Die simplify Powerpoint-Präsentation

Der Fluch der Technik: Je mehr Möglichkeiten Computer & Co. bieten, desto höher werden die Ansprüche an die Gestaltung von Texten und Vorträgen. Zugleich steht auf der Arbeit oft nur wenig Zeit dafür zur Verfügung. Wir sagen Ihnen, wie Sie häufige Vortragsfehler vermeiden und mit einfachen Mitteln eine erfolgreiche Powerpoint-Präsentation gestalten.

Das A und O: Motivation und Ziel

Häufiger Fehler: Die Präsentation findet statt, „weil der Chef sie will“ oder „es so üblich ist“. Die Folge: gelangweilter Redner – gelangweilte Zuhörer.

simplify-Tipps: Stellen Sie ins Zentrum Ihrer Vorbereitung den Inhalt, nicht die Technik. Fragen Sie sich: Weshalb ist das Thema wichtig für mich/für die Firma? Was möchte ich mit meiner Präsentation erreichen? Das wird Ihnen nicht nur bei der Vorbereitung helfen, sondern auch dazu beitragen, dass Sie mit Engagement vortragen – und sich damit die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer sichern.

Weniger ist besser

Häufiger Fehler: Unmengen von Informationen werden in einer klaren, aber viel zu komplizierten Struktur untergebracht („Punkt 7.3.9.11“).

simplify-Tipps: Achten Sie darauf, dass Ihre Struktur so einfach und übersichtlich ist, dass ein interessierter Zuhörer sie hinterher ohne Probleme wiedergeben könnte. Verwenden Sie statt einer Gliederung einprägsame Bilder oder kurze Stichworte, mit denen Sie jeden Punkt Ihres Vortrags einleiten. Missbrauchen Sie Ihre Powerpoint-Präsentation nicht als Datengrab. Mit Fließtext, komplexen Statistiken oder Diagrammen vollgestopfte Folien wirken abschreckend. Bieten Sie Ihren Zuhörern an, dass Sie für Detailinformationen bei Interesse hinterher zur Verfügung stehen. Wählen Sie für Legenden eine Schriftgröße von mindestens 18 Punkt. Das ist freundlich gegenüber weiter hinten sitzenden Teilnehmern. Sie neigen zu langen Texten? Dann wirken Sie dieser Tendenz durch eine entsprechend große Schrift entgegen.

Ein gutes Team: Ihre Folien und Ihr mündlicher Vortrag

Häufiger Fehler: Die Powerpoint- Folien dienen als Souffleuse.

simplify-Tipps: Lesen Sie niemals genau den Text vor, der an der Wand zu sehen ist. Formulieren Sie von Beginn an merklich anders. Liefern Sie zusätzlichen Inhalt, damit Ihr Publikum weiß, dass sich das Zuhören lohnt. Vortrag und Folien sollten sich ergänzen: Die Folien liefern zentrale Stichpunkte und visualisieren mit Bildern, einfachen Grafiken etc. Sie als Redner verknüpfen diese Punkte, bringen Details und anschauliche Beispiele.

Bleiben Sie zeitlich flexibel, indem Sie Inhalte, die Sie bei Bedarf dazunehmen oder weglassen, in eigenen Folien unterbringen. Markieren Sie in Ihrem Manuskript oder in den Kommentaren zu den Folien, die für das Publikum nicht sichtbar sind, wo Sie kürzen bzw. an welchen Stellen Sie aus dem Stehgreif ausführlicher werden könnten. So sind Sie gewappnet, wenn die Zeit knapper ist als gedacht oder – was gelegentlich ebenfalls vorkommt – Sie mehr Zeit füllen müssen.

Machen Sie’s wie im Fernsehen: Unterbrechen Sie längere Vorträge regelmäßig. Spätestens nach 15 Minuten sollten Sie auflockern durch eine humorvolle Anekdote oder Zuhörerfragen. Sie möchten keine Diskussion riskieren? Dann stellen Sie keine offene Frage („Welche Erfahrungen haben Sie mit dem RF100 gemacht?“), sondern eine Ja-nein-Frage, und lassen Sie abstimmen („Bei wem hat sich der RF100 bewährt?“).

Farben & Bilder

Häufiger Fehler: „Schön bunt“ gestaltete Folien lenken die Zuhörer ab – und lassen die Präsentation kindlich wirken.

simplify-Tipps: Beschränken Sie sich auf wenige Farben, und setzen Sie diese gezielt ein, um Ihre Präsentation optisch zu gliedern, z. B.: Fragestellungen/Probleme in roter Schrift, Lösungsansätze in grüner, der Hintergrund bleibt weiß. Wichtig: Nehmen Sie kräftige Farben, die auch dann gut zu lesen sind, wenn die Sonne in den Vortragsraum strahlt.

Ihre Zuhörer wollen nicht nur informiert, sondern auch in ihrer Vorstellung angeregt und unterhalten werden. Am besten geht das mit Bildern. Ist Ihnen die Gestaltung von Folien mit Text und Bild zu aufwändig, nehmen Sie einfach ganzseitige Bilder zwischen die Textfolien. Wählen Sie einprägsame Bilder, die dem Zuhörer auch als Gedächtnisstütze dienen.

Ein gewinnender Vortrag

Häufiger Fehler: Sind die Folien erstellt, gilt die Vorbereitung als beendet.

simplify-Tipps: Optimal ist es, wenn Sie Ihre Präsentation zur Probe halten können. Bei Vorträgen woanders sollten Sie nicht nur Ihren inhaltlichen Ansprechpartner kennen, sondern auch wissen, wer im Notfall bei der Technik hilft. Vergewissern Sie sich rechtzeitig vor Ihrem Vortrag, dass die Technik klappt. Selbst wenn Sie fremdes Equipment nutzen, fällt eine etwaige Panne automatisch auch auf Sie zurück. Stellen Sie sich für den Vortrag (vom Publikum aus gesehen) links von der Stelle, an der Ihre Folien auf der Wand erscheinen. Ihre Zuhörer werden Sie ansehen, dann von links nach rechts lesen und dann wieder ihren Blick auf Sie richten. Ihr Vortrag prägt sich besser ein, wenn Ihr Publikum jede neue Folie etwa 15 Sekunden lang studieren kann, bevor Sie zu sprechen beginnen.

Autorin: Dr. Ruth Drost-Hüttl

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