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Datenchaos vermeiden: So managen Sie Ihre Dateien clever


Was für ein Ärger: im PC eine Viertelstunde lang eine Datei suchen; versehentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments weiterarbeiten; unterwegs nicht auf die Daten zugreifen können … Wie Sie solche Probleme lösen, verrät Ihnen Computerexperte Tobias Weidemann:

Dateien per Volltextsuche wiederfinden

Problem: Sie möchten die vor einiger Zeit verfasste Geburtstagsrede für Onkel Boris oder das Kündigungsschreiben ans Fitness-Center aufrufen. Name der Datei? In welchem Ordner? Keine Ahnung!

Lösung: Spüren Sie die Datei anhand von Wörtern auf, die im Dokument selbst vorkommen. „Datei öffnen“ eingeben und dann nach dem Fenster „Suchen“ fahnden. Dort geben Sie Begriffe ein, die möglichst nur im gesuchten Dokument vorkommen (Onkel – Boris – Geburtstag). Damit diese sogenannte Volltextsuche funktioniert, müssen Sie einmalig die Indizierung aktivieren: Im System (bei Windows das Fenstersymbol unten links) „Suchen“ öffnen und „Indizierung“ eingeben. „Indizierungsoptionen“ anklicken, dann „Erweitert“, „Dateitypen“ und dort „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ aktivieren. Es kommt eine Meldung, dass dieser Vorgang eine Weile dauert. Aber das lohnt sich, denn ab jetzt geht die Volltextsuche schnell. Ideal für alle, die sich in der Vergangenheit wenig um sinnvolle Dateinamen und Ordnerstrukturen gekümmert haben!

simplify-Tipp: Viele Mailprogramme bieten von sich aus eine Volltextsuche. Das ist beispielsweise dann praktisch, wenn Sie in Ihrem „Gesendet“-Ordner Dutzende von Mails an Ihre Schwester finden und alle Mails aufspüren wollen, die sich mit dem Pflegedienst Ihrer Eltern befassen.

Die neueste Dateiversion ausfindig machen

Problem: Sie haben mehrere Versionen einer Datei, aber welche ist die aktuelle? Das kann leicht passieren, wenn Sie ein Dokument mit anderen abstimmen und es per E-Mail hin- und herschicken.

Lösung: Klicken Sie im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen, und wählen Sie „Eigenschaften“. Unter „Details“ erfahren Sie nicht nur, wann die betreffende Datei erstellt und zuletzt gespeichert wurde, sondern auch von wem!

simplify-Tipp: Haben Sie eine Datei als Mailanhang bekommen und danach auf Ihrer Festplatte gespeichert, gibt „Letzte Sicherung“ lediglich das Datum dieses Speichervorgangs an. Verlassen Sie sich daher nicht auf das Datum allein, sondern vergleichen Sie verschiedene Versionen (siehe nächster Abschnitt).

Änderungen feststellen

Problem: Ihr Vereinskollege behauptet zwar, in der Datei mit Ihrem Protokollentwurf nur „ein paar Kleinigkeiten“ verändert zu haben. Trotzdem würden Sie gern prüfen, was er genau getan hat.

Lösung: Word bietet eine Funktion, um Dokumente miteinander zu vergleichen. In Word 2010 etwa ist sie zu finden auf der Registerkarte „Überprüfen“ in der Gruppe „Vergleichen“. Nach einem Klick auf „Zwei Versionen eines Dokuments vergleichen (Änderungen markiert)“, können Sie „Originaldokument“ und „Überarbeitetes Dokument“ aussuchen.

simplify-Tipp: Wollen Sie nachträgliche Textveränderungen ausschließen, konvertieren Sie Ihre Word-Datei in ein PDF-Dokument („Speichern unter“ – „Dateityp: pdf“) und bitten Ihren Kollegen, seine Korrekturvorschläge mit dem Acrobat Reader in Form von Kommentaren vorzunehmen.

Gemeinsam an Dateien arbeiten

Problem: Sie würden gern mit mehreren an einem Dokument arbeiten (z. B. mit Ihren Berufsverbandskollegen an der neuen Satzung), aber Sie können sich aus räumlichen Gründen nicht zusammen an einen Computer setzen.

Lösung: Haben alle Beteiligten ein Google-Konto (gilt für die meisten Gmail-, Youtube- bzw. Android-Nutzer), hilft Ihnen das Online-Büroprogramm Google Docs (docs.google.com). Mit dem Programm, das Sie über Ihren Internet-Browser bedienen, können Sie Texte, Tabellen und Präsentationen mit anderen Nutzern teilen und gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Sie sehen jederzeit, wer was gerade am Dokument ändert!

simplify-Tipp: Hat jeder von Ihnen außerdem das kostenlose Internet-Telefonie-Tool Skype installiert, können Sie während der Bearbeitung eine GruppenVideokonferenz abhalten.

Duplikate von Fotos ausfindig machen

Problem: Ihre Fotos belegen Unmengen an Speicherplatz. Sie haben allerdings den Verdacht, dass sich darunter eine Menge Duplikate befinden – etwa weil Sie Fotos mehrfach von Ihrer Digitalkamera und Ihrem Smartphone heruntergeladen und an verschiedenen Speicherorten abgelegt haben.

Lösung: Um Duplikate aufzuspüren und zu löschen, nutzen Sie am PC Anti Twin (kostenlos) bzw. am Mac Photos Duplicate Cleaner (kostenlos).

simplify-Tipp: Löschen Sie Ihre Fotodateien sofort vom Kameraspeicher, nachdem Sie sie auf den PC heruntergeladen und dort stichprobenartig durch Öffnen überprüft haben.

Den Speicher erweitern

Problem: Ihre unkomprimiert gespeicherten Foto-, Video- und Musikdateien verschlingen so viel Speicherplatz, dass Sie an die Kapazitätsgrenze Ihrer Festplatte stoßen.

Lösung: Verwenden Sie zur Speichererweiterung eine SD-Karte (Voraussetzung: Ihr PC hat einen Kartenslot dafür) oder einen USB-Stick. Beides gibt es beispielsweise von Sandisk oder Samsung (128 GB ab 35 €). Damit es übersichtlich bleibt, nutzen Sie diese Erweiterung ausschließlich für eine bestimmte Dateisorte, etwa für alle Videos oder Musik-Files. Vorteil eines USB-Sticks: Ist Ihr Autoradio MP3-fähig, können Sie den Stick dort anschließen.

simplify-Tipp: Wenn Sie sehr persönliche Daten wie Fotos oder Texte auf das externe Speichermedium auslagern, sollten Sie sie für den Fall eines Verlusts vor fremden Augen schützen. Ein gutes Tool zur Verschlüsselung ist etwa das kostenlose Truecrypt.

Von überall auf die eigenen Daten zugreifen

Problem: Sie möchten von unterschiedlichen Rechnern aus auf Ihre im privaten PC gespeicherten Daten zugreifen. Das ist etwa dann nützlich, um bei Freunden spontan Urlaubsbilder am PC zu zeigen oder im Büro Informationen weiterzuleiten, die Sie abends daheim noch recherchiert haben.

Lösung: Speichern Sie Ihre Dateien zusätzlich in einer Cloud im Internet. Aus Datenschutzgründen sollten Sie unbedingt einen Dienst wählen, der deutschem Datenschutzrecht unterliegt. Infrage kommen z. B. Strato HiDrive (strato.de, ab 0,80 € für 20 GB im Monat) oder Magenta-Cloud der Telekom (cloud.telekom-dienste.de, für alle 10 GB, für Telekom-Kunden 25 GB gratis). Zusatzvorteil: Crasht Ihre Festplatte, stehen Ihnen die dort gespeicherten Daten als Backup zur Verfügung.

simplify-Tipp: Verzichten Sie darauf, Ihre Daten beim Urheber eines von Ihnen (am Computer, Tablet oder Handy) genutzten Betriebssystems zu speichern. Das mag zwar komfortabel erscheinen, aber Apple, Microsoft oder Google (Android) weiß durch die Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens schon mehr über Sie, als Ihnen lieb ist.

Die Papierablage verkleinern

Problem: Sie haben den Wust an Rechnungen, Versicherungsschreiben, Bedienungsanleitungen etc. satt, der bei Ihnen in Papierform ins Haus kommt.

Lösung: Nutzen Sie konsequent digitale Angebote der Unternehmen. Telefon- und Handy-Provider, Versicherungen, Banken, Versandhäuser verschicken viele Dokumente inzwischen lieber elektronisch als per Post. Laden Sie Bedienungsanleitungen technischer Geräte, die in gedruckter Form beilagen, als PDFs von der Hersteller-Site herunter. Haben Sie einen Drucker mit Scanfunktion, können Sie eingehende Papierdokumente scannen und als PDFs ablegen. Damit Ihre Volltextsuche (siehe oben) auch für diese Dateien funktioniert, muss in Ihrem Scanprogramm die OCR-Funktion = Texterkennung aktiviert sein (Handbuch konsultieren)!

simplify-Tipp: Viele Online-Händler legen Rechnungen weit über den Gewährleistungszeitraum hinaus in Ihrem Kundenkonto ab. Das kann nicht nur der Händler ausnutzen, sondern auch Sie: So können Sie etwa noch nach Jahren herausfinden, wie das Holzöl hieß, mit dem Sie Ihren neu gekauften Hasenstall behandelt haben, oder wie teuer damals das Konfi-Geschenk für Ihren ältesten Neffen war.