten Sie auf eine intelligente Ablage viel Wert legen.

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